陆岩律师动态陆岩律师2025-01-2120:01:361951
陆岩律师
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北京××科技有限公司：最近本律师在与贵公司有关业务部门的接触中，了解到贵公司在合同管理方面存在的一些问题，感觉到如不能对这些问题引起足够的重视，将不利于贵公司的经营管理，更有可能阻碍贵公司经营战略目标的实现。
下面根据本律师以往的实践经验结合贵公司在合同管理方面的一些问题谈几点意见，仅供参考。一、目前贵公司在合同管理方面存在或可能存在的主要问题：
2、合同档案管理不健全。前不久，贵公司采购的UPS电池出现问题（大概有几百块，价值三万余元），供货商认为是贵公司使用不当造成的，而贵公司认为是电池的质量存在问题。在讨论如何追索损失时，贵公司业务人员竟然未能找到当初签订的采购合同，有关产品的使用说明书也找不到了。业务人员对本律师的解释是：当初签订采购合同的人已经离开公司，所以合同找不到了！不能不说这是贵公司合同档案管理的一大漏洞。虽然这样的漏洞可以通过加强责任人追究制度予以解决（现在看来，追究责任恐怕都不可能了，因为当初签订合同的人已经不在了。），但是在实际的管理中，业务人员难免按照供应商的重要性分类来分配自己的管理精力，所以由业务人员直接追索自己负责的供应商的合同档案明显不合理。
另外，合同条款不全面、不完整，有缺陷、有漏洞也是常见的问题。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话，不讲丑话；只讲正面的，不讲反面的，不懂得签合同应当“先小人后君子”的诀窍，一旦发生违约，在合同中看不到违约如何处理的条款。
5、合同章管理不严格。从一般意义上讲，与客户签订合同，在把握基本原则的前提下，主要以满足客户的合理要求为合同行为导向，具体表现为合同文本的使用，异地的合同谁先盖章等，而在和供应商的合作中，在供大于求的环境下，供应方是处于被动地位的。也就是说，供应商在双方谈判的合同条件下，应该先在合同上盖章后再传递给购买方，因此，即使是需要购买方先盖章确认，也应该作为合同章管理中的一个特例来追索后续进展，如果能做到这一点，损失也是可以避免的。
6、合同管理的法律意识不强，对应当重视的诉讼证据重视程度不高。合同涉及诉讼的，并不是所有书面证据都具有法律效力。有效的证据，应当是原件的、与事实有关的、有盖章或者签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。在合同履约过程中应签字确认的没有进行签字确认，当发生纠纷时可能因无法举证而败诉。被拖欠应收款的情况出现后，由于不能及时诉诸法律，当起诉时才发现已超过了2年的诉讼时效。这些法律意识不强导致的直接后果就是企业蒙受经济损失。
7、只有主合同没有合同附件。主合同是指能够独立存在的合同，如某某系统建设合同等。合同附件是指以主合同的存在为前提，包括但不限于与主合同直接关联的的文件、说明、释义、样品等等。如明细表、说明书等等。我们的业务人员脑子里没有合同附件的概念，或者没有在主合同后面加列合同附件的习惯。主合同中某些条款后面虽然注明了“见附件”，但在很多时候，在主合同后面是没有附件的，或者虽有附件，但却没有双方的签字或盖章确认。实践中，合同附件大多是履行主合同的具体标准，没有附件或者没有双方的签字盖章确认，直接导致合同履行的不明确，很容易引发争议。
二、贵公司在合同管理中应有的对策：
为了更好的防范合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，结合上述合同管理方面存在或可能存在的问题，本律师认为，贵公司在合同管理中应做好如下几项工作：
1、建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
2、加强合同管理人员的培训教育，全面提升合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力。有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。
3、从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控制。建议考虑设立法务部门或者合同管理岗位，此部门或者此岗位对公司合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体包括对格式化合同文本的订立，合同条款的检查，违约责任的合理设定，其他合同法律风险的防范等。法务部门或者合同管理岗位从合同的项目论证开始，监督、检查并指导当事人资信调查，合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程，预防合同纠纷的发生，减少合同纠纷中公司的损失，有效维护企业合法权益。
4、加强合同管理档案和合同专用章管理。合同档案管理是企业档案管理的一部分，同时又是合同管理工作的一部分，贵公司将合同档案交由经办合同的业务人员管理或其所在部门管理，本律师认为这种做法欠妥，首先是业务人员本身事务繁杂，对于档案管理工作要求的严谨细致等可能无法兼具；其次是按照内部控制中的牵制原则，由业务经办者负责其经办合同的档案管理并不能有效的控制漏洞。因此，建议合同档案应由公司设专人管理，或由合同章管理人员监管，并建立起严格的审核、登记制度和相应的管理制度，凡是经公司加盖了合同专用章的合同或其他文书都必须在公司有备案资料或登记，绝不能再出现找不到合同等漏洞的出现。
5、及时处理违约纠纷。合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。法务部门或合同管理岗位的人员审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款就显得十分重要。合同一旦发生违约情形，企业要区别情况，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，积极维护公司的合法权益，减少经济损失。
综上所述，企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，所以合同管理是企业经营管理的重要制度之一。合同管理企业对合同依法进行订立、变更、转让、履行终止以及审查监督、控制等一系列职能活动的总称，是企业的一种自我管理行为，它涉及到企业生产经营活动的方方面面。只有实施有效的管理把好合同关，才能维护公司的良好信誉、合理规避市场风险、保证顺利实现预定的经营目标，进而促进公司事业不断发展和完善。