1、系统功能模块分类...................................................................................................3
2、各模块使用要求总表................................................................................................3
3、房产管理模块...........................................................................................................4
4、客户管理模块...........................................................................................................5
5、收费管理块..............................................................................................................5
6、车位管理模块..........................................................................................................6
7、入住管理模块..........................................................................................................8
8、综合服务模块..........................................................................................................8
9、调度系统模块..........................................................................................................9
10、出入证管理模块...................................................................................................10
11、安全管理模块.......................................................................................................11
12、环境管理模块.......................................................................................................12
13、设备管理模块.......................................................................................................13
14、会所管理模块.......................................................................................................14
15、社区文化模块.......................................................................................................14
16、租赁中介模块.......................................................................................................15
17、仓库管理模块.......................................................................................................15
18、产管理模块...........................................................................................................16
万科物业管理系统软件功能分类
万科物业管理系统
客户服务类
业务管理类
增值服务类
内部管理类
1、房产管理
2、客户管理
3、收费管理
4、收费管理
5、车位管理
6、入住管理
7、综合服务
8、出入证管理
9、综合查询
1、安全管理
2、环境管理
3、设备管理
1、社区文化
2、会所管理
3、租赁管理
1、仓库管理
2、资产管理
万科物业管理系统各模块使用要求总表
模块名称
应用要求
房产管理
要求使用
安全管理
客户管理
环境管理
收费管理
设备管理
车位管理
入住管理
选择使用
社区文化
综合服务
会所管理
调度系统
10万平方米以上社区要求使用
出入证管理
综合查询
资产管理
仓库管理
房产管理模块
使用指导：
首先应该在系统里“新增管理区”，“管理区名称”统一使用该项目物业管理机构的全称。
然后，在管理区名称目录下“新增大楼”号，在“大楼”目录下“新增房间”，“大楼”目录的层级根据小区具体情况确定，但必须保证全部的目录是四层、房间号的前缀拼音字母统一使用物业给定的编号：
房产管理模块支持图片存档得功能，为了方便今后的管理工作，可以在管理区名称下保存小区平面图，在“大楼”名称下保存大楼的平面图，每间房的户型图保存在该房的房号下：
