处理工作时总出现找不到资料在哪，工作起来手忙脚乱，给领导留下的印象非常不好。
在遇到问题的时候，就想到我了。小陈以前跟我合作过一个项目，我全程都是用有道云笔记来完成的，对我的工作效率印象非常深刻，就特意向我请教想解决这个问题。
用笔记软件高效办公，并不难。只要四个步骤就能解决：
1、寻找适合自己的APP
2、从头开始建立个人工作系统
3、用好系统让工作更流畅
4、日常效率提升建议
想做好知识管理，第一步是在明确需求情况下，选择适合自己的APP。
明确需求
现在主流的笔记APP，基本就剩有道云笔记、印象笔记和Onenote了，而这三个笔记类APP都有各自的特色，选择哪个APP，主要看自己的个人具体需求，根据他的实际情况，推荐有道云笔记。
原因如下：
2、从头开始建立个人知识管理系统
选择完之后，开始建立自己的知识管理系统吧。
初步整理
笔记类APP，基本上是以笔记为主。需要先明确一下，都有哪些资料需要整理？
一般有三项内容是立刻可以放进去的：
纸质笔记本
先让小陈回想一下，以前他都向纸质笔记本中记录哪些内容，比如：
需要把纸质笔记本中的内容进行一下处理，把有用的内容整理到有道云笔记中。要是内容太多，可以先拍照，放到笔记本中。
工作中的【重要资料】
千万要注意，是[重要资料，并不是所有资料]。笔记类APP，不是百度网盘或U盘，无法存放大量资料，基本上还是文档和资料为主。不适合存放大量视频、音频、照片等文件。
硬盘里面可能会有不少文件、图片、视频等各种资料，需要分析一下，先从日常工作中最常用到的各种资料开始：
特别是缺少这些资料就无法工作的。比如：公司介绍、个人介绍、常用文件的扫描件，日常文件等等。把这些内容按重要程度进行区别。
日常工作中的重要纸质文档，培养随时拍照的习惯，直接保存到有道云笔记中。
其它资料
将日常生活中的遇到有用信息储存起来，以便需要的时候可以准确地找到，这样能够帮助你减轻一些思维上的负担。
还有各种提示、小知识、菜谱、使用说明、清单等资料，最大的作用是在需要时能帮助自己或者同事，在不需要询问你的情况下完成任务。
做好分类
目前有道云笔记的分类方式分为：笔记与标签这两种。
我建议他把整体的内容分为【学习】，【生活】和【工作】，先建立三个目录。其它往下的继续分类。比如对于工作中的内容，小陈所在的部门是项目制，就按自己的工作习惯，在有道云笔记中按年度-项目名称来建立文件夹。并把平时日常工作中的文件进行了一下整理，都放到有道云笔记中。
注意：在建立系统时，最好有一个统一的命名结构和方式，目录结构不要太多，常规情况下3-5层足够了。
另一种分类方式叫：标签。它可以有多个不同的属性。标签还可以突破空间上的限制。在多条笔记上标注同样的标签。
可以通过目录+标签进行分类，先把以前积累的工作资料进行分类处理。
小陈花了好几天把自己硬盘中的资料整理了数百条内容，上传时用了1个多G的流量。而且笔记的添加附件时非常方便，免费版的附件最大支持200M，开会员之后能支持1G的附件，上传速度特别快。
并且公司电脑、自己的笔记本和两个手机，四个终端上都可以随时同步，这回处理工作就特别方便，想找什么资料时，直接搜索一下，就能找到自己需要资料。
分类建议：
分类：刚开始时不需要分的太细，只需要分大类。当笔记多到一定程度后，再根据情况进行细分。
笔记本：可以按标题进行排序，我通常用数字把最常用的几个或当前的项目排在前面。
标题：标题很重要，在标题上加入一些具体处理方式，比如行动、计划、创意、点子、资料之类的关键字，搜索时效果会更好。
收集信息：
有道云笔记还有一个很重要的功能是收集，它可以在PC、手机，随时把有用的内容收藏到有道云笔记中。
收集建议
处理：把有用的内容整理出来，而不是保存全文，只保存有用的内容，学会舍弃对自己无用的部分。
处理资料
有道云笔记中的内容一定要定期的整理、更新、完善，才能产生真正的价值。
处理：
如果你只看过一遍就收藏起来，不经过任何提练，这些内容只是信息，没有什么价值，谁都能通过网络来搜索到。
用好笔记最重要的一点是，有一个清晰而有逻辑的框架，在做笔记时遵循一个好的框架标准，就会让人一目了然。
把事情整理成三点，更容易让人重视、记住和接受，会锻炼下面的几个能力：
1.论点分解或总结--逻辑推理能力
3.加强说服力--交流能力
