那么，怎样才能做好采购合同管理呢，要做好以下两件事情：
首先，做好采购合同管理的基础工作，只要是合同层级架构的设计工作，主线包括主合同、工作说明书（SOW）、参与协议、采购订单（PO）等，辅线由技术协议、保密协议、环保协议等等基础协议。把这些合同种类之间的关系理清楚了，并把相应的合同条款设计清楚，将合同文本进行标准化管理，什么时候该签订什么合同，该怎么签，就一目了然，心里也会比较有底气。
其次，具体到寻源项目签订采购合同时，将主要精力放在将合同执行工作线性化，并将关键合同条款电子化，以系统管理的方式进行合同管理工作，提升工作效率。
接下来，将把以上两件事情分别展开阐述一下。
首先是采购合同管理的基础部分，合同的层级从上之下主要分为主合同（MA，MasterAgreement）、工作说明书(SOW,StatementofWork)、参与协议（ParticipateAgreement），订单（PO，PurchaseOrder），某些情况下，需要针对具体项目签订具体的协议，但基础仍然是以上几种协议。
1、主合同是与供应商签订的覆盖基本合作意向，双方的权利与义务，一些基本的法律条款，期限和终止条件等，不涉及具体的业务内容，但主合同的签订可以一劳永逸，不用再将类似条款一遍又一遍与供应商签订，一般供应商准入后就可以签订主合同。
2、工作说明书的签订意味着买卖双方双方就具体的业务合作进入实质阶段，包括产品或服务的具体规格要求，交付要求，通用验收条件，采购方责任，供应商责任，付款条件，以及一些标准文件，保修条款等等。
3、参与协议指的是在某一地区签署的协议可在其他区域同时有效，这对全球采购寻源业务至关重要。由于各地的分公司是独立的法人主体，需要独立结算，因此，参与协议就具有非常重要的意义。
4、订单，是供应商开始提供产品和服务的开始，也是供应商开具发票的书面证明，同时也是采购方付款的条件之一。某些间接采购中，订单可以独立出具，并起到替代合同的作用。
以上几种合同组合有多种方式，有些情况需要全部签订，有些情况则可以按需要选择。
另外一些基础协议，如技术协议、保密协议等也是伴随着主合同的签订而签订的。这些基础打扎实以后，对后面的采购合同管理执行工作起到事半功倍的作用。
其次，讲到采购合同管理执行部分就比较顺理成章了，包括合同草拟、审批、签订、存档、变更/终止几个步骤。
1、合同草拟：通常以基础部分提到的标准合同模板及条款为基础，针对具体项目的要求，主要进行商务条款的修订，包括产品/服务具体需求、交付要求、验收标准，终止条件/日期等等，与需求方和供应商进行需求和条款确认。
3、合同签订：与供应商进行合同签订，双方签字盖章。
5、合同变更/终止：一旦合同变更/终止条件被触发，则需要进行合同的变更及终止，经过相应的审批后，进行归档管理
相信经过这些基础管理梳理后，采购合同管理会变得更加高效，并对业务运行及合规管理起到有效的支撑作用。
从采购流程管理角度出发，企业可以采取以下步骤来做好采购管理工作：
设立明确的采购策略：制定明确的采购目标和策略，包括供应商选择标准、采购方式、质量要求、供应链管理等方面的决策。确保采购活动与企业整体战略相一致。
建立供应商评估机制：建立供应商评估的标准和流程，包括供应商的信誉度、质量控制能力、价格竞争力等指标。定期对供应商进行评估，并与优质供应商建立长期合作关系。
强化采购合同管理：制定完善的采购合同管理制度，明确合同条款、采购数量、价格、质量要求、交货期限等内容。加强对合同履行情况的监督和管理，确保供应商按合同要求履行义务。
加强供应链协调与管理：与供应链中的其他环节进行紧密协调，包括与销售、生产、物流等部门的协同合作，确保采购活动与企业的生产运营和市场需求相衔接。
采购数据分析与优化：建立采购数据管理系统，对采购活动进行数据分析，包括采购成本、供应商绩效、采购周期等指标的监控和分析。通过数据驱动的优化措施，提升采购效率和降低成本。
建立风险管理机制：识别和评估采购过程中的潜在风险，包括供应商风险、市场风险、质量风险等，并建立相应的风险管理措施和预案，减少采购风险对企业运营的影响。
培养采购人才和团队：建立专业化的采购团队，培养和吸引具有采购专业知识和技能的人才。提供培训机会，不断提升采购团队的综合素质和专业能力。
