情况说明是一种工作中经常用到的文体，当单位或个人需要对某项工作或某一问题、某一事件向公众、有关部门或个人作出解释说明时，都会用到。
大多数情况说明是对问题、事件的解疑释惑，介绍问题、事件的来龙去脉，专业性不是很强。但也有部分情况说明专业性很强，比如财务情况说明、刑事案件和刑事诉讼中的情况说明等。
情况说明如果说明得当，可以及时解答疑惑，化解矛盾；如果说明不当，也可能会引发更多问题。在现实生活中，因表述欠妥而“抢占”媒体头条的情况说明，屡屡出现，引发争议。因此，情况说明的写作，是一件必须要严谨、慎重对待的事情。
一、恰当命题，一目了然
情况说明的标题也可以灵活多变，采用“关于××情况的说明”“关于××情况的专项说明”“关于××情况的公开说明”等。比如，《关于承诺履行情况的公开说明》《关于证券投资情况的专项说明》等。
二、区分对象，准确称谓
情况说明在有致送对象的情况下要写明主送机关。比如，安徽省霍邱县王截流乡人民政府2014年11月20日向霍邱县水务局报送的《关于王截流乡王楼村水渠、大塘项目规划的情况说明》，其主送机关就写明了是“县水务局”；某工程公司因拖欠工资造成部分农民工围堵市政府大门讨薪，市政府要求该工程公司上报一份情况说明，这份情况说明也需要写明主送机关是“××市人民政府”。
三、介绍经过，实事求是
在写作实践中，除了财务情况说明、刑事司法中的情况说明等具有特殊要求外，多数情况说明并无特殊的专业性要求。但一般情况下，都包括背景介绍、事实经过、处理措施等几项内容。
（一）简明扼要说明背景
比如，镇海区人民政府办公室网络发言人2012年10月24日发布的《关于镇海炼化一体化项目有关情况的说明》一文，简明扼要地交代了镇海炼化一体化项目的年产量、工程概况、项目总投资、选址、占地等情况，指出项目的重要意义。同时，回应群众质疑的环境污染问题，有针对性地点明“炼化一体化项目按照环保部和省、市、区环保部门的要求，执行最严格的排放标准，采用先进的清洁生产工艺和技术，对工艺产品方案和主体装置组成进行优化，其中环保总投入约36亿元”，以便打消群众顾虑，化解矛盾。
（二）尊重事实说明经过
介绍事情经过，对事件的关键环节不能遗漏、不能随意添加、不能避重就轻、不能主次不分，更不能随意更改事实、伪造虚假信息和情节。在用词用语上要认真推敲、细加斟酌，避免出现歧义、误解，甚至引发更大争议。
（三）简洁明了说明处置
针对一些事件的情况说明，要明确写出处理措施、处理结果和现状等。比如，睢县网2015年2月26日发布的《网曝睢县中医院医生被逼喝尿事件的情况说明》一文，明确写出了处置措施：
2月21日15时，睢县公安局接到报警后，立即组织警力赶到现场处置。事件发生后，当地党委、政府高度重视，及时慰问、看望当事医生，并迅速成立了由多部门组成的事件调查组。
2月24日，公安机关根据查证事实，依法对涉嫌犯罪的轩某、许某以涉嫌聚众扰乱社会秩序罪予以刑事拘留，轩某、许某、许某某被取保候审。另，涉案人员亲属已向当事医生赔情道歉。
此部分的写作，尽量言简意赅，避免花费大量篇幅。2015年1月2日，某市道外区太古街727号一日杂品仓库发生火灾。次日，该市公安局官方微博发布情况说明，全文共585个字，其中，表达“领导高度重视”的内容占去258个字，将近一半，引来广泛批评。此类现象时有所见，不仅无法起到消除公众疑问、说明真相的作用，反而带来了更大的负面影响。