如果小区有独立车库，应在房产管理模块中建立车位的房产目录，在车位管理模块中可以看到车位的房产目录。
使用要求:
1、新建小区入伙前一个月，应制定熟悉情况的专业录入人或导入房产资料；
2、在房产基本资料中，应该将已经收集到的资料全部录入，其中必须填写的项目包括：房间代码、房间名称、建筑面积、收费面积、户型、朝向等资料；
3、房屋交付时，房屋检查验收的记录应该记录在“房产验收”记录中，保持房屋原始资料的可追溯性。
客户管理模块
客户管理模块的资料是在房产资料的基础上录入的资料，是系统运作的基础之一。客户资料可以直接从地产公司销售软件中导入，也可以逐户录入；
填写业主资料前必须选中房号，填写租户户主后还需要对租户的家庭成员进行登记。
使用要求：
6、业主和租户的家庭成员的信息尽量详细，其中必须包括：姓名、性别、与业主关系、证件名称、证件号码；
7、在管理服务过程中收集到新的业主资料或业主家庭成员资料需要及时在系统里更新；
8、对于公司户和多业主的房屋，必须选定“收费对象”，在收费对象发生变化时及时进行更新。
收费管理模块
收费管理模块具有灵活的收费项目自定义功能，系统实现按年份、月份（季度）记录每个物业单位（房间）的各项收费，对拖欠款进行催交等业务处理、对预收款、银行托收、现金等多方面收款方式提供平台；
能够对业主的预收款使用方案、预收款项、冲抵预交款等进行管理；所有业主的预交款都要在系统中体现；
建议尽可能引导业主通过银行托收的方式进行费用的收款，所有的费用收取都要在系统中体现：一个收费周期结束后，要进行月结，进入下一个收费周期。
9、能够使用软件完成成为顾客提供收费单据并实施收费管理的工作；
10、在系统内可以查询到物业管理收费情况的真实数据。
车位管理模块
车位管理模块用于对小区车位和在小区停放的车辆进行管理，在小区入伙前，应指导熟悉情况的专人在车位管理模块内登记车位情况。登记车位时，车位在“大楼”周边的，在“大楼”目录下登记车位，车位是独立车库的，在房产登记中建立独立的车库目录，再在车库目录下登记车位。所有红线范围内的车位都必须进行准确登记。
11、一个小区必须使用统一的车位号编制方法，在软件里登记的车位号必须和现场车位号相一致；
12、生成车位号以后，需要对车位资料进行详细登记，其中必须登记的项目包括：车位类型、车位号、车位位置、车位名称、车位权属；
13、对于车位产权属于业主的，必须在“车位服务合同”记录表格中登记房间代码。客户名称、车位号、车位收费单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性处必须打钩；
14、对于产权属于全体业主或产权属于万科地产的，必须在”车位租赁合同“记录表格登记房间代号、客户名称、车位号、车位租金单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性、提前提醒天数；
15、和车位有关的特殊事件要求登记在”车位记录“表格中。登记的范围包括突发事件、车位特殊情况等；
16、凡是与小区签订了车位管理协议和车位租赁协议的车辆都应该在”车辆管理“表格中进行记录，车辆记录必须填写的内容有：车牌号码、汽车型号、汽车颜色、车主，有对应固定车位的应该填写“对应车位号”。其他项目根据项目需要选择填写；
17、采用不固定车位管理模式的小区，车主已经购置了车位的，应该签订“车位管理合同”，并在软件中进行记录，记录表中必须填写：房间代码、客户名称、车位号、车位收费单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性；
18、采用不固定车位管理模式的小区，与车主签订了车位租赁协议的，也应该在软件中进行记录，记录表中必须填写房间代号、客户名称、车位号、车位租金单价、合同起始日期、合同终止期、合同有效性、提前提醒天数；
19、与车辆有关的突发事件。特殊情况应该记录在“车辆管理”功能模块的“车辆记录”表格中。
入住管理模块
入住管理模块使用于顾客集中入伙情况下录入顾客资料，已经导入了客户资料的情况下，集中入伙时可以不使用入住管理模块；
在第三步“划款协议录入”阶段，必须正确选择银行划款方案并正确填写以下资料：开户人，银行账号、银行名称、划款协议号码、客户名称。
综合服务模块
综合服务模块有四个功能块：装修管理、室内维修、家政服务、投诉访谈、其中装修管理功能块必须使用，家庭维修、家政服务、客户投诉功能块是否使用根据“调度系统”的使用情况确定。对于小项目，认为没有必要使用“调度系统”的，必须使用“综合服务”模块对室内维修情况。家政服务情况、客户投诉情况进行记录、使用了调度系统的情况下，综合服务模块的上述三块功能可以不使用。
调度系统模块
大项目必须使用调度系统记录和管理服务提供过程。目前只要求用于对顾客的服务需求进行记录和调度，并对回访结果进行记录。内部事件不要求使用调度系统进行管理。
目前，具体责任人还没有条件使用电脑接收任务的，接待人员在“服务规则”中设定将任务发送给责任人所在部门主管。发送任务以后，可由部门主管将任务分配给责任人，也可以由接待人员使用对讲等方式将任务分配给责任人。采用哪种方式分配任务，由各地公司根据实际情况确定。
无论采用上述哪种方式，责任人在完成该项工作后或在一天的工作结束后，应在主管电脑上填写任务完成反馈，做到任务每日盘点。当日要求完成的应该当日完成，不能完成的要对本部门主管和任务发送者进行情况说明。主管人员和任务发送者要求说明的情况进行记录，并进行后续跟进，直至任务关闭。接待人员在责任人反馈完成情况后应该及时进行任务完成效果的回访。
25、顾客提出的服务需求（包括室内维修、家政服务、投诉等）都要在“接待中心”进行登记。管理项目有多个信息口的，各信息口都应该使用调度系统的“接待中心”功能，实现，对顾客需求的记录和调度。
出入证管理模块
出入证管理模块用于对发出的出入证进行登记管理，改模块提供按房间、按客户登记出入证功能，也可以按房间、按客户、按卡号对出入证进行查询。对于没有出入证管理业务的部门，可以不使用本模块；