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采购
为进一步建立、健全和完善规范化、科学化的采购管理，保证商服部经营正常运转和取得良好经济效益，特制订本制度。一、商品采购实行计划管理、专人负责，部门经理要根据年度经营指标制定年度采购计划，经公司批准后实施。
二、采购计划要根据市场实际制定，坚持量出为入，以销定购的原则；防止积压，避免断档，做到快进快出，加快资金周转。
三、了解掌握市场信息，根据市场变化及时调整采购计划,选择畅销、有特色、优势竞争的商品。
四、采购商品选择突出重点经营定位及特色营销策略，贴近大众化主流消费，满足多层次消费需求；
五、以市场调研分析的经营核算预测为前提，准确选定重点经营商品；准确选定重点畅销的主力商品；实现良性合理的商品经营结构；
六、选择质优价廉、物超所值、时尚倡导的适合本地消费的更新换代商品，实现引导消费；
七、所选择的商品须达到一定的适销率及周转率，且确保品质达标、安全消费。
八、进货选择具备供货厂商资信及商品销售手续须达到完整、可靠、合法、有效的条件；
九、存在多种进货渠道时，在保证供货厂商资信、商品质量、销售服务同等可靠的基础上，比较分析及综合平衡厂商供货保障能力、供货价格优惠程序、结算条件优惠程序上优化选定进货渠道。
十、大宗商品采购须签订采购合同，合同中的各项条款事宜必须签署准确、严密。
十二、对采购回来的商品物资应由采购员和库管核对数量、价格并对商品质量进行验收，共同在验收单上签字确认后入库。
十三、采购人员采购完成后，一周内必须到财务部报账，报销程序按公司（费用报销管理制度）中的有关规定执行。
采购人员岗位责任制
1、采购工作实行“谁进货、谁负责；谁审批，谁负责；采购与管理责任并联；落实到人，层层负责，责任到底”的管理原则和责任制度。
2、将所经营商品厂商资信、签约履约、商品销售、资金占用、库存周转、经营效益等优劣情况按经营管理权限及责任纳入采购人员经营目标管理，由公司统一制订具体考核标准及实施办法加以落实。
销售
第一条依据。本公司销售业务的事务处理须依照本规定进行。
第二条目的。本规定的目的在于明确销售活动中事务处理的基准及手续，使其经营得以合理进行。
第三条管辖。销售业务则应属于销售副总经理的经管领域。
第四条事务范围。销售业务的事务范围如下：
1.处理销售方面的事项；
2.从定价、报价到货款回收为止的一切与销售有关实务；
3.因销售而发生的会计记账事务；
4.代理店与特许经营店的管理；
6.开发。
第五条销售计划的立案。销售计划在策立之前，应先就一般经济行情的预测和过去的销售实绩的分析、市场调查资料等，拿来与工厂的设备及生产状况做一对照后再立案。
第六条定价。定价时除对工厂的成本进行调查外，还须参酌其他同业公司及市场行情，力求确实、妥切。
第七条受理订货的合同。受理订货的合同，原则上以文书方式，双方互相交换，如此才能使与顾客订立的契约内容确实。
第八条严格遵守交货日期。务必严格遵守交货的日期。为达此目的，要不断与顾客、生产部门和技术部门保持密切联系，这样才能使设计迅速确定。
第九条货款的回收。务必设法使产品销售后的货款顺利回收。因此，除了需尽快采取请款手续外，在货款收讫之前，必须经常留心其发展。
第十条统一整理方式。账簿的记载、传票资料的发出及整理，须以互相牵制为根本，在整理方式上必须求其统一与合理化。
第十一条代理店与特许经营店的设置。代理店及特许经营店的设置通常应符合公司远期规划的要求，以销售产品为主，获取市场信息为辅。
第十三条产品开发。开发新产品时需使顾客认识新产品，并唤起他们的需求，才能扩大销售管道。另外，对于改良意见须加以统一，对于未来的品项也须进行研究，如此才能巩固销售的根基。
第十四条销售部门的定义。在本规定中，销售部门是指国内贸易部（及其下属的华东部、华南部、西北部和华北部四个分部）和国际贸易部（及其下属的欧洲部、美洲部、亚洲部和非洲部四个分部）。
第十六条定期计划表。销售计划中需定期制定者包括：半年度的订货受理及销售额计划表，各月份长期销售额计划表、半年度的进款计划表及各月份的进款计划表。
1.半年度订货受理计划及销售额计划表须于每年的1月及7月，依月份及品项种类记载下一年度的订货受理及销售额的预估。
