【第1篇】某某物业分公司质量体系文件管理方法
某物业分公司质量体系文件管理方法
1目的
运用科学有效的管理方法,规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的掌握,从而保证质量体系的有效运行。
2适用范围
适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。
3职责
3.1管理部质量主管负责全部质量体系文件的掌握。
3.4分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。
4实施程序
4.1质量体系文件的建立
4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放,分公司管理处不得涂改。
4.1.2管理处作业指导书
4.1.2.3质量主管对文件进行编号及排版检查,并办理《作业指导书审批单》。
a.编号方法为:
wi-sh(***)-**-***
挨次号
文件类别名
上海分公司***管理处代码
作业指导书代码
文件类别名有九类,分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、
社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。
b.排版格式见总公司《体系文件掌握程序》。
4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部,33-02为管理部,33-03为市场部,33-04为工程部,33-05为财务部,33-06为凯迪克大厦管理处。
4.1.3物业管理方案
4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。
4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核,总经理复审后报总公司主管领导批准。
4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。
4.2质量体系文件的修改
4.2.1在质量体系文件的建立过程中,对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。
4.2.2对投入使用的质量体系文件修改需经过审批,审批权限参照文件建立审批权限。
4.2.3文件修改时,由提出人填写《体系文件修改申请单》,经原文件审批人员审批后,由质量主管将修改的内容加到正式文件中。
4.2.4文件内容修改后,对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。
4.2.5当文件修改超过5次或修改内容较多时,应换版。
4.3质量体系文件的使用
4.3.1作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训,并对文件实施的状况进行检查,质量主管负责建立《体系文件名目》。
4.3.2全部质量体系文件在使用中要保持版面清洁。
4.4质量体系文件的发放
4.4.2质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》,由领用人签名登记。
4.4.3除外来文件以外,发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。
4.5质量体系文件的借阅
4.5.1除公司领导外,其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准,并填写《文件借阅登记表》。
4.5.2借出和归还文件时,必需办理清点手续,由质量主管和借阅者当面核对清晰。
4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。
4.5.4文件如有丢失、损坏,需马上实行相应措施,并追究当事者责任。
4.6质量体系文件的保存
4.6.1管理处作业指导书保存一份原件,作业指导书的电子文档要做备份。
4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内,应排列整齐,以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存,不得遗失。
4.6.3文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。
4.6.4作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部,不得自行销毁。
4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它缘由作废的,可直接销毁,
但须保存一份加盖'作废'章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁,并建立《作废文件保存清单》。
5质量要求
全部质量体系文件都必需根据《体系文件掌握程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需根据本文件的规定进行掌握。
6监督检查
总经理负责根据《体系文件掌握程序》和本文件的要求对质量体系文件的掌握进行监督和检查。
7改进分析
本文件的使用过程中如发觉不适用的应准时修改,以保证质量体系文件掌握的有效性。
