该使用手册用以指导用户对于金智教育办公自动化系统（OA）7.1版本产品的操作使用
金智教育办公自动化系统（OA）7.1版本
无
针对目前教育行业办公过程中常用且特有功能点的着重介绍及使用，在产品操作说明中不再重复描述。
分发是高校办公业务中常见的功能，主要用于文件的并发审批或者是意见的征集。常见于学校党校办收文、发文、校内请示等审批流程中配合流程节点共同使用。一般党校办秘书该功能使用的比较频繁，秘书可根据实际事务情况自行选择是通过流程流转审批还是通过系统分发功能进行审批。
其优点：分发人员通过分发监控列表可以灵活掌握文件进度，不受制于审批人员。且分发的办理不影响流程的正常流转；缺点：分发进行并发处理时对文件本身无法编辑。
分发功能使用介绍：
使用分发首先需要明确3点内容：
进入流程定义模板修改界面，根据需求为相应的节点配置分发权限。双击节点进入流程任务节点配置窗口，选择操作权限标签勾选“分发”“内部分发”选项，如下图：
流程设置成功后当文件流程流转到该节点就会具备分发权限，在文件办理界面下就会有分发按钮。如下图：
在进行分发处理时不同角色的办理人员填写的意见在表单上的显示位置，可以在分发传阅设置里面进行设置。通过角色、表单及关联字段对应关系进行分发办理意见显示的设置。
意见显示的配置步骤如下：
若在某流程中设置了分发功能，在表单审批环节会出现“分发传阅监控”。
分发传阅监控列表显示办件阅读回复情况：
用于只需别人阅知的事务。
其优点：传阅人员通过监控列表可以灵活掌握文件进度，不受制于审批人员。且不影响流程的正常流转；缺点：无法填写意见。
进入流程模板修改界面，根据需求为相应的节点配置传阅权限。双击节点进入流程任务节点配置窗口，选择操作权限选项标签勾选“传阅”“内部传阅”选项，如下图：
流程设置成功后当文件流程流转到该节点就会具备传阅权限，在文件办理界面下就会有“传阅”按钮。如下图：
参见分发情况监控
选择人员时勾选姓名前面的复选框被选人员即变成已选成员，如下图：
点击“确定”按钮即可完成人员的选择。
对于常用的应用，可通过收藏侠方便快速打开访问
以收藏校内请示为例：点击名称后的五角星，“我的收藏”中多了校内请示，表示收藏成功。
待办工作是在公文处理流程和事务处理流程的各环节需要当前用户办理的事宜，可以对发来的文档进行办理、审核、会签、批示、签发、分发、传阅等处理。在首页栏目中显示，具有提醒的功能，使用户能够集中处理个人承担的所有日常待办工作。
待办工作处理步骤：
下面对操作栏的操作按钮进行简单的描述：
在选人时区分了传阅与内部传阅
显示分发传阅对象办理状态
传阅结果查看：
分发结果查看：
已办任务是用户已经办理过的事宜，待办事宜办理后会进入已办事宜。通过【日常办公】菜单中的【待办已办查询】进行查看已办任务
用户已经办理的事宜如果下一步办理人长期未进行办理可对办理人进行催办，如下图：
输入催办内容及催办方式：
用户已办的事宜如果发现存在问题可以在下一步办理人未办理前，收回已办事宜变成待办事宜，重新进行办理，如下图：
用户维护自己日程工作中经常使用的意见。可进行常用意见的添加、清空、删除、设置默认。
校领导日程权限分配的操作步骤如下：
新增领导姓名及日程编辑人员，最后点击“保存”完成权限分配
领导日程权限修改的操作步骤如下：
点击“新建日程”按钮，弹出新增窗口
将代星号的项目填写完整，并“保存”，其中可以设置公开范围，限制能看到日程的人员范围。
拥有菜单权限的人员点击领导日程菜单进入领导日程查看界面，如下图：
拥有领导日程编辑权限的人员可进行领导日程的新增、修改、查看等操作
选中日历表中的某天活动日程，弹出日程详情页进行编辑。
编辑领导日程内容，最后保存。
值班安排实现简单值班信息登记与短信提醒功能。
点击【值班安排】菜单，进入值班安排操作界面
点击“值班安排”按钮，进入值班信息填写表单
填写信息均为必填，填写完成后，点击“提交”
首页待办工作中获取值班安排待办工作，点击标题进入值班安排审批
进入审批界面，直接点击“提交”完成审批。
对添加的值班安排进行删除、修改、查看操作。
【值班管理】实现对全校所有部门的值班计划进行统一管理，只有管理员才可操作。
【值班管理】包含值班计划、值班上报情况、总值班表、基础设置
1）通过首页菜单【值班管理】，进入应用
值班计划有新增、修改、删除按钮，点击“新增”按钮，弹出新建窗口
