信息化建设是现代化发电企业提高管理水平与经济效益的重要手段和工具之一，各发电企业对管理信息系统进行了整体规划，在投入大量人力物力财力的努力后，信息化建设已经初见成效。但是，信息化建设绝非一日之功，而是一个逐步投入和完善的过程。随着基于互联网络的信息应用日渐深入，发电企业的信息系统也面临着如何打破应用边界，将内部业务与外部资源进行业务合作和数据交换的问题，其中比较典型的需求就是如何与厂商和供应商实现采购数据的实时交换与互动。
2、方案目标
以现有的管理信息系统为基础，充分做好相应的数据标准，通过网上采购系统平台与现有系统进行无缝集成。充分利用互联网与外部厂商和机构进行协作，使数据无论从哪里产生都可以通过网上平台进入到内部信息系统中，借助各方的力量共同完善信息系统中的数据，并可只通过内部信息系统即实现与各方的互动。
3、功能模型
4、功能概述
通过对物资的分类而采取不同的采购策略，通过系统提供的灵活的采购方式，如电子招（投）标、电子询价、电子目录采购、采购智能分析、采购定单管理、采购审批权限控制等业务处理手段，高效率地完成各类物资的对外采购过程、提高采购透明度、降低直接采购成本和采购业务的管理成本。
1)询报价管理
询报价过程的记录、审批与管理，系统可以与询报价双方进行数据交互，如询价信息的发布、报价信息的获取等工作。各参与报价的厂商直接通过协同工作平台完成询价、报价过程。采购方在网上发布询价，供应商在网上报价，采购方可以在网上监控采购流程，在采购截止日期到期之后，采购方比较各供应商的产品价格和性能，选择合适的供应商，经审批通过后，最终确定采购方案。通过系统的分析工具，可以对所发生的业务进行数据的汇总分析，包括采购总额、不同物资类别的采购数量、采购金额等。提供与内部MIS系统的整合，使内部MIS系统可以对平台中的工作进行更好的监控，供应商报价的进展和结果自动反映到内部MIS系统中，内部MIS系统中询价工作的报价数据接收、流程推进实现自动化。
2)招投标管理
支持从创建招标开始，直至最终决标并生成采购订单的整个招标流程。招标使买方和卖方可以请求对明确定义的货物和服务进行投标。在整个招投标过程中可对各个环节进行实时监控。实现内部与外部的招投标信息共享，以平台作为采购方与供应商的数据交换点和信息沟通点，最终的数据查询和过程记录可在内部MIS系统中进行管理和检索。采购方可通过接口从内部系统中进行执行进度查询、接收供应商的付款申请等。
3)采购管理
在采购方下达订单之后，系统将一直跟踪订单的状态，并记录订单的所有历史活动，采购商可以随时了解订单的最近状态和订单的执行情况，同时系统将保存每一次订单的更改信息，为采购方和供应商查看订单提供了依据。提供与内部MIS系统的采购订单模块的完整接口，并延伸至物资到货通知、验收情况反馈等功能，可以使供应商将电子商务平台做为自身的供货情况统一管理系统，而采购方则在内部MIS系统中记录采购订单和验收数据的同时共享至供应商处。
4)数据分析
通过系统的分析工具，可以对所发生的询报价和招投标业务进行数据的汇总分析，可以对包括采购总额、不同物资类别的采购数量、采购金额等进行图形化的查询。
5)信息门户
6)公司管理
7)系统管理
除基础的系统管理功能外，在三个方面加强系统的灵活性和实用性，第一、为用户提供统一的手机短信通知机制和手机访问系统方式；第二、统一的接口管理，为MAXIMO、IFS、BFS++等常用的国外EAM软件及国内自主产品提供相应的接口程序并统一进行版本控制等；第三、提供在线的即时通讯管理，可以在采购方、供应商之间提供沟通的有利手段。
二、功能描述：
1、询报价管理
询报价过程的记录、审批与管理，系统在需要与供应商进行数据交互如询价信息的网上发布、报价的网上获取等工作时，在内部MIS系统与采购协同工作平台之间进行数据自动交换，而对于供应商而言，其工作界面则是采购协同工作平台所提供的询报价管理界面。因此，对于询报价管理业务而言，需要同时进行基于内部MIS系统的询报价管理模块的开发和基于采购协同工作平台的询报价管理模块的开发，分别由采购方与供应商使用。各参与报价的厂商直接通过协同工作平台进行报价。
﹥创建询价单
具有采购商权限的客户可以创建询价单，按照平台提供的步骤和内容，发布所需的询价信息。
﹥添加产品或服务
询价明细的类型包括两种：产品或服务。产品是指具有库存的具体设备或零配件商品。服务是指不具实体形态的安装、技术支持、运输等服务项目。
