"车管家"轻应用包含用车人、审批人、司机、车管员、应用管理员五类角色，各角色有不同权限。用车人可申请用车，审批人审批申请，司机出车回车需登记，车管员管理车辆与司机，应用管理员拥有全权限。移动端操作包括申请用车、预定车辆、审批、派车及出回车登记等。网页端可设置管理员、车管员、用车方式、审批流程等，还支持车辆、司机信息录入及费用统计等功能。
「车管家」轻应用中有5类角色，分别对应权限如下
仅手机端使用，能够发起用车申请、预定车辆等；同时也可以设置为审批人，也有审批权限；
仅限手机端使用，一般是各部门的领导人，主要权限是发起用车申请、预定车辆、审批用车申请单；
仅限手机端使用，能够出车（出车登记）、回车（回车登记）；
注意：司机一定要及时在行车开始和结束时拍照填写出/回车登记，并要求申请人确认，否则行程单算作在进行中，司机不能接下一单。
车管员拥有车辆管理、车辆类型、司机、用车统计记录等权限，在手机端有发起用车申请、预定车辆、派车权限；
有多个车管员的情况，可以同时接到派车通知，但是只需要其中一个车管员派车即可。
「车管家」的应用管理员拥有该应用所有权限。
司机或者申请人（不需要司机的情况）出车和回车时必须准时出车和回车登记，否则会影响行程费用。
有司机的情况，由司机填写出/回车登记信息，然后需要申请人确认，只有申请人确认出车和回车信息，此条行程才算结束；否则此行程费用无法确认真实性，并且司机无法派下一单行程。
云之家的系统管理员可在「车管家」轻应用的后台——设置中心——用车应用管理员中，设置负责用车事务的管理员，该管理员只拥有「车管家」的所有权限；
在后台——设置中心——车管员设置中，设置车队管理员；
在后台——设置中心——用车设置中，在“员工用车方式”模块下，可以设置员工在移动端预约公车的方式：
“申请用车”：代表员工只能通过提交申请单（不能选择具体车辆）的方式申请公车；
“预定用车”：则员工能查看车辆排班，自己预约具体车辆。
3.4设置用车审批流程
在后台——设置中心——用车设置中，在“员工审批流程”模块下，设置员工用车单的审批流程，包含以下几种：
“不需要审批”：不需要走审批环节，直接到车管员派车；
“或签”：所选审批人只要一个人审批；
“会签”：所选审批人必须全部审批；
高级审批模板”：即可以设置分支等复杂流程。点击【去配置】，进入流程画控面板，设置完成后，点击右上角【发布】，最后返回“用车设置”页面不要忘记点击底下【保存】按钮！
高级审批还可以设置不同车辆/申请人，走不同的审批流程。在画控面板中，设置分支流程，双击分支线添加条件，可选择特定类型的车辆流程，注意输入文字要和「管理车辆类型」中100%匹配。
3.5绑定请假模块
操作流程：
（1）智能审批后台，要提前配置好请假模板（如果已经有请假模板，则不需要再配置）。
（2）在智能审批后台——审批设置——审批超级管理员中，复制“开发者密钥”；
（3）在“系统设置”页面底部点击【解锁】；随后将智能审批中，复制的“开发者密钥”，粘贴到“密钥”中，点击【上传密钥】，密钥上传成功会给提示；然后选择请假模板，最后点击页面底部【保存】。
3.6设置车辆类型、里程单价
入口：在后台——车管中心——车辆管理中，右上角【管理车辆类型】；
进入车辆类型管理表，创建车辆类型时建议，类型名称变为“座位”+“类型”（如：7座商务车）
3.7录入车辆（单个添加）
在后台——车管中心——车辆管理中，右上角【新增车辆】，即单个录入车辆；
注意，车辆录入时可以绑定司机，字段名称叫做“关联司机”，如大巴车这类有固定司机的车辆，车管员派车时系统自动导入司机信息。
3.8录入车辆（批量录入）
在后台——车管中心——车辆管理中，点击【批量导入】按钮，在弹窗中点击【下载模板】，随后将车辆信息录入到“车辆模板”excel文件中，再在导入文件；
3.9录入司机
在后台——车管中心——司机管理中，右上角【新增司机】；
3.10用车统计
历史行程中用车订单的费用核算，目前行程费用计算公式如下：
行程费用=行驶里程（回车里程-出车里程）*里程单价（车类型中创建的单价）+其他费用
在后台——用车统计中，提示信息“行程费用、总行程”根据搜索条件实时变化；
3.11保险管理
在车务管理--保险管理中，点击右上角【新增保险】，录入新的保险单。录入后可以在列表中可以打开和关闭提醒。
4.移动端：
操作入口：从云之家应用中心——找到应用“车管家”，点击“车管家”进入轻应用首页。
「车管家」轻应用，是分为用车人（也就是申请人）、审批人、司机、车管家4种角色，用车人和审批人都有“我的行程”和“待我处理”模块；车管员和司机两种角色顶部会有角色提示条。
4.1申请用车
在“我的行程”页面右下角点击【+】，进入用车申请单，提交申请单，自动进入下一环节。通过此处申请的车辆有车管员随机选择车辆分派。
4.2预定车辆
4.3审批申请单
在“待我处理”页面点击申请单进入详情页，滑动到底部【不同意】【同意】即可审批完成。
4.4派车
在“待我处理”页面点击申请单进入详情页，滑动到底部【不同意】【去派车】。
4.5出车回车登记
司机或者申请人（不需要司机的情况）在出车前需要准时登记出车信息，车辆回车时也及时登记回车信息，以免影响费用核算。
在“我的行程”中，点击行程进入详情，滑动到底部点击【出车登记】【回车登记】即可。