公文排版by臭冬瓜动作信息

公文排版(曾用动作名:公文格式化、一键排版)

本动作是按照国家标准《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)要求(并根据工作习惯有所扩展),利用VBA代码对公文进行格式化和排版。

本动作兼容WORD和WPS。(经测试,同样代码在WPS下运行比WORD快多了)

【安装须知】需要安装VBE环境(注意:WPS个人版不带VBE,需要自行安装)。从218版本(修订217版)开始,本动作支持使用QuickerOFFICE软件辅助模块和模拟按键运行VBA代码两种方法(可在动作右键菜单切换)。两种方式各有利弊,推荐使用快捷键调用VBE、复制代码的方式,能够更好地支持WORD/WPS,且WORD和WPS不需要任何额外设置,真正做到开箱即用。

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一、一键全文排版特色功能

对全文进行一次性格式化和排版,包括页面格式化、段落格式化、文本格式化、要素格式化、标题格式化、页眉页脚(页码)格式化。

PS:采用两种方式进行全文排版:

(1)采用搜索方式的"一键全文排版":速度快,但受到WORD/WPS自带通配符的限制,识别能力不如VBS正则,但是效果也还不错

(2)采用遍历方式的"一键全文排版":速度慢,但效果好,特别是可自动在主送前和发文机关/发文日期前自动添加空行

二、公文页面格式化

1.纸张:A4,纵向

2.上空:3.7cm,下空:3.5cm,左空:2.8cm,右空:2.6cm(可选)

3.页眉:2cm,页脚:2.48cm(可选)

4.网格对齐:【默认】无网格(可选)

5.支持公函版心,单设"公函页面格式化"特色功能

三、公文段落格式化

1.首行缩进2个汉字,两端对齐

2.行距:支持多倍行距、最小值和固定值(可选)

3.大纲级别:正文文本

四、公文文本格式化

1.正文中文字体:仿宋(可选)

2.正文西文字体:新罗马(注:所有西文字体都是新罗马)(可选)

3.正文字号:三号(可选)

五、公文要素格式化

1.份数:6位数字【例如:000001】;黑体三号,顶格两端对齐(字体可选)

2.密级:秘密/机密/绝密★2位年限【例如:机密★10年】;黑体三号,顶格两端对齐

3.紧急程度:特急/加急,黑体三号,顶格两端对齐

4.附件:附件+3位数字【例如:附件或附件19】;黑体三号,顶格两端对齐

5.文号:支持上下行文文号【例如:办发〔2022〕12号或政办〔2022〕12号签发人:XXX】,以及"第1期""第1号"等形式;仿宋三号,居中对齐

【注】文号:2个以上汉字,年份:1000-2999;编号:1-9999。(签发人姓名可自动识别并设置成楷体)

7.各类副标题(只有在讲话稿排版模式下才识别,公文排版模式下不识别),大纲为正文,包括:扩展功能

7.1以"——"开头且无表示句子结束的标点符号;楷体小二号(可选),居中对齐,

7.2日期+地点:()内的日期和地点【例如:(2022年12月1日,北京);楷体小二号,居中对齐

7.3单位+职务+姓名:楷体小二号,居中对齐

(2)识别副标题只在讲话稿排版模式(介绍看下面右键快捷菜单)下生效。

PS:主送单位或者讲话对象(例如:尊敬的XXX先生,朋友们:)如果是多行,请不要使用换行符,要用SHIFT+回车(手动换行符)表示在一个段落内。

9.附件说明:支持对附件说明进行格式化,并在前后自动增加一个空段落(仅支持前9个说明悬挂对齐)

10.公文落款

10.1发文日期:单独一个段落的日期【例如:2022年12月1日】;字体字号同正文

10.2发文机关:发文日期上一段落默认为是发文机关(所以发文机关必须和发文日期相邻);字体字号同正文(支持SHIFT+ENTER的多行)

PS:可根据发文机关和发文日期文字长度自动调节对齐位置。

12.抄送/抄报:"抄送:单位,单位,...,单位。"【例如:抄送:市政府办公室。】;仿宋四号(可选),两端对齐

13.印发单位和日期:2个以上汉字+空格+日期+印发【例如:市政府办公室2022年12月1日印发】;仿宋四号(可选),居中对齐(可选)

PS:可为抄送和印发机关日期添加上下框线。【已知问题】当两者都存在时,只有上下框线,两者之间的横线没有显示)

