建工学院会计软件、硬件及数据管理制度
一、网络系统管理
⒈计算机应做到专机专用,不得用于其他工作,以确保机房设备及计算机正常运行。
⒉除被允许操作财务软件的人员和系统管理员外,其他人未经允许不得使用。
⒊计算机必须配备不间断电源,以避免意外断电造成核算数据丢失,影响系统运行。
⒋计算机禁止使用外来启动盘启动计算机,禁止用外来软盘传递数据,禁止在财务系统计算机上运行非法软件和游戏软件,以防止计算机感染病毒,破坏系统程序和数据。
⒌有上下级单位送来的数据盘,必须先进行磁盘病毒检测,无病毒方能上机使用。
⒍计算机发生故障应及时维护,如果没有能力维护,应及时与计算机维护商取得联系。
⒎财务软件运行中发生错误时,应及时排除,如无法处理,应及时与财务软件销售商取得联系以便及时解决问题。
⒐计算机操作系统、财务软件机文档资料视同会计档案,要由专人妥善保管,保管期截止到该软件停止使用或有重大更改后的五年。
二、系统软件、硬件的维护
⒈系统管理员负责整个系统硬件设备的日常检查和维护,以保证系统的正常运行。
⒉对正在使用的财务系统软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备更换等工作,须经财务负责人的'批准,系统管理人员和维护人员要负责安装、调试全过程,直至运行正常。
⒊系统发生故障和出现异常时,系统管理员要组织人员及时排除,恢复正常运行环境。
⒋操作员在每日工作前要对计算机硬件及软件系统进行检查,发现问题应做好记录,及时通知系统管理人员处理。
⒌在系统运行过程中,出现硬件故障,系统管理人员要认真进行故障分析,与维护人员共同维护,并做好检查维修记录。
三、数据管理
⒈财务文档资料、计算机数据资料的保管,由财务负责人指定专人负责,定期移交档案保管人员管理。
⒉计算机系统会计数据的管理,由系统管理员负责。当日数据、月末、年末数据要及时复制备份,做到分地存放妥善保管。
⒊系统管理员要对计算机系统定期进行病毒预防检测,以保证系统数据的安全。
⒋财务计算机系统要采取专线单独供电,并配备ups电源,防止因电路问题造成财务数据的丢失。
一、计算机硬件设备的维护、维修及保养由系统维护员负责。
二、计算机硬件设备的购置必须严格履行审批手续，提出书面申请和简要的可行性分析报告。
三、禁止在计算机和打印机带电的状态下移动机器设备，安装或拆卸打印机电缆等操作。
四、各上机操作人员需经过一定的计算机应用知识的培训经考核合格后，方可进行上机操作，非计算机操作人员一律不允许擅自动用计算机设备。
五、计算机硬件设备的硬件配置信息都必须做好认真记录，硬件配置信息的修改必须由系统维护员在先记录好现有配置的基础上进行修改，其他任何人员不许改动硬件配置信息。
六、计算机硬件设备必须由系统维护员定期检验、维护、并做好相应记录，软磁盘驱动器必须定期清洗。
七、硬件设备出现故障后，计算机操作人员必须认真准确地向系统维护员提供故障发生前的'操作详细情况，由系统维护员来维修，并做好故障情况记录、维修记录。、
八、每台计算机指定专人负责日常管理，同时对学生上机操作要做好记录。对计算机内部设置不允许更改，保障网络的正常运行。对于计算机等设备上贴上的封条不得乱动，擅自打开计算机设备，造成损失的后果自负。
九、本校所有硬件设备必须由专人负责管理；管理员必须定期对各种硬件设备进行清理检查，确保设备处于正常使用状态；用电设备要按时进行线路检查，防止漏电、打火现象，确保设备、库房的安全，对故障设备应随时登记，并及时处理。
十、所有使用人员必须爱护硬件设备，节约使用办公耗材，对个人经常使用的硬件设备负责清洁和维护。
一、音频硬件的管理
1、音频硬件计划采购
录音机配置标准：满足每个教室（包括活动课教室、实验室等专用教室）配一台。或语文、英语、音乐教师人手一台（其他人员原则上不得借用），留两台供维修周转。采购时要特别注意质量，新产品拿一台实际试用一个学期，质量可靠才大批量购进，同时注意型号统一，以便于使用和维修、保养。
音乐教室、音乐欣赏专用教室每室配音响一套。
2、硬件购入编号入账
硬件购入验收合格后先登入账册，并在调拨单或发票上注明已登入账册，签上登账人和日期。然后用大号油性记号笔在仪器适当位置标上编号，内容如下：资产产权单位（如衡阳市八中电教室）、价格（以便损坏时作价赔偿）、入库日期、编号（例20xx年3月2日采购录音机30台，其编号为1/30－30/30）未经编号不得借出。
3、音频硬件的发放、归还
4、音频硬件的损坏赔偿
硬件损坏后不能经简单的维修而恢复（如清洗等方法）则应进行损坏鉴定，并填写电教仪器损坏鉴定登记表。如是人为损坏，则责任人应赔偿配件及人工费用（费用标准在鉴定中确定）并到财务室办理好赔偿手续。非人为损坏，经济损失由学校负责，如损坏严重到只能报废，则要办理固定资产核减手续，方法见损坏鉴定登记表的'说明。
5、音频硬件的保养及维修
音频硬件损坏时由使用人报电教室分管人处申请维修，损坏严重时需在损坏签定表上签字负责。维修人维修完毕一定要填写好维修登记表。作为个人工作成绩凭据。每期开学前对仪器进行一次保养，项目为：除尘、清理、加注润滑油、调试。并注意进行安全性能检查，填好维护、保养纪录表。
二、音频软件的管理
1、音频软件的计划采购
音频软件的采购渠道主要是各级教育技术装备站的订购，因此在计划时要根据库存情况和上年度订单（应注意订单存底）进行计划订购，原则上订单上的最新版软件而质量有较好时均应订购。配备标准：同科同年级教师人手一份，教师参加各级培训及会议时订购音频软件，应与电教室分管工作人员联系，确定无同类产品时才能订购（以免重复订购，造成浪费）。
2、购入验收、入账及编号
3、音频软件的借出和归还
音频软件在开学前教师备课时即可借出（非科任教师原则上不得借用），期末考试前两天出通知归还。
4、音频软件损坏及遗失后的赔偿
音频软件损坏时，借用教师应负责赔偿，遗失后按标价或加倍赔偿，遗失单盒的要按平均价格3倍赔偿。办理赔偿手续与硬件赔偿相同。未按时归还按遗失报学校审批后在工资中扣款赔偿。
5、空白磁带配备标准
按需领取，最多不超过五盒，期末归还。
6、建立软件评价制度，质量状况（技术质量、艺术质量、内容质量）要列入质量评价记录表，质量不佳的下次不再订购。
7、通过发放目录、口头推荐向教师推荐新软件，以使新软件及时应用到教学中去。
三、建立电教软、硬件借用信用制度
电教室对教师借用物品建立信用管理制度。人为、过失损坏，未按时归还将记入信用登记表，考核教师的信用情况，并采取相应的措施。