随着全球经济一体化的发展,贸易往来中电子邮件的写作越来越受到重视。下面是我整理的一些商务电子邮件的格式模板，希望能帮到大家!
新产品说明NewProductDescription
③(对新产品特性做概括描述)makes④(产品名称)thebestproductfor⑤(产品适用范围).Itsmainfeaturesareasfollows.
⑥(对新产品性能做具体描述).
Wefeelconfidentenoughtosaythatfrom⑦(产品不同的使用地方)to...,userswillfinditisperfecttogetthejobdone.Wherever⑧(新产品类型)isneeded,⑨(产品系列名称)willfitperfectly.
Pleaseletmeknowifyouneedanyfurtherdetails.
投诉货物质量ComplaintaboutPoorQualityofGoods
Weappreciatehavingreceivedthegoodsonarrivalofs/s“①”(货轮名称)at②(目的港名称).Shortlyafterlanding,relatedofficialscheckedthedetailsofthegoods.Everythingappearstobecorrectandingoodconditionexcept③(有质量问题的产品).Whenweopenedthecases,wefoundthattheywere④(产品状况).Theworstthingisthatthequalityofthegoodsdonotconfirmtothecontract.
Pleasetellustheexactexplanations.Additionally,wepreferto⑤(我方提出的解决办法).
Lookforwardtoyourpromptreply.
对货物质量不佳致歉ApologyforPoorQualityofGoods
Wearereallysorryforthe①(产品所出现的问题)ofthegoods.②(证明材料)statesclearlythat③(货物实际情况描述).Thereisnodenyingthefactthatthegoods④(货物出现问题的原因).
Therefore,youshouldask⑤(提出索赔的机构名称)forcompensation.However,tocompensateyoutoacertainextentforthetrouble,wewillgrantyou⑥(补救措施)foryournextpurchase.Weexpectto⑦(期待事宜)inthefuture.
Again,weareterriblysorryforyourloss.
投诉货物数量ComplaintaboutWrongQuantityofGoods
Thankyouverymuchfor①(对方所做事宜).Wedulyreceivedtheorderonarrivalofs.s②(货轮名称).
Unfortunately,wefoundthat③(货物出现的问题).Astold,theshippingquantitieswere④(货物装船时的数量).Pleasecheckwhether⑤(合同规定数量)hadbeenloadedonshipinwholeattheportofshipment.
Weareinurgentneedoftheproductsas⑥(亟需该商品的原因)atpresent.Youarekindlyrequestedto⑦(亟需对方解决事宜)uponreceiptofthisemail.Other-wise,wehavetoraiseaclaimfor⑧(索赔金额)forthewrongquantity.
Wehopethematterwillcometoyourspecialattention.
为数量错误致歉ApologyforWrongQuantityofGoods
Wehavereceivedyouremailof①(对方邮件日期),andweregrettoknowthattheshortdeliveryof②(货物短缺数量)ofshipmentagainsttheorder③(订单编号).Wearequitesorryfor④(致歉事宜).
Aftercheck,wefoundthat⑤(说明原因).However,wehavealready⑥(采取的补救措施).Therelatedofficialsconfirmedthat⑦(应补运货物)willreachyourport⑧(应补运货物预计到达的日期).
Wedeeplyapologizefortheinconveniencethatcausedtoyou.
付款出错PaymentError
Withcarefulcheckofthisorder,weregrettotellyouthattherewasanerrorin①(出错的地方)whichhasleadtoagreatlosstoourcompany.
Sowehavetoemphasizethecontractwhichshowsthepurchasesshouldbepaidin②(币种)ratherthan....Thetotalamountis③(金额).Also,wehavetomentionthatthepaymentshouldbefinished④(合同规定的付款日期).
Pleasearrangealltherelatedissuesimmediately,andpaytheorderrequiredassoonaspossible.
为付款出错致歉ApologyforPaymentError
Thankyouforyouremail.Aftercarefulcheck,wefoundthattherewasindeedabigmistakein①(出错的地方).Itis②(出错的原因).Wearedeeplysorryfortheerrorthatwedidnotabideby③(不符的地方).Wehopeyoucouldunderstandthatwedidnotmakesuchmistakeinpurpose.
Thankyouforyourefforts,whichhavebeeninstrumentalineffectingasettlement.Wehavealreadychanged④(需修改的地方).Thetotalamountis⑤(货款金额).
Sorryforanyinconveniencebroughttoyourcompany.
投诉发货出错ComplaintaboutReceivingWrongGoods
Theship①(货轮名称)hasreachedtherequestedport,②(目的港名称).Uponbeingchecked,thegoodsarefoundwrong.UnderthecontractNo.③(订单编号),weordered④(所订产品的名称和数量).Thetotalamountofthegoodsisright,but⑤(说明货物出错之处).
As⑥(所订产品名称)arenotinagreementwithwhatisstatedinthecontract,Wewillsendthembacktoyou.However,youmustberesponsiblefor⑦(对方应承担的责任).
Becausetheproductsareingreatneed,pleaseshipthecorrectonessoon.Otherwisewewillhaveto⑧(我方将采取的行动)forthewrongorder.Pleasedealwiththematterimmediately,anddropusalineassoonasyouarrangetheshipment.
为发货有误致歉ApologyforSendingWrongGoods
Afterreceivingyouremail,weattachedthismatterourcloserattention.Asithasneverhappenedbefore,wecheckeverystepofthisprocesswithawareness.
