员工利用酒店财务漏洞，侵占酒店财产的事情时有发生！少则几千，多则数十、上百万……给酒店造成了不小的经济损失。此前，深圳某快捷酒店的“飞房率”竟高达10%。一年下来，就是上百万的经济损失。
酒店辛苦赚来的钱，怎样才能不被“算计”？
旅智科技·金天鹅云PMS基于腾讯、阿里的服务支持，安全、稳定、有效的保障酒店财务安全。
我们列举了13种酒店常见的财务漏洞，以金天鹅云PMS的使用为例，教大家如何从系统层面防范酒店财务漏洞。
场景举例：
客人续住，从A房间换到B房间，A房间如果不清卡，员工就能把A房间再卖给其他客人。例如，利用换房空挡私开钟点房，与客人线下现金交易，房费放入自己腰包。
防控办法：
①金天鹅云PMS更多系统前台业务参数设置勾选“退房清卡”功能，以保证退房即刻清卡；
②金天鹅云PMS2号店长营销消息推送开启换房消息推送功能，进行实时监控。
客人现金办理入住420元的大床房，前台通过系统改价成350元，70元放入自己口袋。
①合理控制改价权限，一般给到前厅主管；
②如确有改价需求，可在金天鹅云PMS更多系统前台业务参数设置开启审批管理功能。
③操作人如果没有权限“改价”，系统功能模块则显示“申请改价”；申请通过后，才可完成改价操作。
④“修改房价”在异动报表和异动日志中也有体现。财务核账时应注意押金单上房价与结账单上房价不一致的情况，尤其注意现金付款改价的行为。
①合理控制走结权限，建立完善的走结机制（尤其注意现金结账的行为）每日走结订单打印签字核对，责任到人，谁办理走结谁就对这笔钱负责。
操作路径：金天鹅云PMS2号店长设置角色管理选择需要配置的角色名，进入“配置权限”客房订单走结。
②建议财务每个月整理一次，有一个月没有来结的走结，把剩余的押金结账拿走，客人来了之后前台去财务拿押金退还客人。
客人入住酒店大床房，300元房费，300元押金，均为现金。客人退房结账时，无其他消费，前台把300元现金押金退给客人，却不办理结账。而是把该客人的账务转到另外一个“走结订单”里面，私吞300元现金房费。
①金天鹅云PMS更多系统前台业务参数设置不勾选“允许在住订单转走结”。
②合理控制走结权限，建立完善的走结机制（尤其注意现金结账的行为）；每日“走结订单”打印、签字、核对。检查转账日志，责任到人，谁办理“走结”谁就对这笔钱负责。
A客人入住，用现金结账。前台却把A客人的账单，挂到某单位或中介上，把A客人的房费占为己有。
①在PMS系统中，及时核对、检查挂账报表和账务日志，及时发现异动痕迹，进行跟踪。
操作路径：金天鹅云PMS报表报表new门店报表财务CW07挂账明细报表。
②建立完善的挂账机制。当班挂账、刷卡结账都要有相应单据，且需要客人、前厅及主管三方签字确认。
客人要求多开发票，前台和财务勾结虚开发票牟利；或是客人不需要开票的订单，前台把票开出来倒卖。
①使用云发票，在PMS系统中，设置“不允许开票金额超出消费金额”。
操作路径：金天鹅云PMS更多系统发票设置不勾选“允许开票金额超出消费金额”。
客人退房后，客房服务员和前台勾结，直接脏房状态（客房做简单清理）卖钟点房。前台与客人线下现金交易，收取现金后不入账，与客房分钱（没有客房管理的酒店，比较容易出现这种问题）。
①酒店管理系统中，勾选脏房不允许入住。
操作路径：金天鹅云PMS更多系统前台业务参数设置勾选“脏房不允许入住”。
离店客人的账务随意反结，员工相互勾结，反结订单后冲调，将钱财放进自己腰包。如，A客人入住420元房间，交了1000元押金，退房580元，反结冲调70元，酒店实际只收了350元，前台拿走70元。
①系统中开启审批管理功能。当前操作人没有权限操作“改价”、“冲调”、“反结”，系统功能模块“改价”、“冲调”、“反结”会变为“申请改价”、“申请冲调”、“申请反结”。
操作路径：金天鹅云PMS更多系统前台业务参数设置开启审批管理功能。
②合理控制反结权限，建立完善的反结机制；财务审核要严谨，交班对账交接清楚。
前台利用会员积分、代金券等为客人进行扣减，从中牟利。如，会员来办入住，已有5000积分，可免费换取一间大床房；但前台却未告知会员有积分优惠活动，一边私下为客人办理了积分兑换，一边收取了客人房费，将房费装进自己口袋。
①开启会员短信通知，消费变动实时提醒，保障会员权益不被侵犯。
操作路径：金天鹅云PMS2号店长营销小飞鸽短息模板开启积分、消费实时提醒。
②完善积分换房流程和机制，积分换房需客人、前厅经理、财务三方签字确认。
前台自己办理会员卡，用自己会员卡帮散客客人结账，赚取积分。再利用积分换商品或换房出售，从中获利。
①系统中不开启“会员卡非本人入住加积分”。
操作路径：金天鹅云PMS更多系统前台业务参数设置不勾选“会员卡非本人入住加积分”。
②完善积分换房流程和机制，积分换房要客人、前厅经理、财务三方签字确认，财务每日核对积分换房报表，严管严控。
操作路径：金天鹅云PMS订单日志查询会员日志业务类型选择“积分换房”。
会员积分换房日志
积分换房报表
①开启会员短信通知，消费变动实时提醒，保障会员权益不被侵犯。（操作路径同漏洞“9”）
②完善会员管理办法，前厅部管理层加强督导和检查，财务加强日常稽核。
操作路径：金天鹅云PMS报表报表new门店报表会员HY04会员卡消费明细报表。
前台利用延迟退房政策，私下收取客人超时费，放入自己腰包；然后向经理报告没有收超时费。
①在系统中设置超时自动加收房费规则。若要免收超时费，则需前台管理人员（主管/经理）签字，在日常管理严管严控。
操作路径：金天鹅云PMS更多价格体系计费规则时租房计费新增计费规则。
前台利用免费房权限，私自给客人免房费操作，现金收入自己腰包；
①严格控制免费房权限，一般只给到店长，不会开放给前台；
操作路径：金天鹅云PMS2号店长设置角色管理选择需要配置的角色名，进入“配置权限”客房入住入住类型免房费。
②建立完善的财务对账机制，当班免费房单据和报表要签字确认，财务审核严管严控；
操作路径：金天鹅云PMS报表报表new门店报表防漏FL05免费房订单明细报表。
良性的财务发展是底线
不知道各位酒店朋友有没有发现？酒店常见的财务漏洞，大部分是基于现金交易时发生的。所以选择一款系统稳定，数据安全的酒店管理系统（PMS），可以有效防范财务风险、保障酒店资金安全。