记录者签名：有助于寻找线索，或弄清不明白的地方
语言表达尽量简洁明白，吐字要清晰，不要对着话筒发出咳嗽声或吐痰声。措辞和语法都要切合身份，不可太随便，也不可太生硬。
称呼对方时要加头衔，无论男女，都不可直呼其名，即使对方要求如此称呼，也不可用得过分。切不可用轻浮的言语。
3、出现线路中断情况
4、准时等候约定的回电
6、通话时受到各种干扰
1、态度礼貌友善
2、信息内容简洁
3、语调温和、语速、音量适中
首先要口齿清楚，有节奏感；
正确的做法是传送你自然的语调、语速，遇到一些数字、人名、地名或关键的句子，要强调、放慢语速，或停顿，或重复一遍，以便让对方听明白。
其次，语气语调要温和，音量适中。
4、使用礼貌用语
应该尽量使用礼貌用语，如“您好”“再见”“不必客气”“请”“非常感谢”“我能为您做些什么”，等等。
通话时，应保持平静的情绪，专心致志地与对方交流，不要手舞足蹈，大喊大叫，也不要嗲声嗲气。应该沉着对应，不亢不卑，热情友善。
（一）态度礼貌友善
（二）传递信息简洁
（三）控制语速语调
（四）使用礼貌用语
对话双方都应该使用常规礼貌用语，忌出言粗鲁或通话过程中夹带不文明的口头禅。
（二）礼貌的开头语
当对方拿起听筒后，应当有礼貌地称呼对方，亲切地问候您好。只询问别人，不报出自己是不礼貌的。如果需要讲的内容较长，可问：现在与您谈话方便吗？
（三）用声调传达感情
（四）有所准备，简明有序
（六）礼貌的结束语
（1）以问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。这种形式最为正式，例如，您好！大地公司销售部刘翔。请讲。
（二）自报家门
（三）认真倾听，积极应答
（四）认真清楚地记录
（七）巧问对方姓名
如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，应礼貌、客气地询问对方：对不起，您是哪一位？
第二，外出办事，随时与单位联系；
一、接听来电：注意礼貌用语：
态度热情，反应积极。声调要显得热情愉快。
说话时注意口齿清晰、亲切、热忱、尊重。
吐字清晰，语速适中,语气亲切、自然;
问候你好，自报单位、职务、姓名，感谢代接代转之人;
用语文明、自信等。
重要的客户访问要提前做好准备。
指定接听的人重要事情处理中：
确定是否情况紧急。
无法立即出面接听时要向对方致歉。
告知对方，当事人何时方便接听。
指定接听的人无法出面时：
当事人不在时，请问对方可否留话代为转达。
当事人忙碌时告知对方事后予以回电联络。
当事人出差或病假时，告知该人回店或销假日期。
受托传话之时：
善用传话单或便条纸。
复诵事项内容以免错误。
告知自己的姓名以示负责。
传话便条要确实交给指定的当事人。
谈话结束时：
亲切道别。
等对方挂断之后再放下话筒。
轻轻放下话筒。
做好记录总结归纳。
3.拨错号码
3、注意语调的速度;
8、当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。
9、主动问候，报部门介绍自己;
12、要经常称呼对方的名字，这样表示对对方尊重。
我们首先应确认对方身份、了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。
公司前台接待礼仪
一、公司前台仪容规范
面带笑容，保持开朗心态，有利于营造和谐、融洽的工作气氛;保持身体清洁卫生，这不仅是健康的需要，更是文明的表现，有利于与人交往;头发梳理整齐、面部保持清洁;男员工不留长发，女员工不化浓妆;保持唇部润泽，口气清新，以适合近距离交谈;手部干净，指甲修剪整齐，男员工不留长指甲，女员工不涂抹鲜艳指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。
三、来访者接待礼仪