8记录、标识
8.1《作业指导书审批单》
8.2《文件借阅登记表》
8.3《受控文件发放记录表》
8.4《作废文件保存清单》
8.5《文件修改状态页》
8.6《体系文件名目》
8.7《体系文件修改申请单》
【第2篇】物业质量体系文件-出入口管理方法
物业管理有限公司质量管理体系文件
--出入口管理方法
1.目的
对小区(大厦)出入口进行有效掌握,维护管理服务区域的正常秩序。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
职务/岗位工作内容
部门负责人负责出入口安全管理工作的全面指导、监督和检查。
安全主管/主办负责出入口安全工作的详细组织、落实、培训考核。
安全班长负责出入口安全工作的巡查及监督。
安全管理员负责出入口安全工作的详细实施。
4.方法和过程掌握
4.1对一般来访人员的管理
4.1.1各管理处依据各自物业的特点,在确保管理服务区域安全的状况下,可选择以下对一般来访人员的管理方法:
b.对开放式管理的管理服务区域的来访者,可不登记,但安全员及掌握中心必需亲密留意其行为,对行迹可疑的人员,安全员要准时实行妥当的方法进行盘问、掌握,确保辖区安全。
4.1.4管理服务区域内的全部设施、游乐场地,只为住户开放,安全员应禁止外来人员使用,避开其损坏公共设施,破坏卫生环境。
4.1.5安全员对来访人员进行合理有效的管理,在管理中发生争吵或冲突,应准时通知中心或上级协调解决,同时留意爱护现场。
4.2执行公务人员的管理
4.2.1执行公务的执法人员因公进入管理服务区域,相应岗位的安全员应请其出示证件,予以登记,并马上通知管理处负责人,负责人接获此信息后马上致电对方单位核实身份,同时支配人员伴随前往。
4.2.2执行公务人员对管理服务区域业主房屋进行搜查应请其出示执行部门开具的搜查证,需要查扣业主物品的应请其列出清单双方签字确认。
4.2.3外地执法人员进入管理服务区域,除上述内容外,还必需有本市执法部门伴随及本地相应部门的证明,并需登记伴随人员的证件,予以核实后方可放行。
4.2.4执行公务的其它部门的国家公务员进入管理服务区域也须登记,并了解公干的目的,由管理处支配人员伴随前往。
4.3物资放行的管理
4.3.2经手人还须与管理处出纳员核对,追收尚未交纳的各项费用并签字认可;出纳不当班或外出时,应将尚未交纳费用的住户及其费用清单交管理处或中心值班人员,由托付人(主办以上人员)签字认可,手续完善后方可放行。
4.3.3由安全员核实所搬货物与申请内容是否相符。安全员负责记录、核对搬运车辆的牌号、司机身份证号或驾驶证号、姓名、单位或住址等并请其签字,手续完善后予以放行。
4.4施工人员的管理
4.4.1全部施工人员凭管理处签发的《人员临时出入卡》进出管理服务区域。
4.4.2安全员在检查《人员临时出入卡》时应核对房号、相片、施工人员姓名、证件有效期及管理处公章。
4.4.3若出入证丢失或过期,施工人员应到管理处补办证件或延期后方可进入施工现场。
4.4.4全部施工装修人员必需严格根据《装修管理责任书》的内容进行操作。如有违章,安全员有权进行制止或停水停电,需延时加班的装修须经管理处同意后方可进行。
4.4.6服务供方人员进入管理服务区域,需穿制服、佩带工作证方可进入。
4.5公司内部人员的管理
4.5.1公司员工凭工牌进入管理服务区域,应自觉听从安全员的治安管理,身份核实后,可不作登记。
4.5.2公司员工在管理服务区域内各项活动要严格遵守各项规章制度,使用指定的员工通道和专用电梯。
4.6参观人员的管理
4.6.1全部的参观人员必需经管理处同意后方可进入,同时管理处须派人伴随。
4.6.2引导进入管理服务区域的参观人员注意礼仪,爱惜环境,爱惜公物。
4.6.3劝止参观人员在管理服务区域内的高声谈论,引导其自觉遵守公共秩序。
4.6.4请参观人员在指定范围内活动,按指定路线行走,未经允许应阻挡摄像和照相。
4.7特别来访人员的管理
4.7.1仔细、细致、全面的做好接待工作。
4.7.2各岗位安全员统一佩带白手套,来访者经过岗位时致军礼。
4.7.3注意仪容仪表,礼节礼貌,保持良好的军人姿势。
4.8.2可从敬重顾客的角度,实行跟踪、跟随的方法,观看其行为,如有违规,马上进行订正或劝其离开管理服务区域。
4.8.4对每一位外来人员都应友善、礼貌的对待,尽量避开发生纠纷与冲突,若消失处理不了的状况,应立
即请班长或主管进行帮助调解,把纠纷掌握在可处理范围。
5.质量记录和表格
gzwy7.5.1-a01-02-f1《物资搬运放行条》
gzwy7.5.1-a01-02-f2《来访人员状况登记表》
gzwy7.5.1-a01-02-f3《人员临时出入卡》
【第3篇】物业公司质量体系文件管理工作程序
物业公司质量体系文件管理程序
1.0目的
对质量管理体系文件予以掌握,确保在使用时可获得有关版本的适用体系文
件。
2.0适用范围
适用于公司质量管理体系文件的掌握。
3.0职责
3.1总经理负责对公司质量管理体系文件的评审和批准。
3.2管理者代表负责对公司质量管理体系文件的总体掌握。
3.3办公室负责组织质量管理体系文件的建立、整理、发放、使用、保管以及更改掌握。
3.4各部门负责管理本部门持有的质量管理体系文件,并确保体系文件的有效使用。
4.0过程识别
5.0行为准则
a)文件应清楚,便于识别,发布前得到批准;
b)外来文件应识别并掌握其发放;
d)对作废文件做出标识或隔离,防止非预期使用;
e)手册(含程序)发布或换版时应先评审、批准后发布;
f)文件现行及更改状态确保可识别.
