公文种类

公文种类公文的种类按照行文关系和行文方向分类按照行文关系和行文方向的不同，行政公文可分为：上行文上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文。

如报告、请示等。

平行文平行文是指平行机关或不相隶属的机关送交的公文。

如函等。

下行文下行文是指上级机关向所属下级机关的发文。

如命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复等。

通知在不同情况下属于平行文或下行文。

会议纪要在不同场合分属下行文和上行文。

函一般属平行文，但有时也属上行文（如请示较小事情的函），有时也属下行文（如答复下级机关询问的函）。

按照保密程度分类按照保密程度来分，行政公文可以分为绝密文件、机密文件、秘密文件。

按照紧急程度分类按照紧急程度分类，行政公文可分为“特急”、“急件”两类。

按照具体职能分类按照具体职能的不同，行政公文可以分为：法规性公文法规性公文是用来颁布法令、法律或对有关问题作出规定的公文。

指挥性公文指挥性公文是直接体现上级机关的决策意图，对有关事项的处理、有关工作的进行起着指令或指导作用的公文。

一、公文的种类党的机关公文的常用种类：（一）决议：用于经会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定：用于对重要事项作出决策和安排。

（三）指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

（四）意见：用于对重要课题提出见解和处理办法。

（五）通知：用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或同知的事项。

（六）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（七）公报：用于公开发布重要决策和或者重大事件。

（八）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问。

（九）请示：用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复：用于答复下级机关的请示。

（十一）条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

（十二）规定：用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（十三）（十四）办法、细则：用于对中共中央、中央纪委、中央各部门和省委制定、发布的党内法规提出贯彻实施意见。

（十五）函：用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的主管部门提出请求等。

（十六）会议纪要：用于记载会议主要精神和议定事项。

文种比较：1同一名称的文种在不同机关适用范围不尽相同。

2文种独立性不同。

法规类文种尽管单独成类，但很少单独使用，一般组合使用。

3功能相同或相似但使用文种不同。

4请示与报告的异同：（1）共同点：行文方向一致；报送要求一样；签署形式一样。

（2）区别：行文目的不同；行文时限不同；结束语不同。

公文的种类公文的种类简称文种。

一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。

这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文：上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。

平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。

请示和报告一、请示。

请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。

请示与报告的区别：请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。

（一）什么事情应该请示？一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的事项。

3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。

7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。

（二）撰写请示需掌握的三个要领：1、详细、准确地写明请示事由。

不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。

请示事项要专题专文，以便上级及时答复。

2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。

意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。

如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。

3、具体提出对上级的要求。

向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。

二、报告。

报告是陈述性文件。

为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：一、情况；二、经验；三、问题；四、今后意见。

如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：一、情况；二、原因；三、责任；四、处理情况和意见。

通知通知是一种使用范围较广的文体。

凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。

但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。

这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。

一、一般性通知。

在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。

这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

二、会议通知。

上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。

如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

三、任免通知。

上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。

不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。

有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。

二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。

通报通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。

通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。

因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。

要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。

函函，即信；公函即公务信件。

它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。

函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

公函大体有以下几种用法：一、下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

二、平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，三、用函来通知一般事项。

如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

四、向上级机关请示较小事宜也常用函。

函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

机关公文的制发程序凡以机关名义制发的各类文件，均须按以下程序处理：制发文件单位拟稿送机关办公室核稿呈领导审阅签发机要员登记编号打字校对付印装订机要员用印留存发文单位发出文件2014年1月22日办公室主任应具备的素质无论什么机关的办公室主任，都是那个机关领导者的耳目、参谋和助手。

一个称职的办公室主任，应该具备以下素质：一、具有正确领会领导意图的理解能力。

领导的意见、指示一般都是通过办公室主任上传下达的。

因此办公室主任必须要正确理解领导的意图，以便准确地上传和下达领导的意见、指示。

二、具有组织大型会议和大型活动的组织能力。

大型会议和大型活动，一般都由办公室出面组织，需要办公室主任作出详尽的计划与周密的安排，包括会议通知、材料准备、会场布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有细小末节的事情都必须安排得十分周到，否则就会贻误工作。

三、具有妥善处理事务的能力。

因为办公室主任有时候是代表领导者处理事务的，所以，无论是领导交办的事务还是领导没有交办的机关其他事务，都必须一件一件处理得恰到好处，不能因事务处理得不妥当而损害领导的形象。