如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台应该用规范的手势指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访者倒好茶后，前台就要返回岗位。当然，如果前台只有一位的话，直接指引来访者就行了。
(一)重要的第一声
(二)要有喜悦的心情
(三)清晰明朗的声音
(四)迅速准确的接听
(五)认真清楚的记录
语言表达尽量简洁明白，吐字要清晰，不要对着话筒发出咳嗽声或吐痰声。措辞和语法都要切合身份，不可太随便，也不可太生硬。称呼对方时要加头衔，无论男女，都不可直呼其名，即使对方要求如此称呼，也不可用得过分。切不可用轻浮的言语。
出现线路中断情况
准时等候约定的回电
通话时受到各种干扰
1、四控制原则
<2>过程控制：说话的内容尽量要简短、声音要清晰，并且要注意另一方的回应;
<3>背景控制：通话质量即环境要好;
<4>结束控制：发话方或者尊者先挂。
2、四不原则
<1>不要借用别人的手机;
<3>不要制造噪音，这样会造成别人的反感;
<4>手机不要放在发热的地方，比如枕头下，有一定的辐射，对人体有一定的危害。
3、注意的事项
<1>拨错号码要道歉;
<2>回电时记得留号码;
<3>妥善组织自己的话语;
2、通话后，第一句话用说：“你好！XXX饼店。”然后与对方用对方习惯的语言交谈。
3、如果对方并不知道你是谁的情况下，你应该要首先进行自我介绍，同时要多使用敬语。
手机使用注意事项
手机礼仪一：手机放哪儿有讲究
作为职场人员，同事A显然没有考虑过公共场合手机应该放在哪里合适，很多人习惯于把手机随意摆放，这在自己家里或者工位上没有问题。但在公共场合手机的摆放是很有讲究的，但很多人并没有意识到。手机在不使用的时候，可以放在口袋里，也可以放在书包里，但要保证随时可以拿出来，免得像同事A那样。在与别人面对面时，最好不要把手机放在手里，也不要对着别人放置，这都会让对方感觉不舒服。而对于职场人士来说，最好也不要把手机挂在脖子上，这会让人觉得很不专业。
手机礼仪三：接听勿扰他人
手机如今已是再平常不过的事物，但在职场中，一部手机却可以折射出你的职场能力。因此提醒您，职场人员一定要掌握手机礼仪，让手机成为自己的职场帮手，而不是减分利器。
1、电影院、严肃音乐会、舞蹈演出等严禁手机铃声干扰
如果是观看电影、听严肃音乐会、看舞蹈演出等，严禁手机铃声干扰。通常情况下，应当关机。因为即便是铃声设置为振动，也不宜拿起来接听或者突然站起来走到门外去。
2、讲话要礼貌
3、注意音调，保持笑容
5、礼貌挂机
6、择时通话
要学会套近乎，让人觉得你平易近人消除陌生感。这样更有利于进行谈话哦
比如介绍完自己后，对方还没什么反应，你可以继续说你们曾在哪里见过呀，在神马情况下交换过名片呀，你们有什么共同点之类滴哈~目的就是让对方回忆起你，对你有印象，拉近你们滴距离!
请养成一种美德：废话少说
要是你很不幸和我一样名字十分大众化滴话，介绍自己滴时候解释一下，不要让对方弄不清楚你到底是哪一个某某。
2、内容精炼
(1)预先准备
(2)简洁明了
3、表现有礼
4、随时不忘说“让您久等了”
6、注意结束
通话终止的时候，不要忘记向对方说声“再见”。如通话因故暂时中断后，要等待对方再打进来。如果对方的身份比自己高，还应该主动打过去。
②、注意语调的速度;
⑦、当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。
⑵、主动问候，报部门介绍自己;
⑶、如果想知道对方是谁，不要唐突的问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗”;
⑻、要经常称呼对方的名字，这样表示对对方尊重。
客户临门，你自然会欢迎他，邀请他进入你的办公室，让他舒舒服服地坐下。
祝您有个美好的一天！
因此秘书必须具有我代表公司的意识，这样，不但树立了自己的良好的形象，同时也把自己公司的良好形象留给了对方。