企业流程化管理的意义

导语:流程管理强调打破部门壁垒,注重跨部门、多岗位的工作衔接、先后秩序和责任界定,以及各环节的协同配合。纵向加横向,就是企业完整的管理路径。

流程是“横向+纵向”的运行

在有些人的理解中,流程只是一个纵向的运行,是一项工作从头至尾的过程。这种理解是对流程认识不够的表现。在企业层面,我们所说的流程不是指某个处室或单位内部的流程。这些流程只是企业流程中的一个环节,或者叫子流程。确切地说,这种基于组织权力而设置的工作过程不能算做流程,体现的只是部门职能的管理程序。

流程必须要支持企业战略的实现。只有基于战略目标而设置的流程才是有效的。流程管理强调的是打破部门壁垒,强调打破条块分割,更注重对跨部门、多岗位的工作衔接、先后秩序和责任界定,以及各环节的协同配合。实际上,纵向加横向,才算是完整的管理流程。

我们要正确认识流程,一定要清醒地认识到自己的工作在整个产业链中的位置和作用,而不是局限在个体的局部利益上。

实际上,企业的整体运行就是一个大流程,已形成制度的不同专业,可以看作是流程的整体框架。如果再进一步分类和分级,里面还包含了若干个二级流程、三级流程、四级流程等子流程。持续细化、分解,最后就到了手册和表单。

层层分解的过程,也是把企业目标具体落实到操作层次的过程。整个的流程管理体系正好对应了企业业务的全部运行过程:流程的框架体系对应着企业的业务模式、各级流程对应着业务的具体运作、手册和表单对应着业务的规范和标准。落到纸面上,流程管理体系也是一个立体的文件化的管理体系,包括规章制度、流程图、管理手册、操作手册、表单等不同层次的文件。体系文件化,有利于管理工作规范化,有利于管理经验的积累和传承,使管理更多依赖系统,从而减少随意性。

当然,在工作中,我们最应当避免的就是为了文件化而文件化,使流程管理成为“走形式”,文件化最根本的作用是把实际流程的立体结构记录下来,使流程管理更直观、更清晰、更便于管理和推广。

流程管理必须全员参与

管理大体可以分为三个档次或者叫三个阶段。在初级阶段只是为了管理而管理,凭个人经验和直觉去管,管住了人,却无法管住人心,管理效率低下。在中级阶段,追求规范和精细的管理,开始建立制度、完善流程、制订标准、开展考核,管理效果开始提升。在高级阶段,需要渗透管理原理和人性规律,认识到管人就是管心,充分尊重并信任员工,指导员工将个人目标融入到企业的整体战略目标中来,使每个人都自动自发地做事,把工作当作事业,达到文化管理的最高境界。

当前,我们的许多企业正处于中级阶段的初始时期,需要逐步规范来自不同地方员工的行为,以形成统一的文化来迈向高级阶段。在这个过程中,它需要不断强化流程意识,形成适应产业链整体运作、产品整合营销,且能整体把握流程走向的最优化思维模式。在此期间,企业的各职能部门不再站在自己的'立场上说话,而以大局为重。这种把流程作为管理的对象,最明显的特性是,当工作过程中出现问题的时候,首先要从流程设计本身找问题,其次才能分析是不是哪个部门的环节出了问题。

各级领导要通过设计、讨论流程,进一步提高大局观和责任意识,对本专业、本区域的业务在企业的整体运行有更透彻的认识,对流程管理提出有价值的具有建设性的意见,并为跨部门的衔接制订具体的规划。

岗位员工最熟悉的就是各环节的具体工作,可以提供流程设计需要的第一手资料,通过流程图或说明文件的描述,将各环节的工作情况真实地提供出来,同时能够就本岗位流程提出合理的建议,并配合试行,员工的这些工作是各专业流程建设的必备基础。

除此之外,还需要做好流程的梳理工作,流程的梳理工作需要改变已有习惯,打破陈旧的经验,对责权利进行重新审视,关键在于实践。任何改变都意味着付出努力,关键要看实施者有没有这样的管理视野和能力,有没有带头改变的决心和信心,工作能不能持续地抓下去。传统管理向现代管理变革、粗放式管理向精细化管理转变的过程,同时也是人的观念、行为、习惯调整的过程。只有坚定、持续地向前推进,管理才能出效果。

流程管理的重点及方法

目前,我们企业的制度体系已经有了雏形,为制度与流程的共建打下了良好的基础。接下来,就是要通过大量细致的工作,把流程管理作为突破口,融合到企业的精细化管理体系中去。

其一,做好流程的设计、优化工作。

设计流程的基本原则就是基于企业的战略目标,绝对不能站在部门立场上去设计,而要在整体流程的大局中进行设计。也不能把责任划分到部门就算结束了,这是导致众多流程管理执行不下去的重要原因。

在这个过程中,最不能缺少的工作是:通过方便的途径,组织该流程所涉及的专业部门和岗位员工进行充分的讨论和评估。参与讨论的过程恰恰就是对员工最好的宣贯与培训的过程。讨论流程还有没有精简的可能性、先后次序是否可以调整、某些环节与其他流程能否合并、岗位承担的责任是否合适、工作标准是否恰当、具体操作者是否可以合并或更换、能否使用更有效率的工具、哪些表单可以取消、谁来监督流程更合适等问题。通过充分征求员工建议、征询主管领导意见,综合各方面的反馈,对流程进一步修改完善。

其二,做好流程的固化、规范工作。

企业管理部门要统一复核流程的逻辑性、规范性、完善性。可以设定自己的文件标准,用流程图、流程说明、表格等形式,通俗易懂地描述清楚流程范围、职责分工、操作规范、衔接次序、关键节点说明、流程之间以及流程与流程框架之间的逻辑关系、适用制度等,使工作规范化、标准化,并为流程持续优化提供一个清晰的导航。

其三,做好关键流程的评审、实施、监督工作。

其四,做好流程管理体系的建设工作。

流程与制度一样,需要“顶层设计”。企业需要总部各专业部门从上至下输出管理。但无论哪个流程,都会涉及二级单位。因此,二级单位一定要根据上级的流程,梳理、设计、优化好本单位的流程,哪个环节都不能少。

在此期间,管理者在流程的梳理、分析、优化、固化过程中,应当同时考虑整个流程管理体系的层次化、结构化问题,将各个流程按照业务逻辑进行整理以及管理,把各专业、各体系、各层级、各区域的管理“集成”一体,形成一套完整的流程体系。

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