14.说明性文字:段落内"()"内至少有1个汉字且3个(含)字符以上;楷体(可选),字号同正文扩展功能

六、公文标题格式化

2.二级标题:以"(一)"开头,编号1-99【例如:(二十一)】,支持全角半角"("")";楷体三号加粗(可选),两端对齐,首行缩进2个汉字,大纲三级

3.三级标题:以"1."或"1、"开头,编号1-99【例如:12.】,支持"、"和全角半角".";仿宋三号加粗(可选),两端对齐,首行缩进2个汉字,大纲四级

4.四级标题:以"(1)"开头,编号1-99【例如:(10)】,支持全角半角"("")";仿宋三号(可选),两端对齐,首行缩进2个汉字,大纲五级

5.五级标题:以"——"开头的句子;楷体三号(可选),两端对齐,首行缩进2个汉字,大纲六级扩展功能

6.条款标题扩展功能

6.1法律法规文书的"章":以"第一章"开头,编号1-999【例如:第一百十二章】;黑体三号(可选),居中,大纲二级

6.2法律法规文书的"节":以"第一节"开头,编号1-999【例如:第十五节】;宋体三号加粗(可选),居中,大纲三级

6.3法律法规文书的"条":以"第一条"开头,编号1-999【例如:第十条】;黑体(可选),其他格式同正文文

7."第"标题:以"第X,"开头句子,编号1-99【例如:第十二,】;楷体三号加粗(可选),大纲级别正文文本扩展功能

8.图表标题:以"图""表""图表"+数字开头的非句子段落,编号1-999【例如:表1图1-2图表:...】;黑体四号(可选),大纲级别正文文本扩展功能

9.段内子标题:"一是"或"一要",编号1-10【例如:十是/十要】;仿宋加粗(可选),字号无变化扩展功能

PS:

(1)可自动识别自动编号对应的一到四级标题,可使用"创建自动编号"和"应用自动编号"设置编号格式。扩展功能

(2)所有段落和正文都设置了大纲级别,使用大纲视图起草公文时会非常直观,思路清晰。

(3)对于二级大纲且两行以内,段落设置使用了孤行控制和与下段同页,使得公文排版更加美观。扩展功能

七、其他格式化扩展功能

1.插入附件说明:以表格方式插入附件说明,配合自动编号,可设置超大数量的附件

2.插入版记:以表格方式插入版记,并可自动标注报送、抄送、发文单位、发文日期、发文数量等信息

3.人员名单格式化:以表格方式对机构组成人员名单进行精准排版对齐,并且不会受到重新一键全文排版的影响

4.清除各类底纹:可以清除网上下载文本常见的段落、文字、表格或单元格底纹

八、页眉页脚扩展功能

1.添加公文页码

(1)页码有两种样式:一是图文框页码(便于进行特殊排版);二是非图文框页码。(可选)

(2)页码摆放有两个位置:一是居中;二是设置奇偶页并居外侧(用于双面打印)(可选)

(3)可设置页码的字体(区分中西文)、字号、样式、分隔符等

2.设置单节页码:可以设置本节不加页码,首页无页码,其他样式页码等操作

3.所有横向页面页码转左侧特色功能

4.当前节页码转左侧(将当前节的页码转为左侧,不受横向或纵向页面限制)特色功能

5.清除所有左侧页码(清除使用2和3生成的页眉页脚)

6.去除所有页眉(包括烦人的页眉下框线,图片和形状)

7.去除所有页脚(包括页脚上框线,图片和形状)

8.去除所有页眉和页脚(相当于5+6)

九、表格格式化扩展功能

1.表格内文字字体:仿宋四号(可选)

2.表格内文字对齐:水平居中,垂直居中

3.表格内段落:单倍行距,段落前后0.2行行距(可选)

4.首行作为标题行自动重复:黑体四号(可选),居中对齐

5.表格单元格内容是句子时,对齐方式同正文:首行缩进2个汉字,两端对齐

6.五种表格线样式:细外框,粗外框,上下文武线,三线表,财务虚线表

1.从光标所在行开始向上或向下删除连续行

2.删除整个文档或选中区域的所有表格

3.删除整个文档或选中区域的所有空表

4.删除整个文档或选中区域表格中的空行

5.删除整个文档或选中区域表格单元格中的空段落

6.清除指定列内容(清除指定列标题之后同列的内容,支持合并单元格)

十、图片格式化扩展功能

1.所有图片转为嵌入式图片(可选)

2.所有图片单独一行,居中对齐(可选)

