那么,企业该如何做好合同全生命周期管理?有哪些好的经验可供借鉴及交流?基于此,3月12日,法天使联合亚太法务联盟、法律先生、360集团共同举办以“企业合同标准化管理”为主题的经验交流活动,并参观了360集团,希望通过此次活动,促进各大企业合同问题探讨及业务交流,共同探索更加高效的企业合同管理方式。
随后,吴佳丽从公司法务合同管理的痛点切入,并表示业务标准化管理过程中存在重复性咨询、重复性业务模式、重复性业务风险、重复性岗位职责、重复性流程管理、重复性业务对接等问题;法务标准化管理难点则在于专业标准模糊化、退让底线不统一性、专业工作重复性、风险管控要求不统一、共享机制缺失。如何破解这些难点?需要法律科技助力,通过人机协审,借助数据算法,实现去人治化,达到良好的流程管控。
在人员层,入门培训、专业考评、审核指引、内外培训必不可少;在产品层,可成立合同文本标委会,组建风险库,搭建制度体系,完善审查清单,多部门联动构建案例体系;在用户层,需要有业务指引,并能够进行风险自查,进行业务培训与考核,推广与映射标准化流程,实现智能问答等功能;在工具层,需要熟悉数据管理,了解法律科技方面工具的应用。
目前,法律科技在合同标准化管理中的应用主要包括外部大数据、标准化文本、标准化审查、风险库管理、内部数据层、智能化设备。通过这些方面可实现智能审查,案例库关联,信息智能提取等,以便企业更好地进行诉讼管理、知产管理、人员管理、知识管理等。
在公司标准化建设的交流方面,她指出,希望与参会嘉宾共同探讨合同模板建设与应用、团队律师专业化标准与考核管理、业务标准化指引建设、风险库及知识共享制度、业务培训宣传体系(如何引导业务使用标准化法务产品?)等方面的内容。
围绕标准模板、标准方法、标准流程、合同工具四个方面,常金光展开了详细介绍。
首先,在创建标准模板方面,法天使出版了《中国合同大全——中国合同分类法》,该书汇编了2000子类、纵向5级、10000+文本,能够对场景进行多重列类。
何为多重类列?它指的是,分类法在编列类目时,对具有多重属性、多向成族的客观事物,在统一划分阶段,同时采用几个分类标准,对上位概念进行划分,从而在一个类列中形成几组按不同属性聚类的同位概念。
此外,标准模板还包含企业合同模板库,在模板分类过程需互斥全集,从业务场景多重类列,与IT系统业务流匹配;此外还需动态调整,合同模板从来不止于静态模板,结合我方主营业务、对方主营业务,需建设标准化填空式模板库、半标准选择式条款库、非标准定制式审查清单/交易指引。
常金光认为,合同库分类的法务负责人,应该是具有很好的宏观视野和大局观的专家,得有CEO高度的整体视野。理解企业现有业务结构和未来的战略方向。
其次,在标准方法方面,制定模板的标准在哪里?何为正确的标准方法?
目前,多数行业状况是缺乏标准,缺乏标准的知识体系、标准的工作流程,因此,法天使提出了“三观四步法”,从宏观、中观、微观三个方面、4个步骤建设标准的知识体系、标准的工作流程。
随后,常金光还介绍了合同主体方面的特殊情形、合同标的方面的特殊情形、合同程序方面的特殊情形。
最后,常金光表示,关于合同管理,还有理念提炼、认知管理、项目实施、价值创造等更多话题可与参会嘉宾探讨,而法天使也在近年来的实践中做到了“授人以鱼,且授人以渔”,业务涵盖模板定制、方法培训、合同咨询等多个方面。
关于合同起草的自动化,还有嘉宾提出了在实际应用中的几点困惑:
法务部门可以配置专家库,调试出匹配的规则,最终能够导出可以有业务部门使用的合同模板。但由于部分合同是基于复杂的商业谈判而形成的,这样的复杂谈判过程无法融入这个模板中。
另外,在合同审查实务过程中,可能出现这样的情况:系统可能识别了一些风险,但是法务人员并不认可这些风险,或对于某些风险,系统的识别并不准确。那么对于法务人员而言,原先只需审查合同,现在还需筛查风险,这反而增大了工作量。
对此,有嘉宾回应称,企业可以通过合理的方式制定出一套完整的、合适的规则逻辑,以适应审查过程中出现的实际问题,对产品进行不断的优化。在细节方面,系统还需避免过度提示,这也是目前AI和用户之间的一个问题——准确度、识别度的问题。