第一条为了加强法律援助机构档案工作的管理，规范法律援助事项结案文件材料的归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《法律援助条例》、《广东省法律援助条例》和《广东省档案管理规定》，结合法律援助工作的特点，制定本办法。
第二条本办法适用于法律援助机构受理并指派或者安排给律师、法律援助机构工作人员、社会组织人员、基层法律服务工作者（以下统称法律援助人员）承办的法律援助事项。法律援助事项结案材料档案简称法律援助档案。
第三条本办法所指法律援助事项包括：
（一）刑事法律援助案件；
（二）民事、行政法律援助案件；
（三）执行法律援助案件；
（四）非诉讼法律事务；
（五）代拟法律文书、出具法律意见书。
第四条法律援助档案是法律援助工作的真实记录和历史凭证，是法律援助工作的重要组成部分，各级法律援助工作主管部门应切实加强对法律援助事项档案的管理，提供档案工作必须的设施，配备专、兼职档案管理人员，解决工作中遇到的实际问题。
第五条各级法律援助机构的法律援助档案工作接受上级司法行政部门和同级档案行政管理部门的检查、监督、指导。
第二章法律援助事项结案文件材料的归档
第六条法律援助人员在办结各种法律援助事项后，应当从结案之日起一个月内，到指派或安排的法律援助机构办理结案归档手续。
诉讼案件以收到判决书（裁定书、调解书）之日为结案日；执行法律援助案件以收到执行终结通知书之日为结案日；非诉讼法律事务、代拟法律文书、出具法律意见书，以委托事项办结之日为结案日。
受援人因具有《法律援助条例》第二十三条规定的情形之一而被法律援助机构终止法律援助的，或因受援人的过错，无需继续为其提供法律援助的，以法律援助人员接到终止法律援助通知书之日为结案日。
第七条法律援助事项结案材料应按归档范围分别组卷。一个法律援助事项一个案卷或多个案卷。法律援助事项结案文件材料归档范围。（见附件）
依照本办法第六条第三款情形结案的，承办法律援助事项的人员应在结案时将受援人要求终止法律援助的书面材料或承办法律援助事项的人员关于终止法律援助的报告、情况说明以及法律援助机构作出的终止法律援助通知书归入卷中。
第三章法律援助事项结案材料的整理
第八条法律援助事项结案材料由两部分组成：一部分为申请审批卷，由法律援助机构立卷；一部分为法律援助事项承办卷，由承办法律援助事项的人员立卷。最后统一由法律援助机构将两部分合并归档为本事项案卷。如法律援助机构决定不予法律援助的，只需就申请审批卷归档。
第九条法律援助事项承办卷应做到一个委托事项一卷。刑事法律援助案件、民事、行政法律援助案件承办卷，应按不同委托阶段归档。
第十条法律援助机构和法律援助人员对法律援助事项结案归档材料要进行整理。破损的材料要修补或复制；未留装订线的材料应补贴加边；字迹难以辨认的材料应附上抄件；卷面及所有结案材料统一使用A4规格纸张，小于卷面的材料，应粘贴在A4规格的白纸上，大于卷面的材料应将大出的部分折起，以保持卷面边缘的整齐，不得将大出的部分剪切掉；文书材料上的金属物品，如订书钉、回型针等应全部剔除干净。
第十一条法律援助机构应认真审查法律援助人员移交的承办卷，对不符合立卷标准的应退回补充有关材料或重新整理装订，全部合格后才可办理移交手续；对不符合立卷标准又拒绝按要求改正的卷宗不予办理移交手续。
第十二条法律援助事项结案卷宗材料按申请审批卷在前，事项承办卷在后的原则，一律使用阿拉伯数字逐页编号，包括带文字的反面，页号位置在每页正面的右下角，背面的左下角，并在卷宗目录中标明每份材料所在的页号。
第十三条法律援助事项结案归档时应认真填写卷宗目录，做到卷宗目录与卷内材料顺序一致。
对卷宗目录未列明确的有关卷内文书材料，应逐项填写在卷宗目录中的空白栏中，要求用碳素墨水或蓝黑墨水填写，内容完整，字迹清楚。
第十四条卷宗装订统一使用棉线绳，三孔装订。
第十五条法律援助人员办理结案手续，并移交整理好的案卷后，方可依照有关规定向法律援助机构领取办理法律援助事项的补贴。
第十六条法律援助档案分永久、长期、短期三种保管期限。长期案卷保管期限为十六年至五十年，短期案卷保管十五年。法律援助档案的保管期限由具体的法律援助人员提出，经法律援助机构档案部门审查确定。
第十七条法律援助机构档案管理人员将承办法律援助事项的人员移交的案卷与已形成申请审批卷一起装入档案盒内，并填写卷盒封面和背脊。一个法律援助事项一盒或几盒。
第十九条本办法由广东省司法厅负责解释。
第二十条本办法自二OO四年七月一日起施行。
附件
广东省法律援助事项结案文件材料归档范围
一、法律援助事项申请审批卷应归档文件材料：
1、法律援助申请表；
2、身份证复印件或者其他有效的身份证明，代理申请人有代理权的证明；
3、经济困难证明；
4、有关申请事项证据材料；
5、法律援助申请审批表；
6、给予法律援助决定书或不予法律援助决定书。
二、法律援助事项承办卷应归档文件材料
（一）刑事法律援助案件承办卷，应按不同委托阶段归档。
1、侦查阶段应具备如下材料：
（1）指派通知书；
（3）对被拘留人家属或者单位通知书；
（4）会见笔录；
（5）法律意见书或其他与案件有关的证据、材料；
（6）结案报告表。
2、审查起诉阶段应具备如下材料：
（3）逮捕通知书；
（5）阅卷材料；
（6）法律意见书或其他与案件有关的证据、材料；
（7）结案报告表。
3、一审审判阶段应具备如下材料：
（3）起诉书；
（6）出庭通知书；
（7）辩护词；
（8）判决书或裁定书；
（9）其他与案件有关的证据、材料；
（10）结案报告表。
4、二审阶段应具备如下材料：
（3）一审判决书或裁定书；
（4）上诉书；
（5）会见笔录；
（6）阅卷笔录；
5、重审或再审案件除按本条一审审判阶段或二审阶段的结案提交材料外，还应增加重审或再审裁定书。
6、刑事自诉、担任被害人代理人案件应具备如下材料：
（3）立案或出庭通知书；
（4）起诉书或上诉状；
（5）代理词；
（6）判决书或裁定书、调解书；
（7）其他与案件有关的材料；
（8）结案报告表。
（二）民事、行政法律援助案件承办卷，应按不同委托阶段归档。
1、一审阶段应具备如下材料：
（3）起诉书或答辩状；
（5）出庭通知书；
（6）代理词；
（7）判决书、裁定书或调解书；
2、二审阶段应具备如下材料：
（3）上诉状或答辩状；
3、重审或再审案件按本条不同阶段结案提交材料外，还应增加重审或再审裁定书。
4、仲裁案件按上述一审阶段结案提交材料。
5、刑事附带民事诉讼案件，按本条不同阶段结案提交材料。
（三）执行法律援助案件承办卷，应具备如下材料：
1、指派通知书；
3、判决书；
4、执行申请书；
5、执行终止书；
6、与案件有关的调查材料、意见书；
7、结案报告表。
（四）非诉讼法律援助事务承办卷应具备如下材料：
3、证据材料；
4、调解协议书或调查结论；
5、结案报告表。
（五）代拟法律文书、出具法律意见书承办卷，应具备如下材料：