四、具有很强的驾驭文字的能力。

办公室主任不仅要做好会议记录、综合文字材料等简单的文字工作，更重要的是要参与审定或者亲自撰写领导讲话文稿、审核并修改以机关名义发文的各类文稿。

所有这些出台的文字材料，都代表着机关的形象。

因此，办公室主任应该具备很强的驾驭语言文字的能力，并不断努力提高自己的写作水平。

五、要有很强的综合、平衡、协凋能力。

机关办公室是具有综合、平衡、协调职能的机构，很多时候都代表领导者综合情况、平衡关系、协调工作。

因此，办公室主任要全面地了解和掌握全局情况，站在领导者的立场和角度做好全局各项工作。

六、要有一定的公关能力。

办公室主任经常接待来访人员和来客，领导不在场要接待得十分得体；领导在场时，不能喧宾夺主。

代表领导者到外面办事，要想方设法克服一切困难，千方百计把事情办成。

七、要有超前的预测和参谋能力。

某些事预计领导会想到，要提前作好准备；某些事领导暂时还没有想到而办公室主任想到了，要提醒领导；领导办某一件事，办公室主任要注意学习领导的办事方法，设身处地想想这件事要是由自己来处理该怎么处理，必要时还可为领导当参谋，出主意。

公文种类一、公文种类的新旧对比《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）第八条规定，公文共有15个种类。

这里所称“公文”是狭义的公文，而不是广义泛指的包括总结、计划、简报、方案等在内的所有公务文书。

《条例》是法规性文件，因此通常也可以把《条例》规定的15个种类的公文称之为法定文种；其他如总结、计划、简报、方案等15个文种之外的，称为非法定文种。

与1996年中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称原《条例》）和2014年国务院印发的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称原《办法》）相对比，主要有以下特点：（一）减少了3个文种原《条例》规定的公文共有14个文种，原《办法》规定的公文共有13个文种。

“决定”、“意见”、“通知”、“通报”、“报告”、“请示”、“批复”、“函”、“会议纪要”这9个文种，党的机关和行政机关都使用；“决议”、“指示”、“公报”、“条例”、“规定”这5个文种，只有党的机关使用，行政机关不使用；“命令（令）”、“公告”、“通告”、“议案”这4个文种，只有行政机关使用，党的机关不使用。

—1—《条例》对原来党政机关使用的18个文种进行了整合，保留使用15个文种，不再使用“指示”、“条例”、“规定”这3个文种。

将原《条例》印发以来从来没有使用过的“指示”文种去掉，“条例”、“规定”2个文种今后一般使用“通知”来印发。

（二）改变了1个文种的名称原来使用的“会议纪要”文种，《条例》称为“纪要”。

（三）对部分文种的适用范围进行了调整原《条例》和原《办法》对以前共用的几个文种适用范围的界定和表述略有差别，《条例》进行了相应的调整和整合，总体来看绝大部分规定都属于沿用。

二、15种公文的适用范围和适用主体（一）决议。

《条例》规定，“适用于会议讨论通过的重大决策事项”。

一般以党的会议名义发布，行政机关一般不使用该文种。

（二）决定。

《条例》规定，“适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

如《中共中央关于深化文化体制改革推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》、《国务院—2—关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定》。

需要注意的是，《宪法》第107条规定“县级以上地方各级人民政府依照法律规定的权限，……发布决定和命令……”，“乡、民族乡、镇的人民政府执行本级人民代表大会的决议和上级国家行政机关的决定和命令……”。

对《宪法》有关精神的理解，县级以下机关、单位类似于决策部署和奖惩的事项，完全可以使用“通知”、“通报”等文种来实现，应慎重使用“决定”文种，否则将有违宪之嫌。

（三）命令（令）。

《条例》规定，“适用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员”。

党的机关一般不使用该文种，一般适用于省人民政府公布地方规章，省公安、安全、司法部门批准授予和晋升衔级，县级以上人民政府宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。