要询价的产品可以从交易平台中注册的供应商产品目录中进行搜索和选择。产品目录中不存在或者是服务项目，可以直接在产品名称中进行描述即可。
一张询价单可以包含多项产品或服务，项数没有限制。
每项产品或服务具备下述主要信息：类型（产品或服务）、产品编码（服务或一次性采购物资无）、产品描述（包含名称和型号）、数量、单位、制造商、材质等。
﹥选择供应商
可以从交易商名录中选取参与询价的供应商。
交易平台自动给非注册用户的供应商发送邀请加盟的邮件。
﹥发布询价信息
根据询价单中选择的询价方式，询价信息可以有三种方式发布出去。
公开询价：向所有询价单中指定的供应商发送邮件通知。并将该询价内容发布到交易平台上，允许其他供应商参与报价。
指定供应商：只向指定的供应商发布询价信息，其他供应商不能看到这个询价信息。
不指定供应商：只发布询价信息，所有供应商都可以参与报价。
﹥供应商报价
根据询价单中指定的询价方式的不同，供应商可以查看到所有可参与报价的询价信息。
供应商在收到询价通知，或在交易平台上获得询价信息后，可以进行报价的填写。
根据询价单中指定的报价方式，供应商的报价可以是部分报价或全部报价。
根据询价单中指定的报价方式，供应商的报价可以是部分数量报价或全部数量报价。
如果询价单中允许公开报价过程，那么供应商可以看到其他供应商的报价信息，否则信息保密。
在两种状态下，采购商可以要求供应商重新报价：
﹥在待报价状态，采购商对已经报价的几个供应商报价不满意，可以要求这些供应商重新报价，将这些供应商的状态修改“重新报价”。
﹥在待比价状态，采购商对已经报价的供应商报价不满意，可以要求供应商重新报价。
提供一个可选方式，让采购商对指定的供应商重新报价。要求重新报价的供应商可以由采购商来指定，也可以是要求全部供应商重新报价。
﹥修改询价单
询价单更改后，询价单状态变更为“重新报价”，同时，交易平台自动向已发出报价的供应商发送询价单变更通知，通知其重新检查或修改报价。
在不修改询价单的情况下，可以要求供应商进行重新报价，但要说明重新报价的原因。
如果询价单允许公开询价过程，那么在报价过程中，采购商可以要求供应商重新报价。
如果询价单中允许公开询价过程，那么采购商可以看到所有供应商的报价信息，否则采购商只有等到整个询价单报价结束后才可以看到报价信息。
﹥询价单状态修改：
询价单在填写完毕，提交后就为待询价状态。
﹥将询价单由待报价状态修改为待比价状态，系统还需将询价截止日期自动修改为前期日期（此情况一般是在采购商对目前供应商的报价已经很满意，认为不需要其他供应商再报价，又或者是因为某种原因想中止供应商的报价）
﹥将询价单由待比价状态修改为待报价状态，这个操作需要修改询价截止日期，将询价截至日期推后（此情况一般是在供应商完成报价，采购商在比价时，对供应商的报价不满意，想要求供应商重新报价）
﹥删除询价单：
草稿状态、待询价状态的询价单可以删除，删除后，对已经报价的供应商自动通知。
﹥设置询价单状态：
可以根据需要提前结束询价。
﹥询价结束
在以下三种情况下，询价结束：
﹥所有供应商完成报价。只适合指定供应商的情况。
﹥手工结束本次询价。
﹥比价
可以要求一个或所有供应商进行重新报价，说明重新报价的原因。
可高亮或颜色显示最低报价。
供应商的报价不可被手动更改。
提供多种形式的报价信息的比较和查询功能。
同一个询价单允许可以由不同的供应商进行供货。
报价比较后，根据每个明细确定的供应商，生成一份或多份采购订单。
﹥接口
内部MIS系统生成的询价单及其明细同步更新到交易平台。
交易平台的报价信息同步更新到内部MIS系统的对应询价单上。
内部MIS系统的比价结果同步更新到交易平台的对应询价单上。
交易平台的比价结果同步更新到内部MIS系统的对应询价单上。
2、招投标管理模块
招投标管理模块基于内部MIS系统平台进行开发，对于采购方而言即为内部MIS系统的一个模块，采购方各角色人员通过该模块进行招投标工作的记录、审批与管理，系统在需要与供应商进行数据交互如招投标信息的网上发布、招标文件的网上下载等工作时，在内部MIS系统与采购协同工作平台之间进行数据自动交换，而对于供应商而言，其工作界面则是采购协同工作平台所提供的招投标管理界面。因此，对于招投标管理业务而言，需要同时进行基于内部MIS系统的招投标管理模块的开发和基于采购协同工作平台的招投标管理模块的开发，分别由采购方与供应商使用。
﹥生成招标单
