档案的作用档案是人类文明的伴生物。在人类漫长的文明史中，无论各个国家的政权性质如何、发达程度如何，都无一例外地在日积月累地形成和保存档案，并将其流传于后世。之所以如此，是因为档案具有独特的、重要的、广泛的社会作用。随着社会进步和人们认识的发展，档案的作用还在不断得以发掘，目前比较集中和主要地表现在行
档案的作用
档案是人类文明的伴生物。在人类漫长的文明史中，无论各个国家的政权性质如何、发达程度如何，都无一例外地在日积月累地形成和保存档案，并将其流传于后世。之所以如此，是因为档案具有独特的、重要的、广泛的社会作用。随着社会进步和人们认识的发展，档案的作用还在不断得以发掘，目前比较集中和主要地表现在行政、业务、文化、法律、教育等几个方面。
一、行政作用
档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，这些记录对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称为资治作用或行政作用。
二、业务作用
档案作为历史的记录，就其宏观而言，纵贯古今许多历史阶段，横穿自然和社会的各个领域。就其微观而言，它记述了人们改造客观世界和主观世界的实践过程，涉及生产经营、金融贸易、工程设计、教育卫生、文学艺术、军事外交等诸多方面。档案在每一个业务领域中都可发挥重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障。
档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件。这是因为：第一，人类的生产、经营等各种业务活动与行政管理一样都是一个连续的过程，是以部分地继承前人的成果、经验为条件的。没有这种连续和继承，社会生产力就难以发展，各项业务就失去了根基。因此，在各项业务活动中经常需要查阅以往的记录作为继续工作的依据。第二，在业务活动中，利用前人的记录常常需要精确的记录，这是人脑记忆和口头传达难以满足的。有时由于缺少一个数据或数据不准确，就会妨碍业务活动的正常进行。而各种专门业务档案中除了以文字表达的定性记录外，还有大量以数字表达的定量记录(如统计数据、会计报表等)和以图形、图像表达的记录(如设计图纸、勘测图、观测图等)，这些记录是业务活动中须臾不可离开的基础和条件。例如，会计档案是编制国家、地方和单位预算的重要依据，是各项经济查证的可靠的书面证明；诉讼档案是各类案件审结和再审、复审的可靠凭证；商标档案是确定商标专用权、开展商标评审工作、监督产品质量、查处商标侵权行为，以及进行商标咨询工作的基本依据。
在各项业务活动中形成的档案不仅可以维持业务活动的正常进行，有时还可以产生明显的社会效益和经济效益。中国第一历史档案馆所藏明清时期的水文档案为建设长江三峡水利枢纽工程和治理黄河、海河提供了重要的依据和参考。浙江省建筑设计院利用茅以升先生保存下来的钱塘江大桥档案，掌握了该桥附近的地下水文情况，节约了15万元钻探费，加快了设计速度。在1991年居庸关及古P54长城遗址的修复工程、1999年天安门广场的修整工程中，挡案都为工程的设计和施工提供了重要依据，而且节约了大量的设计施工资金。又如，在生产开发领域中，充分利用档案可以节省大量资源，对于节约劳动支付和避免重复劳动，对于企、事业单位挖潜、革新、改造、取得经济效益都具有重要作用。仅据上海、天津档案部门不完全统计，1994年通过开发利用档案创造的直接和间接经济效益就分别达4．3亿元和6．2亿元。
三、文化作用．
档案的文化作用主要是指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富，以及它对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能。档案与文化紧密相连，档案是人类文明的产物，是历史文化遗产中必不可少的组成部分。社会文化的发展是具有历史连续性的，社会物质生产发展的连续性是文化发展历史连续性的基础，而档案的存在和发展是文化发展连续性的重要条件之一。
档案是文化创新的基础。这不仅表现在人们可以从档案中吸取历史文化的精髓，作用于社会意识形态，形成新的文化价值判断；也表现为人类可以在借鉴已有文化成果的基础上创造新的文化。如一些档案具有较高的文学艺术价值，可供欣赏和收藏；一些档案资料为文艺作品的创作提供了生动可信的素材和生活原型，被直接或间接引用到各种文艺作品中。如北京京剧院在创作京剧《风雨同仁堂》时，l就利用了大量的档案，同仁堂和其他许多老字号的原始档案资料都成为编剧、导演构思剧本的基础。
四、法律作用
档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。法律作用是档案凭证价值的重要体现。从档案的形成来看，它是当时、当地、当事人在业务活动中形成的原始记录，真实性、可靠性强，是令人信服的真凭实据。