6.0程序
6.1文件分类
6.1.1质量管理体系文件包含手册、管理制度、技术文件、质量记录表式等由办公室负责组织编写、修改和管理;
6.1.2行政管理文件包括外来文件和本公司文件由办公室报批并掌握分发.
6.2文件编目及标识
6.2.1为确保文件的唯一性,公司做出规定:
a)质量手册:郑州-y*-2023表示:××市××公司质量手册20**年版.每页a-0表示a版第0次修改.
b)质量记录:jl-8.3-01表示质量手册中第8.3不合格的掌握要素中第一个记录.
6.3文件掌握
-编制文件应收集企业背景资料并按iso9000系列标准要求编审;
-全部支持体系过程的文件发布前得到批准,确保适应性;
-文件发放由主管部门登记编号并用分发/回收记录掌握发放;
-文件印制或复印应确保清楚、易于辨别,并注明其版本或修订状态;
-手册管理执行质量手册管理规定;
-主管部门拟列文件总清单,便于检索和掌握文件有效性;
-文件发放时在可能状况下准时收回作废/失效文件,包括图纸,确保使用场所持有文件的唯一性和有效性;
-用于参改的作废文件或备用文件做出标识或单独存放.
6.4文件更改
6.4.1质量手册程序修改,由主管部门填写《文件更改申请单》任管理者代表审核后报总经理批准,手册修改量大可实行换页、修改页数超过三分之一应重新换版印发.换版应评审后由总经理批准.
6.4.2技术文件、管理文件更改和换文由管理者代表或主管副总经理批准,如需改换文件修改部门,该部门应获得文件编制的原背景资料.
6.5文件使用与保管
1)文件领用时,领用人应在分发记录上签字;
2)文件分发范围由主管领导审批;
3)文件使用中不得损坏、乱涂或私自修改,保证文件清楚易于识别;
4)妥当保管文件,放在通风、干燥、安全的地方;
5)文件可以是书面,如有条件也可使用电子媒体,但留意留有备份;
6)文件作废销毁应有管理者代表批准.
7.1记录掌握程序
7.2管理策划掌握程序
7.3产品实现策划(施工组织设计)管理程序
8.0记录
8.1文件发放回收记录
8.2部门要控文件清单
8.3文件更修改申请单
【第4篇】物业质量体系管理评审程序（2）
物业质量体系管理评审程序(二)
本程序规定了管理评审的要求,以保证管理评审及有效运作。
适用于总经理、或以总经理的名义对质量体系的评审。
3.1《质量手册》管理职责
3.2质量记录的管理程序
3.3内部质量审核程序
3.4订正和预防措施
4职责
4.2管理者代表负责制定管理评审的方案、会议日程及管理评审报告,经理部负责对管理评审中订正措施的跟踪和验证。
4.3各部门经理参与管理评审会议,并负责执行管理评审提出的有关本部门的订正措施。
5实施程序
5.1评审频度支配
5.1.1管理层对质量体系的评审至少每年进行一次,年度评审支配在每年第一季度,由总经理确定评审的详细日期。
5.1.2假如质量体系发生重大变化或消失特别状况,总经理可随时召集管理层进行非定期的评审。
5.2评审内容
5.2.1管理评审的内容包括但不限于以下内容:
a.公司组织机构,人员和资源是否合适。
b.公司质量方针是否合适,质量目标是否明确、实际。
c.物业管理和向用户所供应的服务质量是否满意规定的要求。
d.客户反馈的信息。
e.内部质量审核结果。
f.订正措施和预防措施的有效性。
g.质量体系是否适合。
5.3管理评审会议日程
5.3.1管理评审以会议的形式进行,由管理者代表预备的管理评审会议材料、方案应至少包括5.2中提及的评审内容,会议日程由总经理审批并由管理者代表提前一周分发给会议参与人员。经理部为管理评审作会议预备。
5.4管理评审会议
5.4.1管理评审会议由总经理或由其指定的代表人员主持,参与人员应至少包括管理者代表、各业务部门经理,缺席的部门经理不得超过两名,总经理、管理者代表和经理部经理不得缺席。
5.4.2参与人员依据会议日程对评审内容逐项评审,最终给出评审结果,经理部负责做好会议记录。
5.5管理评审报告
5.5.1管理者代表依据会议记录编写评审报告,经总经理审批,由管理者代表分发给会议参与人员及缺席的部门经理,管理评审报告由经理部归档保管。
5.6管理评审后续工作
5.6.1管理评审中需实行订正措施的,参照公司管理程序cpm-op-037'订正和预防措施'执行。
6质量记录
6.1'管理评审报告'保存期二年
6.2'管理评审方案'
6.3'管理评审记录'
6.4'订正和预防措施方案表'
【第5篇】物业公司质量体系文件和资料管理作业规程