为已建立的招标单添加招标内容，具备以下功能：
添加的招标内容可以是产品或服务。产品是指具有库存物资编码的设备、备品备件、低值易耗品等，服务是指不具实体形态的安装、技术支持、运输等服务项目。产品可以从库存物资编码中直接选取，服务或一次性采购物资（非常备库存、几乎不重复采购）可以没有物资编码，直接在产品名称中详细描述即可。一张招标单可以包含多项产品或服务，数量原则上没有限制。
允许添加“可选”产品。可选产品的添加与上述产品和服务的添加相同，可选产品的价格不计入投标总价。
﹥选择投标商
采购方可以通过选择投标商将招标信息向已确认参与的供应商发布，其它供应商将不会收到该招标信息。
可选择向所有供应商发送招标信息，即不指定参与厂商，任何符合资格的供应商都可以参加本次投标。
对于已报名参与但未参加投标的厂商可标识“未参与投标”。
﹥澄清及投标文件
在澄清截止日期（招标单中指定）前，用于接收各参与投标厂商的要求澄清文件并回应；在投标截止日期（招标单中指定）前，用于接收各参与投标厂商的投标文件（不包括价格文件）；在评标过程中，记录发送给各投标厂商的澄清文件和厂商的澄清回应。
可附加于本招标单各参与投标厂商记录中，标识各厂商是否提交了澄清文件、投标文件（与协同工作平台交互）和采购方是否已回应。可采用附加文档的方式将要求澄清文件、澄清文件和投标文件附加于本招标单各投标商记录中。
可将评标过程中的要求澄清文件和回应澄清文件附加于本招标单中各投标厂商记录中。
﹥专家及打分记录
记录参与本次评标的人员组成及最终打分结果。
可为招标单添加评标人员组成，人员可从专家库中进行选取（专家库管理作为招投标管理中的单独应用程序）。
在开标完成后，可记录每位专家的最终打分结果，打分内容包括技术分、商务分、价格分、附加分（默认为零，应对可能出现的其他评分内容）。
﹥投标报价
记录参与本次招标的各投标商的报价情况。
报价的产品从招标单中产品或服务中全部（默认）或部分（招标单允许部分报价）进行选取，并填写各投标商的单价、总价、货币、税等。
可进行多轮报价的记录。
﹥评标分数计算
设定评分规则，读取参与评标专家的最终打分并进行计算，确定各投标厂商的最终得分。
可设定打分规则，指定技术、商务、价格各部分的分值权重和基准分的计算。
可汇总计算各投标厂商最终总得分。
总得分最高者默认为拟中标单位，但可手动选择非最高分单位，需在备注中进行详细原因说明。
﹥评标报告
以文本方式将本次招标结果进行汇总，形成报告。
可将招标单记录的所有内容信息汇总成易读的报告形式，以方便领导在审核批准时阅读，报告格式可以事先拟定，如“本次XXXX招标邀请X家厂商参与，分别是XXXX，其中X家厂商进行了投标，XXXX等X共名专家参与了评标，报价XX……拟中标单位XXXX……等”，报告中的动态数据由招标单中的记录读取。
﹥平台招投标管理
搭建在协同工作平台之上，用于与投标厂商的信息交互与管理。
具有招标信息管理界面。该界面为协同工作平台与厂商的工作界面，可在此查看所有可参与的招标信息、每项招标的基本信息和内容、招标单的状态、招标/澄清/投标文件的上传与下载（这些文件在传递至内部MIS的同时应在协同工作平台上保留一份，以作为投标厂商自己的文档归集和知识管理点）、自己与其它投标商的投标价（招标结束后且招标单“是否保密”设为否）、中标单位等。
﹥流程责任及状态控制
招标部门负责招标单的创建，需要填写完整的招标单信息、添加产品或服务信息、附加招标文件、选择参与投标商、选择评标专家、确定评分规则，发送流程至商务部门进行审查和信息完善，在流程发送后不允许更改招标单原信息。
商务部门负责招标单的完善与修改，补充招标单信息如商务联系人等，可对未通过资质审查的供应商进行资质审查、调整投标商和专家名单、调整评分规则、附加招标商务文件等，并发送流程至领导进行审批，在流程发送后不允许更改单据信息。
各参与投标厂商在收到澄清文件送到通知后，通过协同工作平台进行澄清文件的下载，并开始准备投标文件，在投标截止日期终止前将投标技术文件和商务文件（不包括价格文件）上载至协同工作平台。
主管领导负责招标单的审批（支持多级审批），审批过程中领导可以调整招标单中的任何内容，审批完成后发送流程至商务部门。
商务部门在接到领导审批同意的招标结果后，发送流程至“发出中标通知并结束”，在该节点内部MIS系统将把中标单位信息交互到协同工作平台中，协同工作平台负责向中标和未中标单位发出中标或未中标通知（中标通知可预先定义模板，除发送至协同平台外还可打印出来，以便采购方传真或寄到中标单位，以显严肃）。至此，流程结束。。