我以前是做咨询顾问的，在参加培训时从埃森哲的老师学到一种“PointSheet”的格式笔记，由上面的“题目”、左侧的“重点”、右侧的“行动”三部分组成。
除了“PointSheet”笔记，还有一种“空·雨·伞”笔记也可以用来处理信息。
“空·雨·伞”笔记是一种思维框架，麦肯锡的咨询顾问都会用这个框架，所有思考按照‘空·雨·伞’三步执行”。
所谓“空·雨·伞”，其实就是判断何为“空=现在的情况”，何为“雨=对此情况的解释”，何为“伞=根据此解释而采取的行动”。
抬头看天，发现天空中的云朵有些异样，解释为“好像要下雨了”。根据这一解释，判断应该采取“带伞出门”的行动。
这就是“空·雨·伞”。这是一种特别有效的信息处理框架，在有道云笔记里做一个黄金三分法的模板，给大家演示一个信息处理的流程。
处理建议：
收集信息只是第一步，如果你只停留在收集阶段，收集的信息不会对你有任何的作用。
模板与清单
有道云笔记还有一个特别有用的模板笔记功能，用来形成模板或清单的。用好这个功能让你在工作和生活中减很多不必要的压力。
创建记录清单
建立一个记录清单，可以省去不必要的思考，同时避免遗忘。建立记录清单的最佳时刻，是刚完成一件事的时候。
对你的生活和工作进行思考，哪些领域是可以通过建立记录清单来进行简化的？
对常见任务的处理方法
使用检查列表来防止犯错
小陈以前总在很容易在工作中出现一些意想不到的错误，完全可以用清单进行改进。
顺着业务流程列出需要检查的项目，试着从实际工作的开头检查到结尾，检查有没有错误和遗漏之处。
清单建议：
有道云笔记自带了一些模板，能里面选择自己需要的。但最好还是根据自己的实际情况来创建模板。
通过以上这几个步骤：初步整理、分类、收集、处理、模板与清单，去管理好信息，信息才会转化为知识，真正产生作用，对自己有帮助。
这几步流程能帮助你建立起一个基本的个人信息管理系统。
在建立系统之后，最重要是的使用，让小陈开始在工作中应用这个系统，特别是收集和处理这两个步骤，并给了他如下的建议：
在工作中一定要把整理资料变成习惯，分为当天要做的和定期要做完成。
当天：
立刻清理：完成一件工作后，及时清理文件或资料，不要任它们堆积。
每天整理、更新文件，并养成习惯。
定期（以周或月为单位）：
特色功能
OCR扫描
开会时记在纸上的要点，只要拍一下就能转成电子版的会议纪要。
语音记录：
小陈在使用过程中最喜欢的功能是语音速记，在开会时，把手机里的有道云笔记打开，会在识别保存文字的同时保存录音，文字和语音同步保存，无论是编辑文字还是回听录音，都能省下大量精力。而且准确性上是非常不错，一次录音最长能支持60分钟。
一些突然想到的想法、点子，现在只要打开云笔记，直接开口说，就能都能记录在笔记中。特别是用这个功能还养成了写日记的习惯，早上起床或睡前时，打开云笔记直接开口说，就能转成文字。随便把当天拍的照片，也放进去，几分钟就能搞定，很容易就坚持下来了。
PDF转Word：
小陈跟其它公司合作时，经常能收到各种PDF文件。以前都是找各种PDF转Word的工作，只要把需要转换的PDF文件上传到有道云笔记中，选择文件，【右键】-【文本识别OCR】就能转成Word文档进一步处理。
保存文档历史版本：
平时在使用Word写文件时，经常在桌面存一大堆文件，不知道哪个是最终版。而现在保存到有道云笔记中，笔记保存多个历史版本，不管用PC还是手机登陆之后都能查看和编辑。
手机解压缩包：
按这三步的建议，基本上就能建立自己的知识管理系统。下一步我们来要处理，工作任务混乱的问题。
4、日常工作效率提升
我给小陈列出五点建议：
日检查表
日历：
大石头：
抵触情绪：
注意力管理：
依赖性：
可以在有道云笔记中做一个日检查表模板，每天在上班第一件就是填写里面的内容，当你把日检查表完成之后，对当天的工作任务有了更直观的认知和了解。
以“15分钟”为单位设置任务
在工作的过程中，有时会感到厌烦或没效率。这是注意力被打断的证据。
把眼前的工作以15分钟为单位进行划分，一个一个地处理，就能让注意力得以持续。
要是觉得15分钟太短，还可以用番茄工作法，用25工作+5分钟休息的节奏来进行工作。
批量处理
不要把自己的日程安排的分秒不差，一旦有一项任务出现变故或延期就会影响下面的一长串任务。
每周回顾
如何进行每周回顾？以下是基本步骤。
做好每周回顾之后，基本上就对下周所面临的工作任务有了一下直观的了解，这样在制定行程和安排计划时就可以事半功倍。