《条例》规定，“适用于公布重要决定或者重大事项”。

公报有会议公报、联合公报、统计公报、环境公报4个种类，其中，会议公报和联合公报不适用于地方，统计公报和环境公报由国家或省（区、市）有关职能部门发布。

（五）公告。

《条例》规定，“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。

根据有关资料，《条例》所说的重要事项和法定事项属于国家层面，不适用于地方，我市各级党政机关一般不使用该文种。

平时在报纸上看到有的行政机关或—3—企事业单位刊登的各种各样的“公告”，都属于错误使用文种，或者把公文与一般应用文混为一谈。

（六）通告。

《条例》规定，“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”。

党的机关一般不使用该文种，除此之外适用主体非常广泛，各级行政机关都可以根据工作内容使用。

（七）意见。

《条例》规定，“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。

各级党政机关均可使用，一般多用于下行文。

（八）通知。

《条例》规定，“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。

该文种是所有文种中使用频率最高的一个，各级党政机关均可使用。

一般多用于下行文，不相隶属机关之间根据职权范围也可以使用。

（九）通报。

《条例》规定，“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况”。

各级党政机关均可使用。

（十）报告。

《条例》规定，“适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问”。

该文种属于典型的上行文，应避免出现不相隶属机关之间使用该文种以示对受文机关的尊重，这不符合行文规则。

—4—（十一）请示。

《条例》规定，“适用于向上级机关请求指示、批准”。

该文种属于典型的上行文，但多年来一直存在和“报告”类似的错误用法。

（十二）批复。

《条例》规定，“适用于答复下级机关请示事项”。

有下级机关的各级党政机关均可使用。

该文种属于典型的下行文，应避免出现对不相隶属机关请求的审批事项使用该文种的错误用法。

（十三）议案。

《条例》规定，“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项”。

这是《条例》中唯一明确界定适用主体的文种。

（十四）函。

《条例》规定，“适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”。

该文种在日常工作中常常被冷落，本该使用“函”的却错误使用了“请示”或“批复”。

（十五）纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

各级党政机关召开的重要会议，根据工作需要均可使用。

会议纪要是记载会议情况和议定事项的内部文件，一般印发参会单位，也可印发其他有关单位，但不需要向社会公开。

不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。

综合来看，上述15个文种中，有10个文种是党政机关—5—通用的，党的机关一般不使用“命令（令）、公告、通知、议案”等4个文种，行政机关一般不使用“决议”文种。

三、公文种类按照行文方向的划分（一）上行文。

即下级机关向上级机关的行文，最常用的有“报告、请示”2个文种。

（二）下行文。

即上级机关向下级机关的行文，最常用的有“决议、决定、命令（令）、通知、通报、批复、意见”等7个文种。

（三）不相隶属机关之间行文。

包含了平级机关之间的平行文，最常用的是“函”。

《云南省贯彻<党政机关公文处理工作条例>实施细则（试行）》第十八条规定，也可以根据职权范围和工作内容使用“通知”行文。

—6—决议适用于党的机关经过会议讨论通过的重大决策事项或重要工作事项，政府机关一般不宜使用决议。

决定适用于党政机关对重要事项作出决策和部署、奖励有重大贡献的单位和人员、依法惩处有严重错误的单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

党政机关办公室一般不宜使用决定。

命令（令）适用于区政府公布规范性文件、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有卓越贡献的单位和人员。

党的机关和其他政府机关一般不宜使用命令（令）。

公报适用于公布重要决定或者重大事项。

区级及以下党政机关不宜使用公报。

公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

区级及以下党政机关不宜使用公告。

通告适用于政府机关在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

党的机关一般不宜使用通告。

意见适用于党政机关就重要问题、重大事项提出指导性、原则性、建设性的见解和处理办法。

通知适用于党政机关发布、传达要求下级机关和有关单位周知或执行的事项，印发本机关公文、批转下级机关公文，转发上级、同级或不相隶属机关的公文。

通报适用于党政机关表彰有较大贡献或有较好业绩的先进单位和个人，批评违规违纪事件，传达重要精神，告知重要情况。

报告适用于党政机关向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问。

请示适用于党政机关向上级机关就重大问题、重要事项请求指示、批准。

批复适用于党政机关答复下级机关的请示事项。

议案适用于政府机关按照法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

党的机关一般不宜使用议案。

函适用于党政机关与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

纪要适用于党政机关记载会议重要情况和议定事项。

备注：各级党政机关不得在《条例》规定的公文文种之外自立文种。

需制定准则、规定、办法、细则、要点、规划、纲要、计划、方案的，应使用“通知”印发。