﹥查询历史招标单时可以直接在结果列表中显示中标单位。
具有直接从确定中标单位的招标单中生成合同的功能（合同管理在合同管理模块中进行，此处是指生成合同编号、对应招标编号、供应商相应帐号、合同内产品或服务等基本信息），能通过状态的改变确保合同不被重复生成。
具备将一张招标单授予多个投标单位的能力。
3、采购订单管理
采购单是采购方在进行一些小批量金额较小的物资采购时对供应商下的订单，采购单模块基于内部MIS系统平台进行开发，对于采购方而言即为内部MIS系统的一个模块，采购方各角色人员通过该模块进行采购单的记录、审批与管理，系统在需要与供应商进行数据交互如采购单内容的相互确认、付款的网上推进等工作时，在内部MIS系统与采购协同工作平台之间进行数据自动交换，对于供应商而言，其工作界面则是采购协同工作平台所提供的采购单管理界面。因此，对于采购单管理业务而言，需要同时进行基于内部MIS系统的模块开发和基于采购协同工作平台的模块开发，分别由采购方与供应商使用。
采购单管理与合同管理极为相似，此处不再详述，主要描述以下二点区别：
﹥采购单无付款计划。一般采购单产生的付款金额都不大，且往往是供货后一次性付清，因此不需要分节点进行付款控制，在一次付款的申请流程上与合同无异。
﹥物资验收是对应采购单进行的，采购单模块中会记录已验收信息，该信息可通过协同工作平台共享给供应商，以方便供应商了解采购方的验收进程。
通过交易平台上的比价，为选定的供应商生成采购订单及采购明细。也可以手动创建采购订单及其采购明细，并通过邮件等方式发送采购订单通知。
采购方收到向供应商订购的产品之后，可以将订单标记为“已接收”。不是必须在系统中表明已收到订单，但是这样做有助于自己做记录，还可以让供应商在系统中查看到您已收到订单。
内部MIS系统生成的采购订单及其明细同步更新到交易平台。
交易平台生成的采购订单及其明细同步更新到内部MIS系统。
4、公司管理
实现对公司的基本信息、产品目录、交易商名录、信息发布等管理功能。
﹥交易商名录
对与本公司有业务往来的交易商（包括采购商、供应商）进行维护，可查询交易商编号、类型（制造商、供应商、运输商等）、交易商名称、联系方式等。
采购方可以建立和维护供应商黑名单、一般供应商名单、合格供应商名单、优选供应商名单，进行供应商的搜索和查询，和相应的供应商进行业务协同。
名录中的交易商可以是交易平台已注册的用户，也可以是非注册用户。非注册用户在业务操作过程中有一定的功能使用限制。
可以由用户自己维护交易商的自定义分类。一个供应商可以指定多个分类，便于对公司的合作伙伴进行多角度的查询和管理。
可以建立供应商的邀请列表，方便采购员在询价、招标、采购的过程中邀请供应商时能够进行快速录入。
允许对交易商进行内部的评价或优先级设置。在业务处理过程中，平台可以根据该设置进行优先处理。
﹥产品目录
在产品目录中进行产品的发布登记，包括产品的名称、规格型号、单价、制造商、经济订购量、经济订购单价和产品说明。
为每个产品指定平台定义的通用产品分类体系，一个产品可以对应多个分类，便于从不同角度对产品进行查询和管理。
﹥信息发布
注册用户在平台上发布本公司的有关信息，如各类公告、通知等。发布出来的信息将在平台首页上显示。
各用户可维护自己的信息栏目。
可以通过邮件等方式直接发送到指定目的地。
﹥帐户管理
设置本公司的收货地址、发货地址、开单地址、洽谈条款和条件（承诺条款方可回应洽谈）等交易信息。这些信息可以在招投标、询报价、采购订单等模块中作为默认条件来使用。
询价截止日期默认为发布日期后1个月。
联系人可以对应公司自己建立的用户帐号，该帐号通过用户管理进行维护。联系人也可以不对应具体帐号，只作为业务联系使用。
允许在管理员帐户下，注册多个子帐户，并为每个子帐户分配不同的操作权限。
﹥数据分析
交易商交易记录汇总分析。
公司基础信息的同步。
交易商信息的同步。
5、信息门户发布
6、系统管理
系统管理是协同工作平台的管理模块，用于支持协同工作平台的运作和维护。
提供短信息通知机制，可以通过手机短信的发布即时将待办任务通知到责任人。
提供邮件通知机制，可以为所有协同工作平台的用户建立邮件账户，并与协同工作平台整合。
提供手机实时访问协同工作平台的手段，在此种方式下，用户可通过手机完成协同工作平台中的工作。