物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程
规范质量体系文件和资料的管理,确保质量体系文件和资料使用的有效性。
品质拓展部负责质量体系文件和资料的管理。
4.0要点和实施
4.1质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》执行。
4.2质量体系文件的使用。
4.2.2各部门及全部工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。
4.3质量体系文件的保管。
4.3.1文件的保管环境应相宜于防止文件的丢失、损坏和涂改。
4.3.2文件保管方法应便于存取查阅。
4.3.3应保持文件夹的完整、齐全。
4.3.4文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单,以便于了解文件变动的状况和检索。
4.4质量体系文件更改的掌握。
4.4.2文件更改应由品质/拓展部通知的形式发布,以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。
4.4.3通知仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更改,但程序文件和质量手册换版时,则应将换版后的文件送达第三方认证机构。
4.4.4问更改的方式。
文件更改的方式在《文件更改申请表》上予以规定,并且由品质/拓展部进行。更改的方式可以采纳划改、换页或换版的方式进行,但划改时,应能辨认更改前的内容。
4.4.5文件更改的标识和记录
文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别,在文件更改记录上准时予以记录,以便核对、识别。
4.4.6文件的换版。下列状况之一,文件应予以换版:
(1)同一文件多次更改(犹如一文件已更改5次以上)时;
(2)同一文件一次更改内容较多时。
4.5作废/失效质量体系文件处置。
4.5.1品质/拓展部应在更换新页或新版的同时,撤回旧页或旧版本文件。
4.5.2撤出的旧页或旧版本文件,品质/拓展部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录,并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。
4.5.4留作资料以供法律/累计学问需要的作废文件,应经管理者代表同意,并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。
4.6外来文件的管理。
4.6.1外来文件包括:
(1)本行业强制执行的法律、法规、条例;
(2)本公司选定执行的国家或行业标准;
(3)业主或其他单位供应的有关物业管理的来文、来函。
4.6.2属于本程序前条的第1、2项的外来文件一律应处于受控状态,既在其封面或首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。需分发的,还应编号并办理发放签收。
4.7文件的归档。
4.7.1质量体系文件和外来文件一律应归档。
4.7.2归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号(外来文件除外)。
4.7.4文件的更改通知、更改换页、换版的文件一律归档。
4.7.5品质/拓展部应按本规程文件更改条款规定,对归档文件实施更改。但原归档文件不撤出,仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。
4.9质量体系文件的借阅。
4.9.1公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一:
(1)是公司的服务对象;
(2)是公司的主管上级;
(3)是公司的承包方;
(4)按法律、法规或合同规定供应借阅的需方。
4.9.2公司可以借阅的文件应不涉及公司人事、商业和技术机密,但上款第4项的除外。
4.11公开文件的掌握。
4.11.1凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。
4.11.2凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。
