为了进一步规范《社区矫正执法文书格式》的正确使用，根据《司法部关于印发和使用<社区矫正执法文书格式>的通知》（司发通[2012]126号）的文件精神，现将社区矫正执法文书格式、社区矫正人员档案管理的有关事项通知如下：
一、充分认识《社区矫正执法文书格式》重要性
社区矫正执法文书是社区矫正执法活动的重要载体，是社区矫正执法规范化、制度化的重要表现形式，是衡量执法质量的重要标志，是执法过程的重要证据，同时也是确保社区矫正执法活动顺利开展、提高执法水平的重要保证。在认真学习《社区矫正执法文书格式》的基础上，各旗县区要高度重视规范使用执法文书，把社区矫正执法文书正确掌握和使用作为贯彻落实《社区矫正实施办法》重要措施，规范执法程序，提高执法能力。要准确掌握《社区矫正执法文书格式》的制作和使用要求，确保工作人员能够准确使用。
各旗县（市区）司法局要高度重视统一社区矫正执法文书格式的重要意义，组织好对执法文书格式的学习培训，确保社区矫正执法人员准确掌握有关要求，将社区矫正执法文书格式使用、文书归档作为执法检查的考核内容，切实提高执法水平，推动社区矫正工作依法规范开展。要高度重视社区矫正档案管理，文书制作，使用完毕后，应及时进行分类装订，按要求归入社区矫正执行档案和工作档案。
二、规范执法文书格式
在《社区矫正实施办法》规定的20种法律文书的基础上，我局又结合基层工作实际，总结经验，推陈出新，制定了《社区矫正审前调查评估表》和《社区矫正人员档案材料传递函（回执）》等执法文书，进一步规范我市的社区矫正执法文书和档案材料。
三、规范执法文书填写
（一）执法文书文号编写原则
行政区划简称+执法机关简称+社区矫正简称（矫）+执法种类关键字（如调、警、罚等）+文书种类关键字（决、建等）+年份+序号。
（二）执法文书文号编写方法
1.调查评估意见书的文号为**矫调意〔年份〕**号,如呼赛司矫调意〔2016〕1号(呼代表呼和浩特市,赛代表赛罕区，以下同);
2.违反社区矫正规定警告决定书文号为**矫警决〔年份〕**号,如呼赛司矫警决〔2016〕1号;
3.治安管理处罚建议书文号为**矫罚建〔年份〕**号,如呼赛司矫罚建〔2016〕1号;
4.撤销缓刑建议书,撤销假释建议书文号为**矫撤建〔年份〕**号,如呼赛司矫撤建〔2016〕1号;
5.收监执行建议书文号为**矫收建〔年份〕**号,如呼赛司矫收建〔2016〕1号;
6.社区矫正人员减刑建议书文号为**矫减建〔年份〕**号,如呼赛司矫减建〔2016〕1号;
7.提请准予罪犯继续暂予监外执行建议书文号为**矫暂建〔年份〕**号,如呼赛司矫暂建〔2016〕1号;
8.解除社区矫正证明书的文号为**矫解证〔年份〕**号,如呼赛司矫解证〔2016〕1号;
9.解除社区矫正通知书的文号为**矫解通〔年份〕**号,如呼赛司矫解通〔2016〕1号;
10.社区矫正人员死亡通知书文号为**矫亡通〔年份〕**号,如呼赛司矫亡通〔2016〕1号.
其中,顺序号从1号开始流水编写,每年一个流水号.解除社区矫正证明书的顺序号要与解除社区矫正通知书的顺序号相一致.
（三）建立执法文书登记本
各旗县（市区）要建立执法文书登记本,并严格按照格式要求做好登记。要在今后的日常管理、执法检查中，将社区矫正执法文书格式使用、文书归档作为重要内容，加强检查考核。
四、规范社区矫正人员档案管理
要求社区矫正人员档案管理主要贯彻执行《社区矫正实施办法》精神，结合工作实践，对社区矫正人员档案卷内目录制作和未成年社区矫正人员档案管理进行规范。
（一）档案整理规范
1、各旗县（市区）司法局应当为社区矫正人员建立社区矫正执行档案，包括适用社区矫正的法律文书，以及接收、监管审批、处罚、收监执行、解除矫正等有关社区矫正执行活动的法律文书。
2、社区矫正人员档案卷内目录顺序格式要统一，具体内容要根据每一名矫正人员的档案情况进行制作，以个人为单位，按照一人一卷、一人一盒的原则进行整理。档案封皮一律采用牛皮纸，注意目录内容为实际存档书。
3、社区矫正人员档案编号（档号）采用八位数字组合，前四位数是社区矫正人员报到的年度，后四位数是年度内社区矫正人员到区司法局报到的序列号。每名社区矫正人员执行档案的档号和工作档案的档号应当一致。社区矫正人员到旗县（市区）司法局报到时，由旗县（市区）司法局为其编制档号。
4、归档材料应当与卷皮、卷内目录、备考表装订成卷。档案装订时做到右齐、下齐，在案卷左侧采用装订机双孔装订，对新材料应当及时归档，至少每年装订一次。档案卷内页码应当用铅笔编写在文字材料右上角（背面编在左上角）；卷内材料应当统一采用A4型纸张。
6、司法所应当在社区矫正人员解除或者终止社区矫正之日起一个月以内，将整理完毕的工作档案及执行档案副本移送旗县（市区）司法局。
（二）社区矫正人员档案的保管和借阅
1、各旗县（市区）司法局应当建立专门的社区矫正人员档案室。司法所应当建立专门的社区矫正人员档案柜。
2、各旗县（市区）司法局、司法所应当建立档案借阅制度，借阅档案必须履行批准和登记手续。在借阅期限内因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续。
3、社区矫正工作主管部门以及司法所工作人员因工作需要，履行借阅登记手续后，可以借阅档案。
5、未成年社区矫正人员、犯罪时不满十八周岁被判处五年有期徒刑以下刑罚的社区矫正人员，档案应当封存，不得向任何单位和个人提供。但司法机关为办案需要，经人民法院、司法行政机关审核批准后，可以查阅。
6、档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守工作秘密，不得私自向任何人提供档案或泄露档案的内容。
7、社区矫正人员居住地变更时，档案应当移交变更后的旗县(市区)司法局。社区矫正人员再犯罪、收监执行的，档案应交相应机关，档案移交应当办理登记手续。
8、社区矫正人员解除社区矫正后，社区矫正工作档案交社区矫正人员期满时所在旗县（市区）司法局整理，归入社区矫正人员执行档案集中保管，保管期限15年。
五、上述规范内容自2017年1月1日起试行。
请各旗县（市区）认真执行，实施情况及执行中遇到的问题，请及时报市司法局社区矫正管理支队。