3.所有图片锁定纵横比缩放(默认缩放至页面宽度)(可选)

PS:控制缩放有两种方式:

(1)控制缩放比例(优先级低)

(2)设置图片宽度(优先级高)

====处理所有图片====

4.嵌入图片转非嵌入图片

5.嵌入图片单独一行并居中

6.非嵌入图片转嵌入图片

7.非嵌入图片浮于文字上方

8.非嵌入图片文字上下环绕

9.非嵌入图片沉于文字下方

10.删除所有图片(含嵌入和非嵌入)

十一、替换标准字体扩展功能

(2)支持替换一级到五级标题的字体

(3)支持将英文字体直接替换成对应的中文字体

(4)可同时查找替换3种字体

PS:可快速互换,即查找字体转替换字体,替换字体转查找字体

十二、去除空白扩展功能

1.去除首尾空白字符(包括行/段/页/栏的首尾空白字符)

2.去除空行(手动换行符^l,不是将^l替换成^p)特色功能

3.去除空段(换行符^p)

4.去除空页(分页符^m)

5.去除空节

PS:为避免删除非嵌入式形状,遍历式"去处空白"不会执行去除非嵌入式形状所在的空段/空页/空节。

十三、创建公文样式扩展功能

1.公文标题:方正小标宋简体二号,居中,大纲级别:一级

2.公文副标题:楷体小二号,居中,大纲级别:正文文本

3.公文标题1:黑体三号,首行缩进2个汉字,大纲级别:二级

4.公文标题2:楷体三号加粗,首行缩进2个汉字,大纲级别:三级

5.公文标题3:仿宋三号加粗,首行缩进2个汉字,大纲级别:四级

6.公文标题4:仿宋三号,首行缩进2个汉字,大纲级别:五级

7.公文正文:仿宋三号,首行缩进2个汉字,大纲级别:正文文本

十四、初始化格式扩展功能

1.段落字体恢复成默认格式

2.去除超链

3.域代码转成值

十五、套用红头特色功能

1.上行公文红头(发文机关名称,支持多行发文标识)

2.下行公文红头(发文机关名称+"文件")

3.公函红头(支持多行发文标识)

4.清除所有红头

5.添加文号

6.可设置套红方案(包括调用、添加、编辑、改名、删除)PS:

(2)上下行文都分别支持行政机关/党的机关(党的机关版头分隔线中间有五角星)(3)注意:一是固定在文档开头位置开始套红和添加文号;二是纵向页面无法套红(4)"设置套红方案"在动作右键菜单;方案编辑、改名、删除在方案名右键菜单

十六、填写各类记录特色功能

将需要记录的内容填写到专门格式的WORD表格中。

1.可导入记录文档或将表格指定位置的文本填写到表格中

2.可以设置记录字体字号和表格行高

3.可设置四种填写方式:

(1)插入方式:在指定位置之前插入所需记录行数,填写记录。

(2)覆盖方式:

十七、自动编号扩展功能

1.创建自动编号:根据公文排版参数设置,创建自动编号

(1)含一级到四级编号、章/节/条编号和一个多级自动编号

(2)受WORD/WPS局限,创建的自动编号仅在当前文档有效,即每个文档可能都需创建自动编号

2.应用自动编号:将现有自动编号全部自动修改成新创建的自动编号

3.恢复自动编号(恢复成WORD/WPS内置编号格式)

4.文本编号转自动编号,两种类型:(1)标题(一级到四级);(2)条款(章/节/条)特色功能

5.自动编号转文本编号(转成文本编号后将无法自动编号)

6.取消自动编号

7.设置编号,包括:一级到四级标题;【章】【节】【条】

8.刷新自动编号字体字号:重新设置自动编号的字体字号后,该功能可以直接刷新自动编号的字体字号,不用重新创建并应用自动编号

9.二级和三级自动编号转流水编号(即:不按上一级标题重新编号)10.可修改所有列表分隔符"(自动编号后面跟随的字符)

PS:对应WORD/WPS的自动编号列表("无"之后的顺序):

第一个位置:一级编号"一、"

第二个位置:二级编号"(一)"

第三个位置:三级编号"1."