2.月份长期销售额计划表内容依照出货月份、产品种类，记载每6个月期间的销售预定额。
3.半年度收款计划表须于每年的1月及7月，依照月份、客户分别记入下年度的进款预定额。
4.各月份进款计划表须于每月初将各销售部门及各户别的当月进款预估额记入表中。
第十七条资料的提出。部门经理应将上述各项计划的资料及计划表按时提交给销售副总经理。
第十八条资料的调查分析。销售部门为制定第十六条中的各项计划，应收集过去的销售实绩、市场动向及其他资料，进行调查与分析。
第十九条举行会议。销售副总经理应定期召集销售部门经理，举行年度、半年度订货受理会议、月份销售会议及每月收款会议，借由讨论来制定销售计划。
1.半年度订货受理会议于每年的1月及7月上旬召开，会议目的在于审议下年度的订货受理计划的方案。
2.月份销售会议于每月上旬举行，目的在于审议销售计划的妥当性。
3.每月进款会议于每月上旬举行，目的在于制定每月的收款计划，并进行审议。
第二十条预估生产的处理。依据销售计划，如有必要进行预估生产的准备时，销售经理室须发出生产准备委托书，经由销售副总经理的裁决后，送交生产部。
第二十一条情报的获得、报告。销售部门经理必须依照规定的要领，不断的掌握市场动向，其他同业公司的估价状况及自己的订单接获情况，适时地向销售副总经理报告。
第二十二条信用调查。销售部门必须不断努力掌握顾客的信用状况。尤其是对于首次交易的对象应特别慎重，如交易涉及重大的应请示销售副总经理的裁决而后行事。
第二十三条收集、整理各项资料。销售经理室必须不断收集产品价格表、库存品一览表及其他定价、报价、受理订货时的必要资料，设法使其完备，帮助销售部门的销售活动得以顺利进行。
第二十四条报价。报价分为标准产品的报价与特定产品的报价二种：
1.标准产品的报价是指产品价格表中所列出本公司的标准规格商品的报价。
2.特定商品的报价是指产品价格表中未列出价格或标准规格品以外的商品的报价。
石英塑胶地板的基价（包括标准厚度、规定颜色的产品和非标准厚度、色卡以外颜色的产品）由销售副总经理提报总经理或董事长裁决。对于长期客户、进货量大的客户，如报价与基价有显著差异或交易条件特殊、对日后销售有重大影响者，应由部门经理请示上级裁示后行事。
第二十五条报价的裁决基准。标准产品和特定产品的售价以下列规定为裁决基准：
1.产品报价在基价下浮15%-20%的售价，由董事长裁决。
2.产品报价在基价下浮10%-15%的售价，由销售副总经理裁决。
3.产品报价在基价下浮5%-10%的售价，由销售部门经理裁决。
第二十六条如果客户没有特别指定，通常以本公司所指定的报价表来进行报价。
第二十七条规格（厚度和颜色）设计。设计说明书必须以基价为基准，进行测算，并促请尽快决定。设计说明书原则上须向技术部门和生产部门预审。
第二十八条销售合同文本的处理。在受理订货时，须依照下列规定来处理销售合同文本：
1.在销售合同号码上冠以英文字母，以表示产品销售的国家或地区。原则上需依照销售合同来进行。如果是依照订货书的话，原则上须填写订货书来代替销售合同。
2.前项销售合同文本的交换发生困难时，也务必设法取得足以证明的文书。
3.销售合同若由顾客一方做成，则须注意对其记载的内容是否与本公司所提的报价内容相符，并做好详细的检核工作。若销售合同文本由本公司负责制作，由须依照另外所规定的文本格式为标准。
4.销售合同文本一概由销售部门负责保管。因此，销售部门必须备有合同登记簿，将规定的内容记入其中。
第二十九条销售编号的使用区分。销售编号的使用区分，则另行规定。
第三十条受理订货的事务手续。受理客户的订货时，须依照下列规定完成事务手续：
1.销售部门须及时发出订货的出货传票，并依照规定的顺序送交各关系部门。订货的出货传票，在必要时尚须附上订货明细表、订货说明、包装细节等。
2.出货传票的记载事项如有变更，应重新发出订正后的出货传票。
第三十一条出货计划的控制、管理。销售部门出货计划的控制、管理工作，应由销售经理室来负责。
2.如有质量检测的必要时，销售部门应填写质量检测委托单，委托技术部门进行。
第三十三条不良品的退换等。关于不良品的退换及免收费的交货品等，遵照另行规定来进行。
