Iam______(自我介绍).IfeelbadtotroubleyoubutIamafraidthatIhavetomakeacomplaintabout_____.
Thereasonformydissatisfactionis_______(总体介绍).Inthefirstplace,_______(抱怨的第一个方面).Inaddition,___________(抱怨的第二个方面).Underthesecircumstances,Ifindit________(感觉)_______(抱怨的方面给你带来的后果).
Iappreciateitverymuchifyoucould_______(提出建议和请求),preferably______(进一步的要求),andIwouldliketohavethismattersettledby____(设定解决事情最后期限).
ThankyouforyourconsiderationandIwillbelookingforwardtoyourreply.
Yourssincerely
________
二、询问信
Dear______,
Iam____________(自我介绍).Iamwritingtoseeifitispossibleforyoutoprovidemewithinformationregarding_______.(要询问的内容)
Firstofall,whatare____________________(第一个问题)Secondly,whenwill___________________(第二个问题)Thirdly,is__________(第三个问题)
Iwouldalsoliketoinquire________(将最重要的问题单独成段).Couldyoubesokindastosendmesomerelevantbookletsontheabove-mentionedaspects
Thankyouforyoukindness,andyourpromptattentiontothisletterwillbehighlyappreciated.
三、请求信
Dear___________,
Iamwritingtoformallyrequestto___________(请求的内容)
Thereasonfor_____isthat______(给出原因).I_____,soI_____(给出细节)
Iwouldalsoliketorequest______(提出进一步的要求).IamsorryforanyinconvenienceIhavecaused.
四、道歉信
Iamtrulysorrythat_________________________(道歉的原因).
Thereasonisthat_(介绍原因)Onceagain,Iamsorryforanyinconveniencecaused.Hopeyoucanacceptmyapologiesandunderstandmysituation.
五、感谢信
Iamwritingtoextendmysinceregratitudefor_________(感谢的原因).Ifithadnotbeenforyourassistancein___________(对方给你的具体帮助),IfearthatIwouldhavebeen_________(没有对方帮助时的后果).
Everyoneagreesthatitwasyouwho______________(给出细节).Again,Iwouldliketoexpressmywarmthankstoyou!Pleaseacceptmygratitude.
六、建议信
Youhaveaskedmeformyadvicewithregardto_______,andIwilltrytomakesomeconductivesuggestionshere.
Inmyhumbleopinion,youwouldbewisetotakethefollowingactions:____(建议的内容)
Ihopeyouwillfindtheseproposalsuseful,andIwouldbereadytodiscussthismatterwithyoutofurtherdetails.
GoodLuckwithyour_______(祝愿)
七、求职信
DearSirorMadam,
NotonlydoIhavethequalificationsforthisjob,butIalsohavetherightpersonalityfora_____(工作名称).Intheonehand,______(第一个原因).Ontheotherhand,_______(另一个原因).
Thankyouforconsideringmyapplication,andIamlookingforwardtomeetingyou.
八、邀请信
Dear________,
Ireallyhopeyoucanmakeit.RSVPbefore___________(通知你的最后期限)
商务函常用的表达形式
一、特此奉告等
Toinformoneof;tosay;tostate;tocommunicate;toadviseoneof;tobringtoonesnotice(knowledge);tolaybeforeone;topointout;toindicate;tomention;toappriseoneof;toannounce;toremark;tocallonesattentionto;toremindoneof;etc.
1.Wearepleasedtoinformyouthat
2.Wehavepleasureininformingyouthat
3.Wehavethepleasuretoappriseyouof
4.Wehavethehonourtoinformyouthat(of)
5.Wetakethelibertyofannouncingtoyouthat
6.Wehavetoinformyouthat(of)
7.Wehavetoadviseyouof(that)
8.Wewishtoinformyouthat(of)
9.Wethinkitadvisabletoinformyouthat(of)
10.Wearepleasedtohavethisopportunityofremindingyouthat(of)
11.Wetaketheadvantageofthisopportunitytobringbeforeyournotice
12.Pleaseallowustocallyourattentionto
13.Permitustoremindyouthat(of)
14.Mayweaskyourattentionto
15.Wefeelitourdutytoinformyouthat(of)
二、为(目的)奉告某某事项
1.Thepurposeofthisletteristoinformyouthat(of)
2.Thepurportofthislineistoadviseyouthat(of)
3.Theobjectofthepresentistoreportyouthat
4.Theobjectofthisletteristotellyouthat
5.BythisletterwePurposetoinformyouthat(of)
6.Throughthepresentwewishtointimatetoyouthat
7.Thepresentservestoacquaintyouthat
三、惠请告知某某事项等
1.Pleaseinformmethat(of)
2.Kindlyinformmethat(of)
3.Begoodenoughtoinformmethat(of)
4.Besogoodastoinformmethat(of)
5.Havethegoodnesstoinformmethat(of)
6.Obligemebyinformingthat(of)
7.Ishouldbeobligedifyouwouldinformmethat(of)
8.Ishouldbegladifyouwouldinformmethat(of)
9.Ishouldesteemitafavourifyouwouldinformmethat(of)
10.Iwillthankyoutoinformmethat(of)
11.Youwillgreatlyobligemebyinformingthat(of)
12.Weshallbeobligedifyouwillinformusthat(of)
13.Weshallbepleasedtohaveyourinformationregarding(on,asto;about)
14.Weshalldeemitafavourifyouwilladviseusof
15.Weshallesteemitahighfavourifyouwillinformusthat(of)
四、特确认，本公司某月某日函件等
