文档管理制度

在我们平凡的日常里，制度对人们来说越来越重要，制度是指一定的规格或法令礼俗。大家知道制度的格式吗？下面是小编整理的文档管理制度，欢迎阅读与收藏。

调度文档管理分为图表、台账、记录簿、在屏幕显示牌板等管理。

一、图表。

调度室各种图表必须及时填绘和修订，与实际情况相符合，图表必须归档管理。

二、台账。

（1）综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况，重点工程和重点工作调度情况，安全生产中出现的问题和处理情况，领导值班、下井带班及入井人数情况，领导交办工作及落实情况等。

（2）综合台账应内容完整，数据准确，账面整洁，字迹工整。

（3）综合台账可采用计算机电子台账。

（4）按日原煤产量、月及年累计完成量、综合进尺、开拓进尺、日月年累计完成进尺进行分项或统一的.建立统计台账。

三、记录簿。

建立以下记录簿，并存档管理。

调度值班记录、领导值班、下井带班记录（由带班领导填写）、调度员交接班记录、安全生产例会记录、生产安全事故（突发事故）分析统计记录。

四、存档要求：

（1）班、日调度记录（包括调度日志、原始调度记录、逐日生产完成情况登记表），要保存5年以上。

（2）调度日报、旬报和文字分析资料，保存3年以上。

（3）上级调度通知、通报、传真电文和本单位下达的调度通知、通报和传真电文原稿要保存2年以上。

（4）月度生产调度简报、各类调度台账和专题报告，要保存5年以上。

（5）死亡事故原始记录、重大非伤亡事故专项记录、非伤亡事故分类综合统计，以及年度生产简报作为永久资料保存。

（6）有统计部门下发的年度统计汇总资料，各类伤亡统计资料要永久保存。

（7）调度室要建立保密制度，各项生产数据和事故伤亡人数，不经领导批准，不得私自对外传播公布。

文档管理制度是指在组织内部建立一套完整的文件和信息管理规则，旨在确保信息的安全性、准确性和有效性。它涵盖了从文件的创建、审批、存储到销毁的`整个生命周期，旨在提升工作效率，防止信息丢失，保障企业运营的合规性。

内容概述：

1.文件分类与编码：确立文件的分类标准，制定统一的编码系统，以便于检索和管理。

2.创建与审批流程：明确文件的创建权限，规定审批流程，确保信息的准确性和权威性。

3.存储与保管：规定文件的存储介质、期限和地点，确保文件的安全保存。

5.更新与修订：规定文件更新和修订的程序，保证信息的时效性。

6.归档与销毁：设立归档标准，明确文件的保存期限，规定销毁流程，防止无用信息占用资源。

医保人员管理制度文档旨在确保医疗保障体系的高效运作，规范医保人员的行为，提高服务质量，保障参保人员权益。本制度主要包括以下几个方面：

1.职责分工

2.业务流程管理

3.培训与发展

4.行为准则与道德规范

5.监督与考核

6.纠纷处理机制

1.职责分工：明确医保人员在组织中的角色和责任，确保每个人都清楚自己的工作范围。

2.业务流程管理：规定医保申请、审核、赔付等关键环节的流程，提高工作效率。

3.培训与发展：制定定期培训计划，提升医保人员的专业技能和业务水平。

4.行为准则与道德规范：设定医保人员应遵守的.职业操守和道德标准，确保公正公平对待每一位参保人。

5.监督与考核：设立监督机制，对医保人员的工作进行定期评估，以保证服务质量。

6.纠纷处理机制：建立有效的投诉和纠纷解决渠道，及时处理参保人的问题。

调度文档管理，分为图表、台账、记录薄

第一条、图表

每月必须及时填汇和修订与实际情况相符合的图表，打印后交调度室归档管理。

第二条、台账

1、综合台账应当记录当班生产计划完成情况、安全生产情况、重点工程和重点工作调度情况、安全生产中出现的问题和处理情况、领导值班、下井带、跟、值班情况、领导交办的工作落实情况等。

2、综合台账的.内容应完整字迹清晰、数据准确。

3、综合台账可采用计算机记录。

第三条、记录薄

建立以下记录薄并存档管理、调度室值班记录、调度交接班记录、科级三汇报、有计划停风停电、无计划停风停电、等记录本记录台账。

为了使拌和站资料管理实现正规化,并切实加强档案资料的管理工作,特制定本制度。

一、文件收发

1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。

2、收文登记主要包括以下内容:收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。

3、文件管理人员要根据领导指示,将文件送交承办人,承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找;承办人按文件要求完成后,要及时将文件交还保管人员保存。

5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。

二、档案资料管理

1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一,是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。

3、机械管理基本数据库应具备以下内容:

1）、管理号码;

2）、设备名称;

3）、型号规格;

4）、技术状况;

5）、保管单位;

6）、本季运转小时;

7）、原值;

8）、净值;

9）、组资日期;

10）、生产厂家;

11）、本机编号;

12）、出厂日期;

13）、外型尺寸;

14）、整机重量;

15）、动力机名称;