4.11.3负责实施公开文件的部门应指定专业人员负责此项工作。
4.11.4凡公开的文件夹发生更改时,应以原公开的形式,在原发放或公布的范围内今年性更改,以便更改的内容为业主或住户所了解。
4.11.5凡张贴于公司内部的程序文件、作业指导书,包括公开张贴文件其中的部分(外来文件除外),均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。
4.12品质/拓展部负责保存文件和资料管理形成的全套记录,各部门或文件持有人负责保存持有的记录,保存期为3年。
5.0记录
5.1《文件销毁申请表》文件编码:
【第6篇】物业管理导入iso9000质量体系标准作业规程
物业管理公司导入iso9000质量体系标准作业规程
规范物业管理公司导入iso9000国际标准质量体系工作,确保物业管理公司正确、顺畅地导入iso9000质量体系并通过认证。
适用于物业管理公司导iso9000入国际标准质量体系工作。
3.1公司总经理负责领导物业管理公司导入iso9000质量体系工作。
3.2公司管理者代表负责详细组织is09000质量体系的文件编制、掌握发放及实施、认证和质量体系的维持、评价、改进工作。
3.3公司品质部负责组织实施iso9000质量体系的文件的编写、掌握、发施、运行、认证和质量体系的维持、评价、改进工作。
4.0程序要点
4.1物业管理公司导入iso9000质量体系一般经过以下几个步骤:
a.聘请顾问
b.任命管理者代表
c.成立品质部
d.抽调业务骨干送外培训
e.建立文件化质量体系
f.员工培训
g.质量体系试运行
h.内审(一)
i.修改质量体系文件
j.运行
k.内审(二)
l.预审
m.现场认证
n.通过质量体系认证
o.复检
p.质量体系的维持、改进
4.2聘请is0900o专业顾问
导人is09000质量体系是一项很专业、理论性很强的工作。物业管理公司初步导人is09000质量体系应当聘请一位精通is09000质量体系,同时又有肯定的物业管理学问阅历的人士作为导人is09000质量体系专业顾问。其作用是指导公司的导人工作,帮助建立物业管理文件化的质量体系,指导质量体系在本公司的有效运行、培训员工。
4.3任命管理者代表
物业管理公司在导入is09000质量体系时,应当首先由公司总经理任命一位管理者代表,帮助自己领导is09000质量体系的导入和维持改进工作。导人is09000质量体系领导的力气强弱至关重要,因此管理者代表一般都是由副总经理或总经理助理担负,其职责是:负责组织并协调质量体系的建立、实施、维持和改进,检查和报告质量体系的运行状况,帮助总经理作好管理评审,主持质量体系文件的编制、实施。其主要权限是:处理与质量体系运行有关的问题,任命内部质量审核组长。
4.4成立品质部
4.4.1is09000质量体系的导人和维持改进是一项长期的工作。为使质量体系在公司的运行得以有效维持,应当在导人1s09000质量体系之初成立特地的is09000质量体系掌握、实施部――品质部(小物业管理公司也可以由办公室兼),其主要作用是:在建立文件化质量体系阶段,负责编写本公司的质量体系文件;在运行阶段负责质量体系文件的发放、掌握;运行质量的审核、掌握、维持和改进;负责员工的培训和质量体系的对外联系工作及员工的绩效考评实施工作。
4.4.2品质部的员工均由公司管理者代表从各部门的业务骨干中抽调组成。员工要求:具有较高专业理论水平和文化学问,熟识本部门专业工作,思维灵敏,原则性强。一般按每职能部门抽调1-2名员工为宜。,
4.5品质部员工和公司主要干部外委培训
导入iso9000质量体系,首先需要公司主要干部和从事is09000专业管理的员工娴熟理解is09000质量体系的基本理论。公司开头导人is09000质量体系之初,应当组织公司主要干部和品质部员工接受is09000基本理论的培训,便于更好的理解iso9000质量体系在物业管理中的重大意义,更好地支持iso9000的导入。品质部员工除应接受iso9000基本理论的培训外,还应接受如伺编写本公司的质量体系文件的培训。
4.6建立文件化的质量体系
4.6.1文件化质量体系的建立主要是指公司is09000质量体系的文件的编制工作。
4.6.2物业管理公司is09(0)0质量体系文件通常包括:
a)质量手册――主要是阐明公司的质量方针、质量目标,描述本公司的质量体系,对内是实施公司质量管理的基本法规,对外是公司质量保证力量的证明文件;
