关键词：电子文件；单套制；数字转型
如需浏览本专题往期推文，可点击下方超链接跳转阅读：
钱毅1，2
（1.中国人民大学信息资源管理学院；2.中国人民大学电子文件管理研究中心，北京100086）
中图分类号：G270
通过上述三个概念的属性定位可以得知，三者之间存在递进关系，即先定轨、次明套、再定份。而在理论与实践中都存在不少轨套不分、套份混用的情况，在统计套数和份数时也往往不再具体区分其所属的轨型和套型。如《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)中规定，电子文件在物理归档时，应“一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存”，此处即属于“套份混用”的情形。因为没有具体指明此处的“3套”是不同的载体类型还是单纯的备份份数。
3.2明确要素一理解“单套制”等概念的核心约束要素
明确了“轨”“套”“份”等基本型式，尚不足以理解类似“单套制”的含义，还需要结合其他核心约束要素，才能实现对所谓“单套制”的完整理解。比较典型的约束要素包括环节因素、效力因素和业务因素等。
3.2.1基于生命周期的环节因素。
按照经典的文件生命周期理论，可以将文档管理环节划分为前端、中端和后端，默认对应部门为文件形成部门、档案室、档案馆，其对应的系统形态是业务系统(BusinessSystem,BS)、电子文件管理系统(ERMS)和数字档案馆系统(TDR)。[12]我们在讨论类似“单轨制”的概念时必须需要明确具体环节，须知在业务系统中单轨运行和在整个生命周期内单轨运行的难度不可同日而语。在实践中为了结合环节因素进行表述，曾出现过类似全电子化、单轨运行、单套/多套归档、多套保存等组合提法。
从业务系统端看，随着信息化的发展，导致目前在B端采用单轨运行的系统越来越多，如成熟的OA系统已能够实现所谓的无纸化办公，办公文件可基本在线上流转审批；高端制造业、设计行业进行的全数字设计制造已经成为现实。但这类“单轨制”有不少在后续的归档与保存环节往往会以纸张等形式输出硬拷贝，因而从全生命周期的角度看还是实行的“双轨”制。如果仔细划分，还可发现“双轨制”还存在并轨与混轨等情形，如果在业务环节中同时流转等效的纸质文件和电子文件，则成为并轨；而在签字环节将电子文件打印出来供领导签字再扫描后以数字文件重新进入系统的情形则属于“混轨”现象。
从归档环节看，由于受限于真实性保障、法规遵从、操作习惯等要素，在业务环节单轨运行的电子文件往往做不到“从一而终”，需要打印成纸质形式归档，这样就造成了极大的浪费，一般所谓“双套制”就是指的这种情形。实施上，从前述关于“轨”“套”的属性定位来看，这种做法实际上将单轨运行的电子文件衍生成了“双轨归档”。
从保存环节看，需要长期或永久保存的电子档案最后都应当进入数字档案馆系统，数字档案馆系统被视为一类TDR系统，负责数字档案资源长期、可靠的管理和维护。TDR应按照普遍接受的协议和标准设计完整的运行系统，制定切实可行的政策和实施方案，并且具备持续的财政支持和规范的评价系统[13]。国际标准1016363就是用于此类系统认证的参考标准，该标准以OAIS参考模型和OCLC的TRAC报告为基础，是检验TDR是否具备可信存储、迁移和对数字馆藏存取能力的审核标准。国际上已经有相对成熟的用于电子档案长期保存能力成熟度模型DPCMM[14],这些都为在保存环节单轨保存电子档案提供了能力保障的基本条件。
目前，对单轨制的研究场景大多集中在前端和中端。大部分单位在实际业务中已经建设了较为成熟的业务系统，实现电子文件单轨运行。但在电子文件归档环节，易出现较多管理瓶颈，其中电子文件管理系统的专业性不强是造成该环节单轨制难以真正推行的原因之一。现有的大多数电子文件管理系统并未遵循类似M0REQ或GB/T29194的功能需求规范，仅处于辅助档案管理层面，因此难以保证电子文件为“正本”。同时，数字档案馆作为长期保存系统，是否具备可信仓储能力也是后端实现单轨制的关键因素。实践中，因后端系统能力不足导致在归档环节将电子文件纸质化的案例屡见不鲜。
3.2.2基于法律认可的效力因素。
多数情况下人们在谈及“单套制”等概念时首先是从法律效力的角度来展开的，往往会将此问题等效于“电子文件是否具备法律效力”。我们把具有法律效力的文件称为正本，与之对应的是副本，无论采用什么轨型、套型进行电子文件管理，都必须要明确在法律层面上上具有“正本”效力的型式要求，并结合所在地区、行业的具体管理规定确定电子文件管理的具体型式。
事实上，法律从来没有否认过电子文件不具备法律效力，我国的《电子签名法》(2004)第七条、《刑事诉讼法》(2012年修订)第四十八条、《民事诉讼法》(2012年修订)第六十三条、《行政诉讼法》(2015年修订)第三十三条都对电子文件的证据力提供了基本保障。前述案例讲到的上海自贸区“单套制”探索能取得初步成效，一个重要因素就是《中国（上海）自由贸易试验区条例》第44条关于“电子档案与纸质档案具有同等法律效力”的规定保障。正是因为在法律效力日渐明晰的背景下，传统的以纸张为正本，电子为副本的所谓“双套制”开始出现以电子为正本，纸张为副本的逆转趋势。
3.2.3基于技术与管理的业务因素。
[9]冯惠玲，加小双，数字转型背景下美国电子文件管理战略布局与行动探析叮，档案学通讯，2015(6):44-51,
[10]陶水龙，田雷.电子档案双套制管理问题研究，档案学研究，2014(4)：61-64.
[12]GB/T29194-2012.电子文件管理系统通用功能要求[S]
[14]席芮.成熟度模型理论在我国电子文件长期保存领域的适用性研究档案学研究，2014(5):76-80.