第四个位置:四级编号"(1)"

第五个位置:【章】编号"第n章"

第六个位置:【节】编号"第n节"

第七个位置:【条】编号"第n条"

第二步:根据需求,点击功能菜单对应设置

十八、节约纸张

1.压缩全文段末文字:若段落末行3字以内,将通过压缩字间距的方式,将末行文字整合到上一行(节约用纸,从我做起)

2.压缩选中段落末行:不同于"压缩全文段落末行文字",压缩全文段落末行文字有末行3个字以内的限制,此操作只要符合5:1压缩率(5个字压缩1个字)的段落字符数量的要求,对末行字数没有其他限制。

PS:(1)上述功能建议在文稿确定后再使用;(2)未对表格内文字做过完整测试。

2.恢复字间距:恢复字距为标准字间距

十九、一键分页空行特色功能

1.在关键词"附件"前添加分页符

4.自动删除所添加分页符前的空段落

二十、公文排版方案管理特色功能

1.创建多个公文排版方案

2.对排版方案进行载入、改名、删除(批量删除)、生成、合并、排序等操作

3.本地备份与恢复

4.云端备份与恢复

5.设置备份计划(定时备份需运行动作才能执行,因此建议将动作放在Quicker设置的"自动运行动作")

PS:本动作目前有198个状态变量需要备份恢复,因此实现这个功能需要感谢:

二十一、"单元格添加编号"(支持识别合并单元格,只对一致的单元格添加编号)特色功能

1.支持行/列编号

2.支持定义起始编号和结束编号

3.支持定义编号间隔(可正序/倒序)

4.支持自定义编号补位位数和符号

5.支持循环编号和循环次数

6.支持清除编号后的单元格内容

7.支持自定义编号序列(如:星期,部门,人员...)

8.支持自定义编号前缀和后缀

以上功能结合起来,可以变化成更多的添加编号方式,欢迎大家创新^_^

二十二、插入转换复杂域代码扩展功能

1.将域代码转成用{}括起来的文本型域代码

2.插入或者将选区中的文本型的域代码转换成WORD域代码(CTRL+F9生成的域代码)

(1)支持同时转换多个域代码

(2)域代码支持多层嵌套

(3)可保存输入历史(重复使用)

二十三、选择相似文本扩展功能

支持以段落格式、字体格式和颜色来选中相似的文本,以便进行后续操作

二十四、图表编号(题注)扩展功能

【特色功能】

支持用户在一定条件下自定义公文排版规则

1.所有规则都整合在一个文件中(文件名:d:\公文排版自定义规则.rule;文件大小:20KB以内)

2.采用类似INI文件分段描述自定义规则:

【子段名1】查找规则1|||替换规则1查找规则2|||替换规则2【子段名2】查找规则1|||替换规则1查找规则2|||替换规则2...3.每行一个自定义规则:规则中包含"|||"才是有效规则;否则都认为是注释,不会执行

(1)子段名称为"公文排版"菜单选项中【】内的文字,包括:

全文|页面|段落|文本|要素|标题|表格|图片|全文页码|样式|红头|文号|编号|压缩|记录|单节页码|全文1|要素1|标题1【说明】全文|要素|标题:指的是遍历方式的"一键全文排版";全文1|要素1|标题1:指的是搜索方式的"一键全文排版"

(2)子段不分先后顺序

(3)子段同名时,仅第一个有效,其后同名子段都会被忽略

(5)公文排版和套红的大多数参数都可以通过"公文排版选项"和"设置套红方案"进行设置,自定义规则已属进阶用法,用于选项中没有的设置。

【全文】忽略识别公文三级和四级标题规则^(\s*sTitle3Reg\s*=).*$|||$1""^(\s*sTitle4Reg\s*=).*$|||$1""【标题】忽略识别公文三级和四级标题规则^(\s*sTitle3Reg\s*=).*$|||$1""^(\s*sTitle4Reg\s*=).*$|||$1""示例2:【编号】自定义论文多级编号规则:1./1.1./1.1.1./1.1.1.1.^(\s*sTitle1OLNumberFormat\s*=).*$|||$1"%1."^(\s*sTitle2OLNumberFormat\s*=).*$|||$1"%1.%2."^(\s*sTitle3OLNumberFormat\s*=).*$|||$1"%1.%2.%3."^(\s*sTitle4OLNumberFormat\s*=).*$|||$1"%1.%2.%3.%4."^(\s*sTitle1OLNumberStyle\s*=).*$|||$1wdListNumberStyleArabic^(\s*sTitle2OLNumberStyle\s*=).*$|||$1wdListNumberStyleArabic^(\s*sTitle3OLNumberStyle\s*=).*$|||$1wdListNumberStyleArabic^(\s*sTitle4OLNumberStyle\s*=).*$|||$1wdListNumberStyleArabic

THE END
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