可视化技术最早运用于上世纪八十年代的计算机科学领域,而法律服务可视化是近几年律师界在法律服务市场化、专业化、产品化探讨过程中提出的新课题。法律服务可视化的主要着力点在于:利用普通工具解决律师与客户之间的信息传播不对称问题,从而提升法律服务质量。
我个人认为法律服务可视化的意义有四个方面:一是展现全貌,许多案件或者一个案件的各个方面包含多个不同的元素,其中的一个元素可能会影响到其他元素,如果不采取可视化,则无法看到全貌、也无法进行真正的讨论,不利于将事实问题转换为法律问题,也不利于将法律知识转换为客户能够理解的语言;二是增强理解,便于对话、探索和交流;三是将复杂问题简单化,增强审视;四是利于处理异议问题,在讨论过程中出现观点不同时,争论的双方看到自己的观点得以记录并展现于众时,情绪会逐渐趋于缓和(心理学原理:我的观点不再被人忽视了)。
下面,我结合自己在法律顾问工作方面的学习、实践和思考,谈谈可视化理念在法律顾问工作中的具体运用。
从大的结构而言,法律顾问工作可以分为三大阶段:正式签订法律顾问合同之前的缔约阶段、法律服务阶段和总结阶段。
一、缔约阶段
通常而言,客户在正式委托某律师作为其法律顾问之前会有洽谈(或者招标)等活动。律师为顺利签订法律顾问合同,一般会向目标客户发送《法律顾问服务方案》,一般包括律师事务所简介、律师(团队)简介、服务方式、收费方案等内容。但此方案是大多数律师都在从事的准备工作,没有创新性,更不一定符合目标客户的实际需求(法律上的痛点)。
下图是客户有涉诉案件的法律分析表:
另外,还应该对客户的涉诉案件进行宏观的统计(案由分布、胜诉情况等),如下图:
对于客户暂时没有诉讼案件的情况,那么则根据客户所在行业特点,在案例数据库中检索类似企业的涉诉情况。例如,目标客户是一家餐饮企业,那么通过检索分析后,可以从如下角度进行分析汇报:
一是餐饮行业历年的行情形势:
二是全国餐饮行业近年来的涉诉案件数量情况:
三是全国餐饮行业近两年涉案的类型:
四是对各个风险点的具体情况(如租赁合同纠纷)进行深入细致的分析。在此不再举图例。
综上,我个人认为在洽谈法律顾问的过程中,给目标客户一份相对完整、专业、用心、量身定做的法律服务报告是打动客户的'定心丸',即使客户最终因为各种原因没有委托自己,但至少在专业上进行了一次正面展示,而不是仅仅呈现给客户一份千篇一律、长篇累牍的事务所介绍等等,甚至可能是负面营销。
因此,我认为一份相对完整的《法律顾问服务方案》应当有如下结构:
在方案报告的呈递上,如果是先期投标,制作精美的标书是必要的;如果是面对面洽谈,则不仅应及时呈递上已经制作好的标书,还应该用PPT(keynote)等方式进行现场讲解。
二、服务阶段
在法律顾问服务阶段,要坚持将法律服务的每一个过程有形化,这是所有法律服务标准化、流程化、产品化的基本落脚点和出发点。我认为,在服务的过程中,要坚持'一个顾问单位一个档案'原则(档案的结构如下图),即一个顾问单位一个文件夹(一级文件夹),一级文件夹之下建立'工作台账'与'服务类别'二级文件夹,服务类别有'合同修改'、'诉讼案件''法律培训'等文件夹,'合同修改'等二级文件夹下建'顾问日志''原稿''修改一稿''修改二稿''终稿及发送界面'等文本文件。
(一)工作台账
(二)顾问日志
(三)工作过程全记录
三、总结阶段
在一个年度终结时,顾问律师应当对本年度的工作进行总结(如果顾问单位的事务较多,可以分半年或者季度终结)。最好的总结方式,就是为客户送交《法律顾问工作述职报告》,此乃'聚沙成塔'的结果,以有形化的报告解决'顾问律师拿了钱,没啥做事''我每天累得要死,这点顾问费'的问题。如下图:
下面详细介绍一下《法律顾问工作述职》报告的制作方法:
1.《法律顾问述职报告》一般由封面(含书脊)、扉页、目录、顾问工作总结、顾问日志及资料、法律意见书(视情况添加)、封底七部分构成。
3.第一页为扉页,内容和板式与封面正面内容完全相同,黑白打印。
4.目录。'目录'居中对齐,二号字,宋体。目录正文一般使用二级层级。第一级层级主要为:法律顾问工作总结、法律顾问事务整理(分为合同修改、诉讼案件、法律培训等)、法律意见等;第二层级主要是对一级层级的细分,结构清晰。
5.顾问日志及资料。包括顾问日志、原版材料、修改及草拟的材料、书面法律意见、发送邮件截图等并基本按此顺序排序。这里就是体现第二步法律顾问服务过程中资料的管理情况。
6.封底。封底,例如团队简介、团队宗旨等。
7.述职报告每本装订200页-250页(2cm-2.5cm)左右,厚度适中,符合阅读。
8.述职报告至少应当装订两套,一套呈送给顾问单位,一份律师自行存留,成为律师的工作成果展示。至于述职报告的纸张,奢简由己。
当顾问律师将一套述职报告呈递给客户时,不仅仅是对自己工作的最好总结(实务成果大于言谈),也是对自己最好的宣传。
律师的专业水平是道,将可视化等理念运用到工作中可以提高律师的术。二者结合,犹如珠联璧合,对于提升律师的专业形象以及知识管理都大有裨益。