b)程序文件―是公司质量手册的绽开和支持,它主要描述公司选定的质量体系
要素如何在物业管理工作中实施和掌握;同时它又是作业规程实施的掌握文件
c)作业文件―是公司质量体系程序文件的绽开、支持和细化。它是依据物物业管理工作的实施操作而来,每一个作业规程均详细描述了一项详细的工作应当怎样进行或进行的依据、要求和规范,全部作业规程之和构成了整个物业管礼服务工作的全部操作要求。
4.4.3质量体系文件编写的基本要求:
b)和物业管理的实际水平和实际要求要相适应;
c)全面完整,掩盖物业管理服务的全部阶段和过程;
d)具有可操作性,可检查评价性;
e)无违反法律、法规;
f)物业管理的行业特点;
g)切记死搬硬套is09000理论。
4.4.4质量体系文件的编写挨次:
a)首先结合is09000的基本要素和标准要求反思自身的工作;
b)在充分理解is09000要素的基础上,着手将公司全部管理服务加以分类和归纳;
c)写出编写大纲;
b)画出每一个作业规程的作业流程图;
e)开头着手编写:
--先编“作业规程”――解决怎样操作的问题;
--再编“程序文件”――解决怎样掌握实施的问题;
--再编“质量手册”
4.6.5编写的基本原则
a)“说你所做的”、编写时肯定要结合自己的工作实际来写,做什么、需要做什么、应当怎样做则怎样写,is09000文件就是对工作及工作要求的真实反映。
b)“该说的肯定要说到”o物业管理公司的is09000文件特殊是作业规程肯定要全面。不应认为哪些工作是和质量无关的工作,因此编制is09000作业规程时应力求全面真实的反映工作的实际需要,凡是不编制文件就可能引起工作失误的都应当以作业规程加以描述和掌握。
c)“重新反思管理”。编制作业规程的工作同时也是对现行工作进行仔细反思的过程。“反思”就是依据is09000标准和现代企业管理的要求从效益、制约、成本、创新上去反思原有的管理水平,找到不足后加以改进。is09000文件决不仅是对原有工作的归纳和总结。
d)“预防为主”。iso9000文件,特殊是作业规程建立的目的是规范员工的工作行为,确保工作质量。因此在编制文件时肯定要将可能在物业管理服务工作发生的问题预先性地在文件上用规程、制度加以预防。文件的主要作用就是通过建立完善的工作制度、法制化地预防、制约工作失误。
e)“持续改进”。不应认为一次性编制完毕iso90000文件就可以健全法制、杜绝隐患,就可以一劳永逸。编制、修改作业规程是一项永久的工作;
f)“语言通俗明白、繁简相宜”。不能希望员工的个人素养有多高,编制的作业规
程应让最基层的员工看明白o
g)“编写的物业管理文件”。编制文件引用标准要素时,肯定要结合物业管理的特点去编、结合所管物业的特点去编。
h)质量体系的文件编制详见<质量体系文件编制标准作业规程》。
4.7质量体系文件的审核
4.7.1质量体系文件初步编制完成后,公司管理者代表应马上着手组织将文件送达至各实施主要负责人手中,对文件规定的内容绽开全面、自由无限制的论证。论证的内容为:
a)是否相宜;
b)是否全面;
c)是否正确。
4.7.2品质部应将争论结果加以汇编后报总经理和管理者代表,最终依据合理的审核看法对is09000质量体系作一次全面修改。
4.8在质量体系文件编制完毕后,公司应准时送品质部员工和管理者代表、总经理和公司其他主要干部外出接受is09000内部质量审核员的培训,为质量体系的有效运行打好基础。品质部员工应当参与完培训考试合格后猎取国家技术监督局颁发的企业《注册内部质量审核员证书》o
4.9公司总经理应当以文件的形式在质量体系试运行前正式任命品质部成员为物业管理公司内部质量审核员o
4.10员工培训
4.10.1在质量体系试运行之前,公司总经理应主
持召开全体员iso9000贯标动员大会,先从思想上、意识上为is09000在物业管理公司的推行做好预备。
4.10.2管理者代表在将is09000文件下发至各部门后应马上组织公司员工全方位的执行质量体系文件的培训,培训应留意多层次、全方位的开展,直至员工基本都能理解和把握文件的要求方可。
4.11质量体系试行
4.11.2试运行的要求:
a)按文件要求作业,严禁随便操作;
b)按文件要求记录,严禁弄虚作假;
c)反映问题通过正常渠道向品质部反映,严禁诋毁文件o
4.11.3为了保证质量体系的有效试运行,公司应当制定严峻的惩处措施采确保执行的严厉性(此阶段也称作强制执行阶段)o
4.12进行第一次内部质量审核
4.12.2审核的目的:
a)评价质量体系试运行的质量;
b)评价文件化质量体系本身的质量;
c)有针对性关心员工解决推行质量体系时消失的问题;
d)严厉纪律,确保推行的真实性和有效性o
4.12.3第一次内部质量审核应当邀请外部专家和顾问帮助进行o
4.12.4内部质量审核详见《内部质量审核标准作业规程》o
4.13修改完善iso9000质量体系文件
4.13.1在质量体系试运行完毕后,管理者代表应当组织品质部对公司的质量体系进行一次全面修改。
4.13.2修改的内容:
a)去掉不相宜的作业规程;
b)增加遗漏的作业规程;
c)修改不相宜、可操作性差、可评价性差的作业规程o
4.13.3经修改后的质量体系文件,应达到具有很强的操作性,和物业管理公司的运作实践相符合,完善周到、具体明白、严谨规范,具有很强的可检查、可评价性。
4.14质量体系的运行与维持
4.14.1总经理在文件化质量体系基本完善后,以正式通知的形式开头质量体系在公司的全面运行。
4.14.2质量体系实施运行的基本要求:
a)“做你所说”――严格按文件工作,严禁随便作业,不按规程工作;
b)“记你所做的”――严格依照工作的实际状况进行记录,严禁弄虚作假;
c)不允许抵触is09000的推行o
4.14.3品质部和各部门干部是is09000质量体系是否能得以有效推行的保障。品质部通过随时的抽检和定期的内审来订正、预防推行中消失的问题;各级干部则通过随时随地的工作检查和批判教育、行政惩罚来保证质量体系的有效执行。
4.15其次次内部质量审核
4.15.2内审的目的为:
a)发觉执行中消失的不合格;
b)发觉文件体系中的不合格;
c)有针对性关心员工解决推行中的各类问题。
4.15.3内审后审核组应召开内审会议,分析消失不合格的缘由,进一步完善文件化质量体系,惩处主观上有意抵制质量体系推行的员工,提高员工的工作水准;
4.15.4其次次内审后,品质部应依据审核结果和员工合理建议进行修正、完善质量体系。
4.16预审
4.16.1当质量体系实际有效平稳地运行了一段(至少3个月以上)后,物业管理公司可以向is0900o质量认证机构提请认证并预约好认证前的预审核。
4.16.3预审是认证机构在正式审核之前对申请认证单位进行的一次预备审核。其目的是为了事先充分了解申请认证单位的质量体系实际状况以便做出是否进行正式审核的打算。
4.16.5预审完毕后,公司品质部应当依据认证机构审核员的审核看法,仔细进一步修改质量体系文件,并监管执行。
4.17现场认证
4.17.2为迎接认证机构的现场认证,应做如下预备:
a)整理好全部的原始记录;
b)整理好全部的文件;
c)按文件规定整理好所管理物业的硬件设施;
d)以良好的精神风貌和工作状态迎接认证。
4.7.3公司总经理应亲自组织支配迎接认证的预备工作。
4.17.4公司在认证机构进行现场认证时应乐观协作作好认证工作
4.18通过质量认证猎取《质量体系认证证书》
假如现场认证获得通过,一般状况下经过认证机构对现场审核的批准后,公司将获得《iso900质量体系认证证书》。认证的通过、标志着公司推行的iso9000质量体系是相宜的、有效的,对提高公司的声誉、规范管理、提高服务水准意义非凡。
4.19质量体系的维持和改进
4.19.2公司品质部是公司维持质量体系的日常管理部门。品质部依据《内部质量审核管理标准作业规程》和《品质部日常抽检工作标准作业规程》来有效地维持is09000质量体系在公司的运行。
4.19.3质量体系是一个持续改进的体系,品质部应当视物业管理工作的进展变化和工作实际不断地改进和完善物业管理公司的is09000质量体系。质量体系文件每年至少应修改一次。
6.1《内部质量审核管理标准作业规程》
6.2《品质部日常抽检工作标准作业规程》
6.3《质量体系文件编制标准作业规程》
7.0附录
2000年版is09000标准八项质量管理原则
一、以顾客为中心
组织依存于它们的顾客,因此组织应理解顾客当前和将来的需求,满意顾客要求并力争超过顾客期望。
二、领导作用
领导者建立组织相互统一的宗旨、方向和内部环境。所制造的环境能使员工充分参加实现组织的目标的活动。
三、全员参加
各级人员都是组织的根本,只有他们的充分参加才能使他们的才能为组织带来收益。
四、过程方法
五、系统管理
针对制定的目标,识别、理解并管理一个由相互联系的过程所组成的体系,有助于提高组织的有效性和效率。
六、持续改进
持续改进是组织一个永恒的目标。
七、以事实为决策依据