在新建值班计划中填写值班信息并保存
保存后，会出现“发送待办”按钮，点击“发送待办”进行选人
选择需要上报值班信息部门的管理员，对方将收到一条待办工作。
发送待办完成后，点击右上角X，关闭窗口
新增完成计划后，确保发布状态和是否开启为以打开才能生效，否则待办工作无法处理。如下图
值班上报有两种方式，第一种通过待办任务各单位上报，第二种由管理员统一上报。
1）第一种通过待办工作上报：定制值班计划时选择了发送待办后，各单位管理员会收到值班上报的任务，在首页待办工作中显示：
打开待办后，进入值班上报应用，点击编辑图标，填写值班信息
点击“新增”按钮，填写值班信息
填写完成值班信息，保存。
列表中新增一条记录，表明上报完成
2）第二种由管理员在值班管理中进行维护，统一填写值班信息。先选值班计划，在点击“新增”，填写值班信息
填写值班信息，完成后点保存，新增完成。
管理员查看各单位值班上报的情况，通过值班管理应用进入
【总值班表】用来对定制的值班计划登记总负责人的值班信息
通过值班管理应用进入，点击编辑图标打开值班信息登记口
值班信息登记可新增，可通过模板批量导入。此处以新增为例：点击“新增”
填写值班信息，并保存，完成登记
列表中出现一条新记录，点击右上角X关闭窗口
状态由未填写变成已填写。
用于查询全校本月所有值班信息，默认以日历方式展示，通过菜单值班信息查看进入应用
用于本部门值班人员信息情况登记，方便交接了解值班情况，通过菜单值班信息进入应用
点击左侧带“值”字的日期，右侧出现“值班登记”按钮，点击新增值班信息
值班信息登记除了写文字外，还可上传现场图片。
1）点击【督查督办设置】菜单打开设置界面
2）对管理员及督查督办类型进行设置
主要用于对类信访、督办内容进行登记、拟办、办理跟踪等功能，督办信访信息由督查科统一进行录入。
【督查督办审批】：包括在办、办结、草稿。
【督查督办管理】实现对已发起的督办文件进行删除、修改、查阅的管理权限
1）点击【督查督办审批】菜单，进入督查督办审批操作界面
2）点击“发起督查督办”按钮，进行表单填写
2）有权限的用户可编辑正文进行内容修改
3）审核完成后，填写意见、选择下一步及下一步办理人，点击“提交”按钮，完成审批。
具备流程办结权限的人，下一步选择结束，点击“提交”按钮，即可实现流程的办结。
使用会议申请模块时需要会议管理员设定好会议的申请规则，以约束会议申请人按照规则进行会议的申请。会议申请设置如下：
2）点击“会议室预定”按钮
3）填写表单信息
3）点击“变更会议室”挑选会议室
提交会议申请后，在“在办会议”中可显示申请记录，点击“查看”可以进行催办、收回、看流转记录的操作
当有会议申请审批任务时，在待办工作中显示出来，点击标题进入审批界面
审批时可调整申请人的会议室信息，变更方式参照发起会议申请中的步骤。填写意见选择下一步办理环节及办理人，点击“提交”完成当成审批。
会议审批通过后，即可办结。在最后一个环节选择“结束”，提交完成办结。
管理员通过管理列表可以维护现有会议进行删除，传阅，修改，发布回执、发布通知。同时可新增无须审批的会议。
点击“新增”按钮，填写会议申请单
填写完成后，直接保存关闭，结束申请。
点击“编辑”按钮打开编辑界面，最下方选择需要做的操作
会议通知应用用于管理收到的会议通知和发布的会议通知。
系统提供了两种会议通知渠道，一是通过申请流程办结后，在申请单中直接进行会议通知；二是不走审批的会议，直接通过发布会议通知完成。
第一种走申请流程的会议通知：
选择完成后通知人员列表中会出现待通知的人员信息，最后点击最下方的“发送”完成通知。
第二种不走审批的会议通知：
通过菜单【会议通知】进入应用
选择发布会议通知，点击“新建”按钮
选择“无”
填写会议信息、会议室场地信息、会议通知人员等。最后点发送完成通知
当有会议通知时，在待办工作中会显示出，点击进行处理
在会议通知页面，点击“查看”详细会议信息，点击“回复”参会回复
查看信息内容如下图：
回复信息内容如下图：
对发出的通知进行编辑、查看、删除的操作，可跟踪会议参会回复情况
对部门领导的会议通知查看权限进行配置
由管理员通过会议申请、周工作安排下发会议回执。
管理员通过会议申请管理列表，对已办会议进行会议回执生成
1）管理员进入会议申请应用，
2）选择要发回执的会议，点击“编辑”