16）、动力机型号;

17）、动力机规格;

18）、动力机生产厂;

19）、动力机出厂日期;

20）、动力机编号;

21）、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据,其它为静态数据。

4、及时上报的'报表:《设备台帐》(包括自有配属的设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备,分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。

5、建立档案目录,主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面,以便查找、使档案资料更好地为工作服务。

6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度,确保文件安全。

1.总则

1.1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

1.2电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

1.3电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

1.5为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

1.7具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

2.电子文件的收集与积累

2.1收集范围。电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2.2收集积累要求

2.2.1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2.2.2保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

2.2.3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

2.2.4用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

2.2.7用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

2.2.9由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

2.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

2.3收集、积累方法

2.3.1及时按照要求制作电子文件备份。

2.3.2每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

2.3.3电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

2.3.4电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

2.3.5电子文件性质代码：R—草稿性电子文件;U—非正式电子文件;O—正式电子文件;N—无纸电子文件;T—文本文件;I一图象文件;G—图形文件;V一影像文件;A—声音文件;M—多媒体文件;P—计算机程序;D—数据文件。

3.电子文件的整理

3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

3.2电子文件应按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。

3.3归档电子文件应填写登记表。

4.电子文件的归档。

应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的.格式存储到可长期保存的脱机载体。

4.1归档范围

电子文件的归档范围的划分，可参照国家关于文件的现行有关规定执行。

逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

4.3检测在进行电子文件归档工作时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

4.4归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作，参照国家关于文件的现行有关规定执主，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标只。

4.4.2保管期限的划分。电子文件保管期限的划分，参照国家关于文件的现行有关规定执行。

4.5归档要求

4.5.1把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，

4.5.2本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。

4.5.3存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

4.5.7在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

5.电子档案的移交与保管。

电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管。

5.1检验

5.1.1档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。

5.1.2检验项目。

5.1.2.1载体有划痕，是否清洁。

5.1.2.2有无病毒。

5.1.2.3核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

5.1.2.4核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

5.1.3将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的，应退回形成单位，重新制作。

5.2移交手续

验收合格后，档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位一份自存。

5.3保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

5.3.1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

5.3.2环境温度选定范围:

14℃—24℃;相对湿度选定范围：45%—60%。

5.3.3存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

5.3.4电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

5.4存效性保证

5.4.1每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。

5.4.2每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。

5.4.5定期检验结果应填人电子档案管理登记表。

5.5利用

5.5.1电子档案的封存载体不得外借。

5.5.2利用时使用拷贝件。

5.5.3利用时要遵守保密规定。

5.5.4利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

5.5.5具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施。

5.6电子档案的销毁鉴定。

5.6.1电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行。

5.6.2电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施。

5.6.3非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

5.7统计

档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计。

为了进一步加强教育处的内涵建设，促进处室各项工作规范化、科学化、可持续化管理和发展，提高工作效率，规范文档管理工作，特制定本制度。

1、所有收文、发文工作均指定专人负责，未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成工作混乱。收发人员必须根据有关文件资料，如实填写收文登记薄、发文登记薄。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。

2、收发文范围包括：文件、传真、邮件以及通过邮件、无纸化传输系统、网络收发的各种文档资料。

3、收发文件等资料应及时、准确送交处长，不得延误和积压;对贵重物品、汇款、邮包，要及时登记，并由个人签字领取;对投递错误的文件应及时退回。

5、发文文件草拟必须使用《发文稿纸》，按照处室工作分工对口起草，文稿清样做到三校，一由拟稿人自行校对，确保数据文字准确无误后，经处长在核稿栏签字审批后交医院办公室。二由办公室负责再次文字校对无误后，确定主题词，报分管领导审阅。三是文稿清样经分管领导审批后，正式行文，盖章。文件内容涉及机密的，须按规定注明密级。

7、处室实施的每项工作全过程的电子文档打印后，及时将电子文档和纸质文档各一份，分类归档、保存。

8、严守工作机密，处室的各种文件、资料等档案(含电子文档)由专人保管，专柜存放，严格借阅、借用手续，确保文件、资料等档案的安全、全面，发现失窃和泄密事件，及时报告处长并查处。

9、处室的各种文件、资料等纸质档案，由专人按类别于次年一月内立卷装订后，分类存档，专柜保存;电子文档由专人按类别于次年一月内存储于处室的移动硬盘。

文档资料管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在规范文件的创建、存储、使用、更新和废弃等全过程，确保信息的安全、准确和有效利用。它涵盖了以下几个主要方面：