Afteracarefulcheck-upbyourstaff,wefoundthat①(弄错产品的原因).Asaresult,thepurchaseswith②(发货错误)arenotinorder.Therefore,please③(补救措施)andwewillbeinchargeofalltherelatedexpenses.
Besides,wehavesenttherightones④(发送方式及日期).Ifthisworkssmoothly,theywillreachyouin⑤(预计到达的日期或期限).Wehavetakenallnecessaryactionstoguarantee⑥(弥补措施).
Weapologizeforanyinconvenience.
抱怨包装不良ComplaintaboutPoorPackaging
Firstly,thankyoufor①(感谢对方已办理的'事宜).Wehavereceivedthegoodsonarrivalofs/s②(船名)at③(到货港口的名称).However,aftercheckingthepurchases,weregrettofindthatthegoodsare④(产品出现的问题).Accordingtothesurveyby⑤(质监部门名称).thereasonforthedamageisthat⑥(产品受损的原因).
Theproductsmustbewellprotectedagainst⑦(意外损失的类型),sowespeciallyemphasizedon⑧(我方多次强调的事宜)inourlastemail.Butunfortunately,youdidnotfollowour⑨(指出对方忽略的问题).Since11(产品名称)arenolongerfitforusage,wehavetoaskthatyoucompensateusforthelossunderthecontract.
为包装不良致歉ApologyforPoorPackaging
Weacknowledgethereceiptofyouremail.Wedeeplyregretthatthegoodsonarrivalofs/s①(船名)aredamagedby②(产品损坏的原因).
Afterseriousinspection,wearegivingyoudescriptionofthedamagedshipment.Thecontentswere③(货物受损情况),whichisourresponsibility.Therefore,wewilltaketheresponsibilityfor④(我方应付的责任),andwillcompensateyouby⑤(赔偿金额)inaccordancewiththecontract.Pleaseemailusifyoureceivethecheck.Pleaseacceptourapologyoranyinconveniencecausedtoyou.
Wewilltakeanynecessaryactionstoensurethiskindofthingwillneverhappenagain.
在写英语垫子邮件的时候，要注意开头称呼，并且在正文开头写上对对方的问候，最后结尾的时候写上期待对方的来信，最后写上署名即可，模板如下：
DearSir/Madam:
Hopeyouaredoingwell.Iam.....（写上自我介绍以及邀约的事情或者所要资料）
Iappreciateyourhelp/yourearlyresponse.
Yours,
B.R.(BestRegards)
扩展资料
写英文书信的注意事项
（1）结尾语的第一个字母要大写，最后还要加上逗点。
（2）若要针对收信的对象，将结尾语加以区分，则对于比较亲密的对方，可以用Sincerelyyours、Yourssincerely或Sincerely；
对于一般的朋友可用Yourfriend；如果是儿女写给父母，就用Yourlovingson(daughter)；对长辈则写Respectfullyyours，至于生意上的往来就用Faithfullyyours。
（3）在结尾语下面的署名必须亲自签名，不可用打字的，而且在签名之后，也不加任何的标点符号。
英文商务邮件格式和礼仪
收件人
3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。
4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。
邮件标题
1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。所以要养成良好的习惯，先把标题写好。
3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。
4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。
比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：
RE:Artworkofminionsitem
附件
1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。
2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。
4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。
比如，附件压缩包里是Artwork的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：
邮件内容
1.首先是称呼：第一次联系尽量用「DearXXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「DearTitle」，熟悉了之后也可以用「HiXXX」或者「HelloXXX」。如果是对某个群体发的邮件，可以用「DearAll」作为邮件称呼。
2.邮件内容都左对齐顶格写，开头不留空格。
3.写正文的时候，把最重要的事情放在最前面，简单的问候之后「直奔主题」。
4.能用简单句的时候不用复杂句，能用简单词汇的时候不用复杂词汇。邮件内容力求简洁明了，表述准确。如非必要，邮件尽量不要写的很长，也不要分很多段落，一般三四段即可。
5.如果邮件涉及信息比较多，可以按要点进行编号，12345分条叙述，这样表达更清楚。重要内容可用「加粗」或「其他颜色字体」来提醒，但是同一封邮件中字体尽量一致，字体颜色不宜过多，最好不要超过3种。
6.注意措辞，多用虚拟语气和委婉语气。比如：if……,Iwould……,Couldyou……这些句型，既明确了自己立场，又不至于太生硬，更容易让对方接受自己观点。
7.电子邮件可以轻易的被转发给他人，也是书面的证据，所以邮件内容务必慎重客观，切不可信口开河。
8.邮件最后要对收件人表示感谢，如果邮件开头已经说过感谢的话语，结尾部分可用「Thanksagain」,或者「Thankyouagain」来呼应开头。
9.邮件结尾要有署名，一般用「Bestregards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相对更正式一些，适合所有场合。
按照以上要点给大家提供一个简单的模板：
▲另外需要注意：在跟收件人不熟悉的时候尽量写全名，不要写昵称。
其他需要注意的细节
1.最好设置一个签名档，里面包含自己完整的姓名、公司全称、公司网址、办公室地址、联系方式，社交账号等信息，方便收件人随时查找。
2.邮件写好之后，自己先检查一遍有没有拼写错误，语句不通顺，或者表达有歧义的地方，确认没问题再发送。
以上就是一封完整的英文邮件应该包含的要素和需要注意的地方。我们常说细节处见真章，希望大家养成良好的习惯，早日写出完美邮件。