29、对于有出入证管理业务的部门，“出入证详细”资料登记表格中带红色星号的项目必须填写，“有效期”项目也必须填写，如果出入证带有门禁、停车场功能，因该在相应的项目打勾。如果有补卡也应该在相应的项目打勾。
31、在出入证管理模块登记的出入证是否有效、卡号、领卡人姓名、有效期等资料必须与发卡软件记录资料相对应，在发卡软件进行了更新的，应该及时在出入证管理模块内及时对记录进行更新。
安全管理模块
安全管理模块是为了安全主管人员提供的工作平台，也是为了经理人员提供的管理平台。安全模块有四个功能块：安全突发事件、安全文档、消防及保安器材、月度评估、每个功能模块都要求有效应用：
32、“安全突发事件”记录表格要求对突发事件的情况进行纤细记录，关于事件发生的情况记录在“事件描述”项目内，事件的初步处理情况记录在“处理方法”项目内，对事件的后续跟进和纠正措施记录在“纠正措施”项目内，纠正措施的实施结果记录在“纠正措施完成情况”项目内，对事件处理情况的最后验证情况记录在“验证结果”项目内。
33、要求安全主管将安防工作方案、安全岗位职责、岗位布置图、安全年度工作计划。保安巡逻路线图、消防演习计划、防劫盗演习计划、夜间查岗计划等安全管理类的文档以附件的形式保存在“安全文档”的相应文件夹中；
34、要求安全主管对本部门控制的消防及保安器材登记在“消防及保安器材”表格中，以便加强管理；
35、要求安全主管人员对每月的安全管理工作情况进行评估，并记录在“每月评估”表格中；
环境管理模块
环境管理模块用于主管人员每月对清洁、绿化、、消杀工作进行阅月度评估，对环境类的突发事件进行记录，环境文档用来管理环境类的日常文档，要求负责环境管理工作的主管人员有效应用本模块。
项目内环境分区域管理或项目内有一家以上服务提供方提供服务的，要分区域进行评估，乜有以上情况的可以一个项目填写一份评估表。
”保洁评估“的前期工作回顾是指对当月现场保洁工作质量、保洁工作流程、保洁班组内部门管理等工作进行综合评价和总结；”绿化评估“的前期工作回顾是指对当月绿化养护、绿化病虫害防治、绿化改造更新、绿化班组管理等工作进行综合评价和总结；”消杀评估“的前期工作回顾是指对当月的消杀效果、消杀药品选用、消杀方法、消杀外包方管理等工作进行综合评价和总结；改进措施是指前期工作存在的不足后制定的改善办法及实施步骤。改进措施完成情况是指对改进措施实施后的总结与跟进。
36、”突发事件“记录表格要求对突发事件的情况进行详细记录，关于事件发生的情况记录在”事件描述“项目内，事件的初步处理情况巨鹿在”处理方法“项目内，对事件的后续跟进和纠正措施记录在”纠正措施“项目内，纠正措施的实施结果记录在”纠正措施完成情况“项目内，对事件处理情况的最后验证情况记录在”验证结果“项目内。
37、保洁、绿化、消杀评估的表格自定义时必须包括”前期回顾“、”改进措施“、”改进措施完成情况“栏目，环境管理主管人员必须每月对环境管理的三项业务进行评估；
38、要求环境管理主管人员将保洁人员岗位职责、保洁岗位分布情况、年度工作情况、年度工作计划、月工作计划、消杀工作计划、专项工作计划保存在”环境文档“相应的文件夹内。
设备管理模块
设备管理模块是管理设备档案盒管理设备维护保养工作的平台。项目设备接管以后必须有设备管理方面的人员将设备、设施、房屋本体”详细资料“”子设备档案“在设备管理模块中进行登记。在后续的维护保养过程中将设备、设施及房屋本体大中修情况记录在”故障维修“表格中。
设备、设施、房屋本体根据类型建立目录，在目录下建立设备清单，设备对应的表格中录入设备”详细资料“。
40、子设备档案要求录入设备名称、安装位置、规格、供应商厂家地址、联系方式等资料。
42、本体维修单次维修费用（包括材料费）超过1000元的，在本体维修工程结束后，由维修项目负责人对本体维修情况进行登记，表格设定的所有登记项目都需要正确登记，对于施工单位的资质、作业水平、违章记录等情况可以记录在备注栏。
43、要求设备管理主管人员将设备、设施维护岗位分工，年度、月工作计划，设备、设施、本体保养（改造）计划，每月设备、设施检查情况等文档保存到”设备文档“相应的文件夹里，以便查阅。
会所管理模块
会所管理模块主要用于对小区会所的设施情况、预计情况、使用及消费情况进行登记，对会所会员的资料进行登记，从而对会所经营和会员进行统一管理。会所管理模块适用于有需要使用软件系统对会所服务进行管理的部门，是可以选择使用的模块。
社区文化模块
44、”社区活动“功能块的表格要求简要填写，其中必须填写的项目有：活动名称、活动类型、负责人、活动起始日期、活动结束日期、活动经费；
45、”社区活动“的参与记录必须填写，住户有活动成绩和活动荣誉的需要正确填写；
46、”社区管理“的表格需要填写的项目有：社团名称、成立日期、活动地点、社团介绍，获得荣誉的需要填写”曾获得荣誉“。
48、社区文化管理员需要将社区文化活动的申请、社区文化活动年度计划、社区文化活动效果评估表保存在”文档管理“内。关于社区文化活动的调研报告、统计分析情况等也可以保存在”文档管理“内。
租赁中介模块
租赁中介模块用于物业公司实施自由物业的租赁和承接外来房源出租、出售的管理。改模块主要功能有外来房源的建立、来访客户的登记、房屋匹配（即搜索房源）、租赁合同的登记、租赁事件的登记等。租赁中介模块是可以选择使用的模块。
仓库管理模块
仓库管理模块是用于对仓库物料实施管理的模块，它包括物料库的建立、仓库业务处理（如入库操作、出库操作、盘点操作等）。仓库管理模块适用于仓库配有电脑的部门，是可选择使用的模块。
资产管理模块
资产管理模块用于对资产进行登记、盘点，对资产变动情况进行登记。资产管理模块分成”详细资料“、”资产记录“、”资产盘点“三个功能模块。即可以由公司管理资产也可以由项目管理资产。
49、当资产发生购置、调拨、报废等情况时填写”资产记录“。”资产记录“表格中”备注“栏目和”记录详情“可以选择填写，其他项目都需要正确填写；
50、”资产盘点“中，”存放地点“和”金额“可以选择填写，其他项目都需要正确填写。