高效管理文档的十种方法

你是否经常被电脑里各种杂乱无章的文档搞得晕头转向？有效的管理好自己的各类文档，除了让你可以心情愉悦、高效查找所需文档外，还能大大提升工作效率。

文档管理的要点就是把有效的文件分门别类的进行整理，自己清楚掌握着各类文档。

以下就是十个关于文档管理的方法，以供参考：

1、不保存无效文档

2、文件和文件夹统一命名

分门别类的对文档进行命名，比如，可以将你的文档内容分为“甲方”、“乙方”、“某某项目”等，文件夹的命名要根据自己的实际使用情况进行分类命名，以便自己后期的查找、区分、高效使用。

3、以类别统一存放文档

很多人喜欢根据文档的格式进行分类存放，比如把Word文档、Excel文档、PPT文档分类存放在一个文件夹里。这样存放相对分散，不利于后期的查找使用。还是应该根据项目的分类来进行存放。

4、按项目完成情况分开存放

日常中，我们可以把目前还没有完成的项目存放在电脑桌面，然后等项目完成以后，再转移到自己的分类文档进行存放，最后再定期（一般是一周或者两周）把一些不再使用的文档按类别进行存放。当然，如果你担心放在桌面不安全（系统崩馈的时候，桌面的东西一般就很难抢救；又或者电脑桌面容易被别人看到），你也可以在其他盘建立一个自己固定的文件夹来进行存放。又或者将桌面转移出系统盘。

5、切莫让文件夹装得太满

6、安装一种文件管理软件

在你的电脑上安装一个简洁的文件管理小软件，通过桌面搜索引擎可以快速对所有文件进行搜索，也是一个高效管理文档的方法。尤其是你要找一些平时很难发现的文档的时候，特别好用。

7、定期备份文件档案

8、按行动先后次序整理文档

9、文件夹按日期命名

把文件夹按日期命名，或者在命名最后加上日期，这样做可以在你不用打开文件夹的情况下，就可以很好的知道哪一个文件是最新的，比如“国高项目申报2022.10.13”这个文件夹，你一看就知道是哪一年的申报材料，确实可以提高不少工作效率。

当然，如果是在共享文件夹里，就要注意一下公共文档的管理要求了，如果有人把文件弄混乱或者搞不见了，那真是一件很让人闹心的事情。这时候，我们除了要标明版本号之外，还要有发布的日期、修改人等等信息要求了。

10、使用“记事本”文件

还有一种比较独特的文档管理方法。我们可以新建十二个文件夹，对应到12个月份，每个月份文件夹里头，再新建三十个子文件夹。我们就可以把每天需要做得项目存放于对应日期的文件夹里。我们每天在开始工作的时候，就可以打开对应日期的文件夹，把它放在电脑桌面或者你熟悉的位置上，然后开展你的工作。完不成的事情，你根据自己的工作计划，看是移到明天，还是其他什么日期的文件夹里，等到了那天再进行处理，如此循环往复。这个方法或许可以有效整理你每天的工作，也是不错的日记本。

以上是十种文档管理的方法。找到适合自己的工作方法才是最重要的，任何人所述的方法都只能是参考。合适的方法很大程度上取决于你所从事的具体的行业、具体的工作要求。因此，没有任何一个方法是十全十美的，我们要根据自己的实际情况去制定适合自己的管理方法。