3）将表单拉至最底下，点击“会议回执”
点击“上报”，维护报名人员信息
可给自己报名、给他人报名。点击他人报名，出现选人框批量选择人员，最近点关闭完成上报。
直接编辑会议回执信息、删除会议回执
配置会议回执管理员、提醒人员信息
周会表：用于发布学校一周会议，全校教职工可以进行查看。
周会表都是由党政办管理员进行整理发布，其他老师可以查看。
用于周会表的管理，可进行周会表的新增、修改、删除、发布、发送会议回执。
用于全校老师查看周会表信息
用于周会表的发布、发送会议回执
配置周会表规则及显示的字段信息。
或者点击“添加”按钮，填写会议信息。
3）修改信息后，点击保存完成修改。
打开周会表应用，切换到周会表审批，选中一条周会表信息，点击“查看”
拉到底部填写意见，并提交
周会表审批通过后，管理员即可进行周会表的发布操作，具体操作步骤如下图：
发布的周会表信息可在首页周会表展现块显示，如下图：
如果当天有会议信息就可以在展现块中展现。也可点击“更多”进入周会表列表进行查看。如下图：
点击某条记录可查看周会表详情。
【发文审批】：包括在办发文、办结发文、草稿。
对于所有办结的的学校发文文件，提供文件的各种统计查询、按用户定义的表头导出Excel格式的发文登记簿。
【设置】：实现机关代字、发文模板（起草模板、套红模板）、业务管理员、提醒设置、跟踪人员设置、拟分发人员设置等模块的功能配置作用。
点击【发文拟稿】可直接进入发文拟稿页面，进行表单信息录入，如下图：
发文请示单信息录入时，红框表示必填项目，点击“编辑正文”选择起草模板后进行正文的编辑录入，类似WORD的界面，进行正文的编辑。
PS：在进行发文正文编辑之前需要安装卓正控件，如下图。
拟稿界面操作按钮说明
“暂存”按钮，临时保存表单，不会退出当前表单。
“暂存为草稿”按钮，将表单保存为草稿，并关闭当前表单，可在【草稿】中继续编辑和删除。
在发文拟稿信息录入结束之后，选择下一步及下一步办理人，点“提交”发起流程，如下图：
在发文过程中，如果接受到需要审批的发文文件，可以在首页“待办工作”显示块中看到，如下图：
点击打开后可以进入审批界面，如下图：
在流程审批过程中编号环节还可以对文件进行文件编号用以套红。
系统提供自动编号功能，也可以手动输入编号。当文件流转到允许编号的环节，在文件处理单上有编号的按钮，当前置条件选择完成之后，点击编号按钮进行编号，也可以通过手动输出编号完成。
在发文流转过程中，涉及到文件的套红工作。打开文件，点击编辑正文。
选择模板列表中的套红模板，如下图
完成套红：
套红完成之后，发文具备了发布的条件，此时可以进行文件发布。拥有发布权限的用户进入事务办理时可进行文件的发布。
注意：在文件发布前不能够办结文件
在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“归档”按钮。对于需要归档的文件，拥有归档权限的用户，可通过“归档”按钮完成归档
归档时选择要归档的文件库
收文管理主要对学校收到的外来文件进行收文办公室登记、主任拟办、校领导阅批、下发、归档、查询等功能。用户在登记收文的时候，首先需将纸质文件扫描，扫描成电子文件后上传至收文系统。
可直接进入收文的登记页面。
PS：在登记收文的时候，首先需将纸质文件扫描成电子文档后以附件形式上传系统。
在收文登记阶段，对于信息还未全部登记的收文，可以暂存为草稿，后面进入草稿箱再次进行编辑发起流程。
在收文审批过程中经过自己审批并且还没有办结的收文文件列表。
在收文审批过程中经过自己审批并且已经办结的收文文件列表。
是由收文管理员使用的，能查看到所有在办和办结的收文文件列表，并且可以对所有文件进行删除、编辑操作。
可直接进入请示拟稿页面。
在请示拟稿阶段，对于信息还未全部填写的请示，可以暂存为草稿，后面进入草稿箱再次进行编辑发起流程。
在请示审批过程中经过自己审批并且还没有办结的请示文件列表。
在请示审批过程中经过自己审批并且已经办结的请示文件列表。
是由请示管理员使用的，能查看到所有在办和办结的请示文件列表，并且可以对所有文件进行删除、编辑操作。
【部门发文审批】：包括在办发文、办结发文、草稿。
对于所有办结的的部门发文文件，提供文件的各种统计查询、按用户定义的表头导出Excel格式的发文登记簿。