有效的决策是建立在对数据和信息进行合乎规律和直观的分析基础上。
八、互利的供方关系
【第7篇】物业质量体系文件：钥匙管理作业指导书
(标题应和页眉空一行)
物业质量体系文件范本:钥匙管理作业指导书
(标题应和正文空一行)
1.0目的(全部阿拉伯数字加点的编号应对齐,且1。0、2。0、3。0等大题目字体应加粗)
加强安全防范,防止意外大事的发生。
物业管理公司管理或代业主管理的全部钥匙
3.0管理内容(我们以前习惯把这条写作'制度'或'作业程序'之类的,现在应统一写作'管理内容')
3.1钥匙存放
--全部转让房的钥匙,应贴上标识存放于钥匙柜内,钥匙柜上锁,由指定人员管理。
--其它钥匙,应标清晰识,指定人员管理。
--接管钥匙要有《接管钥匙总清单》记载所管钥匙的类别数量等状况。
3.2钥匙领用与配换
--全部钥匙的领取、归还必需到填写《钥匙领用登记表》(lp09.01.13.01)(此处的原9002编号应删去,在有些文件中为了查阅对比的便利而保留,文件定稿时再删但不要遗忘)。
--配电房、消防掌握中心、保险柜、监控中心、仓库的钥匙不得领用(专人保管,不得借用)。
--钥匙不得带出公司。
--遗失钥匙不得私自处理(如换锁、配制),必需报保安部后由保安部打算,配钥匙换锁要在《接管钥匙总清单》(lp09.01.13.02)上注明。
--换锁、配制钥匙应由保安部助理指定人员执行。
a)询问清对方什么部门、什么事。
c)公司工程修理人员在说明缘由并经业主同意后保安员可借钥匙。
d)保安员借钥匙必需请钥匙管理员核对,签字确认后方可领走钥匙。保安员还钥匙时也应请钥匙管理员核对后,把钥匙放回原处,由钥匙管理员签字确认,保安员方可离开。
4.1《钥匙领用登记表》(lp09.01.13.01)
4.2《接管钥匙总清单》(lp09.01.13.02)
编写:zz审批:
【第8篇】物业管理质量体系文件：选购掌握程序
物业管理公司质量体系文件:选购掌握程序
确保选购的物资符合规定的要求,以保证公司利益。
2.1物业管理所需要的物资(如工程保养、修缮用途的物资,保洁用的物资,消防用的物资,保安用的物资等)的选购活动。
2.2内部管理用、办公室用的选购活动也可参照实行。
3.1提出选购要求的部门负责制定选购方案。
3.2物业管理公司经理负责审核选购方案及配备资源,各管理处主任或部门主管可依据权限审批选购方案。
4.0程序
4.1物资的选购
4.1.1各部门负责人依据下月的物资估计用量并结合月末库存状况,在每月30日之前提出下个月的物资选购方案,说明物资的品种名称、型号、规格、数量、单价等(如有特别要求,须说明)。选购方案也可以《选购申请单》提出。
4.1.2各部门将月份物资选购方案交各管理处主任或部门主管审批,必要时应经公司经理审批,详细执行参见《物业公司财务管理制度》。
4.1.3单项金额在2000元以上的应签署合同、协议并经评审,参见《选购与分包合同协议签定程序的有关规定》。
4.1.4各部门将批准后的选购方案交负责选购的人员,由其在合格供应商处进行选购。严格在方案范围内组织选购和支配开支。
4.1.5如因特别状况需追加方案开支或超方案开支的应由各部门提出追加申请,并具体说明缘由,并按4.1.2各款执行,填写《选购申请单》。
4.1.6对常用物资、珍贵物资,选购人员应在合格供应商处进行选购,如有急需等特别状况,经部门主管或管理处主任批准后可在其他供应商处购买。
4.2供应商的选择
在选购物资时要选用符合要求的供应商,在指定的合格供应商名单内进行选购活动,按《分供方管理程序》和《工程发包、选购、外协加工的询价制度》。
4.3选购回来的物资由提出选购方案的部门负责人验收,交仓管员办理入库手续并留下记录,入库检验执行《进货检验程序》。
4.4选购资料的掌握
4.4.1选购资料如有政府、地方法规关于建筑物业方面的规定用料要严格依照执行(如消防物资,装修禁用的石棉等)。
4.4.2对常常要选购的物资如涉及图样,规格,样板时,要经过审批和批精确保依照这些资料正确购入物资,对外协加工及制作的产品,其图纸要求必需要经工程部的认可,确保符合要求才能发出。这些资料作为验收的依据。
4.4.3对以上的选购资料要有精确的标识方法,如选购定单,分承包方的工程合同的编号。所签合同应在《合同、协议收文登记名目》上有记载。
4.4.4对服务项目的分承包方合同须说明各项服务质量要求及服务的评价标准等。
4.5对供应服务方面的供应商对其过程监控参见《工程发包、选购、外协加工的询价制度》。