第三十四条销售合同的变更、解除。有关销售合同的变更、解除的处理，请依照另行规定进行。
第三十五条货款回收的事务处理。销售货款的回收事务须依照下列规定进行：
1.当交货完毕时，销售部门须连同出库单及其他必要资料，寄出请款单，交由销售经理室依规定盖章后，提交给客户。
3.如顾客没有特别指定时，请款单则以本公司所规定的格式为准。销售部门应准备好请款单的登记簿，详实记录。
5.财务部为证明已确实收受进款时，应在进款通知薄的收款栏中盖上负责人员的印章，然后送交销售部门。
第三十六条收据的处理。如果顾客没有特别指定，货款的收据则以本公司规定的格式为准，在处理时应依据下列规定进行：
1.收据表格由销售部门负责制表。
2.收据证明(副本)一律由销售部门负责保管整理收据分为一式三份，A为收据证明正本，B为顾客付款证明，C为备查副本。
3.销售人员如果为了收款而须带着收据前往客户处时，须先在C联上盖章前往。
4.若因特别情况需要，在收款时必须先交付客户临时的收据时，事后须迅速以正式收据换回临时收据。
第三十七条货款的催讨。如果货款的回收发生延迟时，销售部门应根据公司规定的方式，发出催促单，催请客户缴付货款。如果货款的回收拖延过久，在不得已情况下有时必须采取法律途径来催款。但这种情况，销售部门应事先照另外的规定，取得债务的确认书。
第三十九条账簿的登记。账簿的登记一律以传票为依据。
第四十条传票的种类。传票种类可分为下列三种传票：
1.订货的销货传票。
2.订货的销货修正传票。
3.应收账款传票。
第四十二条订货的销货修正传票。订货的销货修正传票则以出货传票的记载内容发生变更时的修正，及订货预估金额确定时的通知传票。
第四十四条账簿的种类。账簿分为下列三种：
1.订货账本及订货补助簿。
2.应收款账本及赊欠补助簿。
3.收款账本及收款补助簿(收款通知簿)。账本、补助簿分别由财务部及销售部门负责记账、保管。
第四十五条订货账本。订货账本及补助簿是依照销售编号顺序，记载从受理订货到货款回收为止的一切交易经过。
第四十六条应收款账本。应收款账本及补助簿是为了确定客户间目前的赊欠款所填而设定的，从销货开始到收款为止的过程都须记入账本中。
第四十七条收款账本。收款账本及补助簿则是依照销售编号，记载销售额的收账明细，销售部门与财务部之间同时利用它来通知，回复收款的情况。
第四十八条各种账本。各种账本应于每月月底做好对照查核之工作，并由销售副总经理负责审核。
第四十九条统计及各项调查报告。销售部门应制作下列统计及调查报告，并作为销售业务的经营资料。其中，必须定期制作的，包括收款日报、销售月报及销售年报。
1.收款日报必须每天制作，并依照销售部门类别及收款种类(现金、支票、人民币、外汇等)记载前一天的收款实绩。
2.销售月报应于每月上旬制作，记载内容包括订货、出货及上个月的收款实绩、本月份预定收款及订货、赊欠、订金、佣金、各项应收账款额明细等。
3.销售年报于每年1月制作，记载内容包括各销售部门、专卖店、特许经营店各商品上一年度的订货受理、出货及收款实绩等。
第五十条代理合同。本公司产品销售代理合同(本公司为甲方、代理方为乙方)分为结算价格合同及销售手续费（佣金）合同，但以前者结算价格合同为主。
1.所谓买断价格合同是指乙方从甲方买进产品，然后以乙方销售渠道销售给顾客的合同。
2.所谓销售手续费（佣金）合同是指乙方作为甲方的代理人，直接销货给顾客的合同。
第五十一条代理店的报酬。以结算价格合同为基础的代理店报酬，则按结算价格与销售价格之间的差额为基准；以手续费用（佣金）为基础的代理店报酬，则依据代理合同书中所规定的手续费（佣金）为基准。
第五十二条代理保证金。签订代理合同时，代理店应缴纳不低于10万元的代理保证金。
第五十三条在选定代理店时，须就其代理店的经营、营业状况、店主的经历、性格、手腕、信用程度、资产及从业人员的状况等做彻底的调查。对于以第一次缔结代理店的合同为对象时，通常须以经历一年以上的特须经营店合同的资格。
第五十四条特许经营店。新缔结特许经营店合同者，原则上仍列为特须经营店。
第五十六条代理店、特许经营店的管理。代理店及特许经营店的管理，其目的以希望提高各店的销售意愿外，为了达成下列四项目的，还须不断加以指导，接着及监督等工作。其规定如下：
1.依照本公司的销售计划，利用标准售价来达成销售额。