【设置】：实现发文字号、起草模板、套红模板、业务管理员、拟分发人员设置等模块的功能配置作用。
系统提供自动编号功能，也可以手动输入编号。当文件流转到允许编号的环节，当前置条件选择完成之后，点击编号按钮进行编号，也可以通过手动输出编号完成。
可直接进入议题拟稿页面。
在议题拟稿阶段，对于信息还未全部填写的请示，可以暂存为草稿，后面进入草稿箱再次进行编辑发起流程。
在议题审批过程中经过自己审批并且还没有办结的请示文件列表。
在议题审批过程中经过自己审批并且已经办结的请示文件列表。
是由议题管理员使用的，能查看到所有在办和办结的议题文件列表，并且可以对所有文件进行删除、编辑操作。
归档查询用于管理所有归档文件的检索、归档权限分配、归档库创建、批量归档。
通过菜单【归档查询】打开归档应用
点击“新增”按钮
填写文件库名称、分配归档权限、查询权限。最近“保存”完成新建。
通过文件库管理，选择要删除的文件，点击“删除”，完成。
通过文件库查看，选择要下载的文件，点击“下载”，文件直接保存在本地。
通过批量归档，选择要归档的文件，点击“归档”，完成归档，归档后的文件状态会由“未归档”变成“已归档”。
用于查询本人已办任务、待办任务明细
1）通过菜单【待办已办查询】进入应用页面
2）通过左上角待办任务、已办任务进行切换查看，任务列表点击可查看详情页
方便日常自己的使用习惯，可将常联系的用户加入个人群组方便选人
1）通过菜单【个人群组添加】进入应用
2）应用可新建、删除、复制。先“新建”，
取个群组名字，保存。
点击“添加人员”，进行人员添加。添加完成后，先点击“保存”后点击“关闭”，结束添加
点击显示块右上角的“更多”字样可查看所有有权限看到的学校文件，如下图：
（左边的树形结构是根据年份，文件分类，机关代字组成）
管理员可进行学校文件的新增、删除、文件转移及阅读情况查看。
关键字段说明信息：
实现学校公文内不同类型的文件互转以及与规章制度的文件互转目的。具体操作如下：
实现发布规则设置、文件目录树设置、业务管理员设置等的功能配置；
点击显示块右上角的“更多”字样可查看所有有权限看到的部门文件，如下图：
管理员可进行学校文件的新增、删除及阅读情况查看。
实现发布规则设置、业务管理员设置等的功能配置；
点击显示块右上角的“更多”字样可查看所有有权限看到的规章制度，如下图：
（左边的树形结构是根据年份，文件分类，机关代字组成）管理员可进行学校文件的新增、删除及阅读情况查看。
进入规章制度维护入口有两处：一是通过点击【规章制度】菜单进入，二是通过规章定制显示框上的“更多”进入，参考下图显示。
规章制度不需要审批，可直接新增：
新建文件表单上填写发布信息，最后保存完成发布。
实现规章制度内不同类型的文件目录互转以及与学校文件的文件目录互转目的。具体操作如下：
实现发布规则设置、目录树设置、业务管理员设置等的功能配置；
信息发布是学校日常发布重要信息公开、电子公告、意见征求等类型的文件，发布后的信息在学校首页的显示块展现，如下图：
点击显示块右上角的“更多”字样可查看所有有权限看到的信息，如下图：
（左边的树形结构是根据年份，文件分类组成）
管理员可进行信息发布进行的新增、删除及阅读情况查看。
选择【发布列表】，点击“新建”按钮，打开新建表单窗口
新建表单窗口上填写发布内容，点击“信息发布”完成发布任务。
在设置里可以实现维护发布的文件类型及管理员；
信息发布审批实现学校对日常发布重要信息公开、电子公告的申请审批管理。
【信息发布审批】：包括在办、办结、草稿。
【分类管理员审批管理】：针对不同信息类型，会预先设置对应的管理员，不同管理员在分类管理员审批管理中看到的已发布信息不同。
点击【信息发布审批】菜单，进入申请界面
点击【信息发布申请】弹出表单信息填写框，如下图
填写表单内容，通过“编辑正文”起草将发布的信息内容。
起草正文内容编辑，如下图
表单信息、正文都填写完成后，选择下一步环节及办理人后，点击“提交”按钮完成申请。
如果接受到需要审批的信息发布文件，可以在首页“待办工作”显示块中看到，如下图：
点击标题进入审批界面，可对正文内容进行修改，如下图：
完成内容审核后，选择下一步及下一步办理人，点击“提交”，完成当前待办审批。
信息发布审核完成后，具备了发布的条件，此时可以进行文件发布。拥有发布权限的用户进入事务办理时可进行文件的发布，如下图。