1.Weconfirmourrespectsofthe10thMay
2.Weconfirmourletterofthe10thofthismonth
3.Weconfirmourlastletterofthe10thJune
4.Wehadthepleasureofwritingyoulastonthe10thofthismonth
5.Weconfirmourrespectsofthe10thJune
6.Weconfirmtheremarksmadeinourrespectsofthe10thJuly
7.Weconfirmtheparticularsofourenquirybytelephoneofthismorning
8.Inconfirmingourtelegramofthismorning,--
9.Confirmingourrespectsofthe10thMay,---
10.Confirmingourlastofthe10thJune,---
五、贵公司某月某日函电，敬悉等
1.Wehavepleasureinacknowledgingreceiptofyouresteemedfavourofthe3rdMay
2.WearepleasedtoacknowledgereceiptofyourfavourofthelstJune
3.Wehavetoacknowledgereceiptofyourfavourofthe5thJuly
4.YourletterofMay5wasverywelcome
5.Weregrettohearof(that)
6.Itiswithgreatregretthatwejustlearnthat
7.Muchtoourregretwehaveheardthat
8.Weregrettoreceiveyourinformationre
9.Weregretthatwehavebeeninformedthat(of)
10.Toourdeepregretwewereinformedthat(of)
六、我们对于您某月某日来函的询价，深表谢意等
1.Wethankyouverymuchforyourinquiryofthel0thofMay
2.Ithankyouforyourinquiryofthe10thMay
3.Weareverymuchobligedbyyourenquirydatedthe10thMay
4.Weareindebtedtoyourinquiryunderdate(of)the10thMayfor
5.IthankyouforyourinquiryofJuly10
6.ThanksforyourkindenquiryofMay5
七、兹函附某某，请查收，等
1.Enclosedpleasefind
2.Enclosedwehandyou
3.Weencloseherewith
4.Herewithwehavethepleasuretohandyou
5.Wehavepleasureinenclosingherewith
6.Wetakethelibertytoencloseherein
7.Wearepleasedtoencloseherewith
8.Wearepleasedtohandyouenclosed
八、遵照某月某日来函指示，等
1.Inaccordancewiththeinstructionsgiven(contained)inyourfavourofthe10thMay
2.Accordingtothedirectionscontainedinyoursofthe6thMay
3.Accordingtotheinstructionsgiveninyourletterunderdateofthe10thoflastmonth
4.Inconformitywith(to)yourinstructionsofthel0thult.
5.PursuanttoyourinstructionsofMay10
九、关于详情，下次叙述，等
1.Iwillwriteyouparticularsinmynext.
2.Particularswillberelatedinthefollowing.
3.Iwillrelatefurtherdetailsinthefollowing.
4.Iwillinformyoumorefullyinmynext.
5.Iwillgo(enter)intofurtherdetailsinmynext
十、如下列所记，如附件所述，等
1.Asstatedbelow,
2.Annexedhereto,
3.Attachedyouwillfind...
4.Asshownonthenextpage
5.Asindicatedoverleaf(下页，背面)
6.Asatfoothereof,
7.Sentwiththis,
8.Asthedrawingsattached,
9.Asshownintheencloseddocuments,
10.Asalreadymentioned,
11.Asparticularizedontheattachedsheet,
12.Asdetailedinthepreviousletter,
十一、因电文不太明确，等
1.Yourtelegramjustreceivedisquiteunintelligible.
2.Pleaserepeatyourwireonreceiptofthis,statingyourmeaningmoreclearly.
3.Yourtelegramisnotclear;explainthethirdandfourthwords.
4.Yourtelegramisunintelligible;repeatmorefullyinplainlanguage.
5.Yourcableisnotclear,repeat,usingthecodesagreedupon(on).
6.Wecannotunderstandyourtelegram;statethecodeusedandwhichedition.
7.Yourtelegramisnotsignedwithcipherasagreedon;confirmifcorrect.
8.Wecannottracethecodeyouused;pleaserepeatthetelegraminplainwords.
9.Yourtelegramistooshorttobeunderstood.Pleaserepeatitmorefully.
10.Thetelegramwasvague(pointless),andtheyrequestedthemtoexplaininplainwords.
商务信函的写作特点
口语化
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“yourletterhasbeenreceived”，“yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
真诚
直接
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
礼貌
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
简洁
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goodshavebeensent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
精确
针对性
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“dearsirs”or“dearsirormadam”。
语言朴实
前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接写成“wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
回复迅速及时
给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
标题
这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，e-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“howareyou”，“canweworktogether”，建议您改成“proposal:brightideasimports--zhejiangtextile‘spartnershipopportunity”或者“introduction:ourproductofferingsforbrightideasimports.”这样您的邮件会显得更加专业。
校对
写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。