2.设法使货款回收顺利，并依照规定的付款条件来执行。
3.调查市场状况，在设定委托地区时须设法避免疏漏，同时须不断地提供信息给本公司。
4.维持各店的健全经营。
第五十七条会议的召开。每年举行一次代理店、特许经营店会议，使各店管理得以顺利进行。
第五十八条代理店合同的更新。代理合同到期，须重新更换代理店的合同时，应就第五十四条、五十七条的内容及其他情况加以检查，并以此做为更新合同的资料参考。有时可依上述情况更改代理店合同内容或解约。
第五十九条合同书的保管。代理店、特许经营店的合同书(正本)由销售经理室负责保管。
第六十条各种账簿的管理。关于各种账簿及传票资料的保存、废弃，一切皆以本公司的有关规定进行。
第六十一条报价、合同、交货等。对客户的报价、合同、交货、货款申请单及收据等资料，原则上以销售部门及销售部门经理的名义存档。但专卖店、特许经营店等方面，只要是在事前经销售副总经理的认可范围内，可以专卖店、特许经营店负责人的名义存档。
想要做好采购管理，需要做好以下六方面：
一、推行电子化招采，采购流程全自动化
首先，采购降本增效有效而科学的方法都需要依赖规范的采购流程和技术，建议企业采用在线采购方式，通过电子采购平台实现采购流程规范化管理。在线采购的方式能够将企业、供应商、消费者和供应链的其他干系人之间保持实时协同，实现采购全流程自动化。
市面上可供选择的电子采购工具多样，在这里，推荐8ManageSPM在线采购平台，一站式管理采购全过程，包括采购申请、审批、订单、合同、验收入库等，通过职责分离及电子留痕，将采购透明化，一站式的采购模式，将企业采购管理效率大大提升，有效降低采购成本。
二、做好采购开支分析，减少不合规支出
采购通常会产生不合规的支出，这种未被集团采购部门或预算负责人所批准的支出，成为采购成本增加的一部分。为了避免这种开支，采购开支分析必不可少，企业需要对历史采购支出进行系统性分析，实现支出的可视性与可控性，准确找到采购人员不合规的支出部分。
三、供应商定期招募，获取最优采购价
无论在购买产品还是服务时，相信大多数采购人员都会有关于供应商折扣的指标和压力，管理层都喜欢将这种方式当作是成本控制的策略。作为采购人员，为了达到要求，会不断处于与供应商在价格方面的拉锯战中，十分耗时费力。
四、注重合同续约问题，及时更新与修正合同
通过续约概览，采购人员轻松地查看到所有即将需要进行续约的采购合同，非常方便省时。同时，在合同中可管理复杂采购的合同条款与交付的验收，确保采购物品的交付按照合同条款的要求执行。
五、采用电子招投标，在线采购公开透明
在电子招投标的不断发展下，传统线下招标的弊端逐渐显露：操作流程复杂、过程不透明、外部协作效率低等，造成采购周期长，整个运作成本高。而电子招投标可以让供应商即时同步参与，采购双方实时协同，规范化的流程、使招投标更透明，采购更高效，是企业在招标采购中值得推行的方式。
六、加强供应商关系管理，优化整体供应链
很多企业容易忽视供应商的关系管理，与供应商关系的好坏不仅会影响企业的收货，也会影响到企业的声誉。与供应商建立长期稳固的关系是互惠互利的，这能帮助企业与供应商的目标保持一致，增加从供应链中节约成本的可能性，还能够跟供应商协商更好的合同条款，实现双赢。
高效、规范的采购管理需要正确的采购管理理念与科学的方法，构建一个全过程、透明化的采购平台，能快速帮助企业找到量-质-价的平衡点，并提高企业采购效率，节约采购成本。
泛微OA针对企业采购管理难题，联合京东慧采等第三方采购平台，将采购门户、数据分析、业务流程统一进行标准化管理，为企业打造统一采购管理平台——阳光采购平台。
立足于科学化、合理化的采购制度和监管制度，合理地降低采购成本，有效地提高采购效率；将原本繁琐的采购工作简单化、信息化、透明化，让采购变得阳光、高效、简单。
阳光采购平台对于企业采购管理价值：
1、节约采购成本
统一平台采购，解决事后贴票报销、跟踪送货等事宜，直接降低采购人力成本和物流成本。
2、优化采购服务体验感
实现集中式、一站式采购，所有采购费用统一由公司对账支付，无需采购员垫付物资款项。
3、采购标准化管理
公开采购，集中决策，及时统计与分析系统数据，真正管控采购成本，全面提升管理效率。