本规则参照GB1.1一87《标准化工作导则标准编写的基本规定》结合我部档案管理规范编写的实际情况制定的。1主题内容与适用范围本规则规定了档案管理规范编写的基本要求、规则的构成、条文的编排。本规则适用于编写机械行业、企业、事业单位的档案管理规范。2引用标准
GB1.1《标准化工作导则标准编写的基本规定》
3.2规范的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的可能性。标准的图样、表格、数值和其他管理内容应正确无误。
3.3规范中的术语、符号、代号应统一，并与其他的有关标准一致。同一术语应表达同一概念，同一概念应采用同一术语来表达。类似部分应采用相同的表达形式与措词。4档案管理规范的构成
档案管理规范的一般构成和编写顺序如下：┍━封面与首页(见5.1条)概述部分━━━┥目次(见5.2条)┕━引言(见5.4条)┍━主题内容与适用范围(见6.1条)正文部分━━━┥术语、符号、代号(见6.3条)┕━检查与考核(见6.5条)┍━附录(见7.1条)补充部分━━━┥┕━附加说明(见7.2条)上述构成部分不是任何一项档案管理规范都需要全部包括的。一项档案管理规范究竟应包括其中的哪些部分，可根据实际情况确定。5概述部分
5.1封面与首页规范的封面、首页及内页应符合GB1.2的规定，当规范的印刷为合订本时、可设封面。
5.2目次5.2.1当规范的内容较长、结构复杂、条文较多(一般印刷在15页以上)时应编写目次。5.2.2目次的内容包括篇、章和附录的编号、标题以及所在页码。标题及页码之间用符号“……连接。5.2.3目次中所引标准正文标题的页码应加圆括号。目次应另编页码，不与规范正文的页码连续。
5.3规范名称应简短明确地反映规范化对象或规范的主题。必要时，应在规范化对象前加说明部分以明确其他相类似标准的区别。例：科学技术档案案卷构成的一般要求(说明部分)5.3.1规范名称一般由规范化对象的名称和所规定的管理特征两部分组成，如果两部分连起来不通顺，可在两者之间留一字的位置，不用破折号，在封面和首页可写成两行。例：标准化工作导则标准编写的基本规定5.3.2规范化对象的名称过长时，在规范正文的叙述中可用简称，但在第一次出现全称时用括号加以说明。例：《工业企业档案分类试行规则》(以下简称“规则”)。5.4引言引言一般不写标题，也不编号。其内容包括：制定规范的依据，目的，执行本规范的原则和需要在引言中表述的其他内容。如这些内容不需说明时，引言可省略。6正文部分
6.1主题内容与适用范围6.1.1主题内容简明说明规范的主要内容(一般在50字以下)一般采用下列典型用语：“本规范规定了……。”6.1.2适用范围主要规定了规范适用范围或应用领域，必要时，还应明确写出不适用范围或领域。“本规范适用于……。”“本规范适用于……，……可参照使用。”“本规范适用于……也适用于……。”“本规范不适用于……。”
6.3术语、符号、代号管理规范中使用的术语、符号、代号，必要时应同时写明其定义或说明。
6.4管理规范内容6.4.1管理规范的内容，应根据各类档案管理规范对象的特点和需要进行编写。6.4.2应明确规定该规范涉及的管理职能及业务范围，写明所管理的事项由哪些部门主管，其他部门或基层单位应负责哪些工作。6.4.3应明确档案管理工作的数量、质量、期限、程序、方法的要求以及有关责任单位的协作方式和互相制约的关系、制约方式，工作中遇有矛盾的处理方式等。需要信息管理反馈时，应规定信息反馈的渠道、内容、方式和处理程序。
6.5检查与考核规定有关部门完成的期限、数量和质量检查与考核的方法。7补充部分
7.1附录7.1.1根据实际需要编制档案管理规范附录。附录分为“补充件”和“参考件”两种，按补充件在前，参考件在后顺序编排，并分别在目次中、条文中和附录标题下方写明。7.1.2“补充件”附录，主要是指对管理标准内容所作的补充，相当于管理内容的一个组成部分。能直接写入正文的尽量不编写附录。7.1.3“参考件”附录，主要是帮助理解管理规范的内容。以便正确掌握和使用规范。“参考件”附录。主要内容包括：A.规范中重要规定的依据和有关问题的系统介绍；B.规范中有关条文的参考性资料或推荐性方法；C.正确使用规范的说明等。
7.2附加说明“附加说明”分段写在规范终结线的下面。主要内容如下：本规范由××单位提出。本规范主要起草人或单位。本规范由××单位负责解释。8档案管理规范条文的编排及编号
8.1档案管理规范按其内容分为若干章。第一层次为章，以下层次统为条。层次划分一般不超过四节。
8.2章.条层次的编号方法采用阿拉伯数字，每两个层次之间加圆点。圆点加在数字右下角，编号方法加附录一(补充件)所示。
8.3章，条的编号应左起顶格书写。有标题时，在编号后空一十字的位置再写标题，另起一行写具体内容。无标题时，在编号之后空一个字的位置再写具体内容。
8.4标准条文的编排及编号格式如附册二(补充件)所示。
9终结线
在附加说明前，版面的中间划一条粗实线作为终结线。其长度约为版面宽度的1／4。