XX公司合同管理内部控制专项审计案例
一、案例背景
XX公司作为大型能源企业集团，正处在快速成长和发展时期，每年的生产运营、投资和建设需要签订大量的经济合同，开展合同管理内部控制审计具有重要意义。为有效识别近年来XX公司合同管理中存在的主要风险，充分揭示合同管理中存在的问题，审计内控部开展了合同管理内部控制专项审计。该审计项目在实施过程中，首先了解合同管理的基本情况，其次了解合同管理内部控制情况，最后通过对合同招投标、谈判、会审等程序的合规性、合同签署的合法性、合同的执行和履约情况、合同归档管理实施符合性测试，基本掌握了XX公司各单位合同管理流程和现状，发现了一些内控缺陷和合同管理中的不足，提出了审计意见和建议，涉及的问题各单位都能认真整改落实，达到了审计的目的。
二、案例内容
（一）审计范围和审计内容
审计范围为XX公司所属发电、煤炭、铝业、新能源板块5家单位，主要包括购销、服务、工程等方面的经济合同。审计的内容包括合同管理制度、合同签约程序、合同条款及内容、合同履行情况、合同档案管理等。
（二）审计过程
三、总体评价
在审计过程中，各单位都能积极配合，对评价组工作提供大力的支持和协助，使评价工作能顺利完成。从整体情况看，被抽查审计单位根据自身管理实际情况，均制定了合同管理制度，设立了合同管理职能部门，对合同设有专人管理。对于重大合同的签订，都履行了招标、合同会签、法律顾问审查、签约审批等程序，确保了合同订立的合法、谨慎、平等、公正的原则。各单位都建立了合同台账，个别单位合同审查台账清晰、完整，合同存在的合同审查会签、盖章签字不规范，部分合同条款内容不明确清晰等一般缺陷，需在以后不断改进。
四、合同专项审计中发现的内控缺陷
（一）制度建设与执行方面
（2）部分单位制度条款表达不够清晰、准确，部门之间职责不清、权限不明。公司《合同管理办法》中没有写明财务部管理职责、没有写明审核付款的具体方式，管理程序里没有明示会签部门在合同会签表上签署“同意”或“不同意”的确定性意见。公司《合同管理办法》部分条款中均采用“原则上”的表述，此类表述弹性较大。
（4）制度修订、发布不及时。公司虽然制定了相应的制度，但发布宣传不及时。
（5）不同制度对同一业务做重复规定，个别条款之间相互矛盾。在公司《合同管理办法》和《采购工作管理办法》中均对合同项目的谈判做了规定，内容重复。
（6）制度执行不到位。公司合同谈判结束后，主管部门未留谈判纪要，不符合该公司《合同管理办法》的规定。公司个别工程造价咨询合同、信息安全系统评测合同条款约定支付预付款比例，与公司《合同管理办法》不符合等。
（二）合同签约程序方面
（三）合同条款及内容方面
（1）合同文本的选择未实时更新、合同模式选择不当。公司对于国家现行的工程建设、安装合同示范文本未能及时参照、适用最新的合同版本。公司合同模式选择不当，加工承揽合同模式文本均采用买卖合同文本，两者所指向的权利义务截然不同。
（2）合同条款内容不明确、不清晰。公司部分物资采购规格明细表述不清，标的指向不明，采购明细应当作为合同附件并加盖骑缝章作为合同一部分；部分物资采购类合同条款出现留白现象，合同履行地点缺失、无违约责任条款。公司合同争议解决条款不明确，指向不清，部分合同既约定法院管辖又约定仲裁。
（4）合同生效条款存在瑕疵。
（四）合同履行情况方面
（1）将工程款支付给无关第三方。
（2）合同约定条款未严格执行。
（3）工程实际结算金额超出合同金额幅度较大。
（五）合同登记、存档管理方面
（1）合同台账管理不规范。
（2）合同编号管理不规范。
（3）合同归档不及时、资料管理不规范。
（4）合同附件存档不完整。
（六）其他方面
（2）将具备打捆集中采购的物资进行拆分采购，规避上级公司统一招标采购管理。
五、审计意见和建议
三是建议对合同主要条款的内容表述进一步完备、明晰，附件指向明确；对没有约定的条款删除或注明“无”，禁止合同条款留白；合同解决方式选择仲裁或者法院诉讼其一，法院管辖建议首选公司所在地有管辖权的法院。加强合同条款审核，确保合同条款间的一致性。
四是建议加强合同执行过程的严密性，规避企业风险；加强合同管理，确保合同按期执行；规范工程签证管理，加大合同执行力度；完善合同条款，确保合同效力。
五是建议加强合同基础管理，规范合同编号管理；强化合同登记存档基础管理工作。