1.文件分类与编码：明确各类文档的分类标准，设定统一的编码系统，便于管理和检索。

2.创建与审批流程：规定文档的创建、修订和审批流程，保证内容的准确性与合规性。

3.存储与备份：制定存储策略，包括物理存储和电子存储，以及定期备份，防止数据丢失。

4.使用权限与访问控制：设定不同层级员工的访问权限，保障信息安全。

5.更新与版本管理：规定文档的更新规则，保持信息的时效性，并进行版本控制。

6.分发与共享：明确文档的分发范围和方式，确保信息传递的有效性。

7.归档与销毁：建立归档制度，规定文档的保存期限，到期后的'处理方式。

该制度需要涵盖以下关键领域：

2.内部流程：与企业内部的其他管理体系（如质量管理体系、项目管理体系）相协调。

3.技术支持：利用信息技术实现文档的电子化管理，如使用文档管理系统（dms）。

4.员工培训：定期对员工进行文档管理的培训，提高其文档处理能力。

5.监控与评估：设置定期检查机制，评估制度执行情况，及时调整优化。

文档资料管理制度及实施措施

为了确保项目部文件的完整性，方便查找和利用，以及做好收集、整理、立卷、保管等工作，维护文件档案的完整性和安全性，特制定了本制度及实施措施。

1.文档资料管理制度

1.1项目部员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，以保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

1.3综合部要做好项目部员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，以确保资料完整。

1.4文件资料档案的保管和查阅：

所有档案必须入框上架，科学排列，以便查找，避免暴露或捆扎堆放。

项目部内部员工因工作需要查阅档案资料，必须报请项目部领导批准。外单位人员要查阅、复印公司档案，必须经项目部领导批准后才能查阅。项目部所有档案一律不允许外借。

对于项目部机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不得接触。工作人员要严守机密。

2.文档资料实施措施

2.1由项目部综合部负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单。所有施工图的持有人应对图纸的修改、变更及时标识。

2.2所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。

2.3文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的`表格上登记签字。

2.4在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。

2.5当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，编号不变。文件发放部门应将原破损文件收回处理。

2.6文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续。在补领申请时必须作出书面说明。文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。

2.7为了识别和管理在使用的有效文件及其修订状态，项目部办公室和项目工程部分别负责编制管理性和技术性的《有效文件控制清单》。

2.8文件和资料更改的流程如下：

填写《文件和资料更改申请表》，说明更改理由和内容。若涉及其他部门，需重新会审。

持有人根据通知单指令进行更改，并确保正确、清晰。通知单应附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。

更改部门应将审批件存档备查，并记录和标识文件更改。

2.9作废的文件应加盖“作废”印章，并在使用场合中撤出。

2.10文件和资料应妥善保管，防止丢失和损坏。若出现问题，应向主管领导报告并批准后办理。存档按公司档案管理办法规定办理。文件管理人调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并做好记录。

2.11文件和资料的使用控制如下：

需要复印的，需填写《文件和资料复印审批表》，经主管部门或部门负责人批准，规定份数、编号，发放应做好记录和登记。

需要临时借阅的，应填写《文件和资料借阅申请单》，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅后必须及时归还。文件一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。

文档管理制度是企业运营中不可或缺的一环，它涵盖了从文件的创建、审批、存储、检索到销毁的全过程。这一制度不仅涉及纸质文档，也包括电子文档，旨在确保信息的安全、完整和有效利用。

1.文档分类与编码：建立统一的文档分类标准，便于管理和检索。

2.制度流程：定义文档的'生命周期，包括创建、审批、发布、更新、归档和销毁等环节。

3.权限管理：明确不同角色对文档的访问、修改和审批权限。

5.存储与备份：规定文档的存储方式和备份策略，保证数据安全。

6.记录与审计：记录文档操作日志，便于追踪和审计。

7.培训与执行：定期培训员工，确保制度的执行和理解。

本脱硫管理制度文档旨在规范和优化企业内部的脱硫工艺管理，确保环保法规的合规性，提高生产效率，降低运营成本。内容主要包括以下几个方面：

1.脱硫设备的运行与维护

2.脱硫工艺参数的监控与调整

3.废弃物处理与排放控制

4.安全操作规程

5.员工培训与绩效评估

6.环保政策与法规的遵循

1.脱硫设备的运行与维护：涵盖设备的日常检查、定期保养、故障排查与修复，以及设备更新升级策略。

2.脱硫工艺参数的监控与调整：涉及工艺流程的优化，参数设定与监控，以保证脱硫效果。

3.废弃物处理与排放控制：规定废弃物的`收集、储存、处理方法，以及排放标准的遵守。

4.安全操作规程：明确安全操作流程，预防事故的发生，保障员工安全。

5.员工培训与绩效评估：制定培训计划，提升员工技能，通过绩效考核激励员工遵守制度。

6.环保政策与法规的遵循：定期更新环保法规知识，确保企业行为符合国家和地方的环保要求。

监理文档管理制度是项目管理中不可或缺的一环，它涵盖了从项目启动到结束的全过程，涉及各个阶段的记录、报告、审批和归档等工作。主要内容包括：

1.项目启动文件：如项目建议书、合同协议、项目范围说明书等。

2.设计文件：包括设计图纸、技术规格书、工程量清单等。

3.施工文件：施工日志、质量检查报告、进度报告、变更申请等。

4.监理报告：定期监理报告、专项检查报告、质量问题处理记录等。

5.竣工验收文件：竣工图、验收报告、质保资料等。

6.文件控制：版本管理、文件审批流程、保密规定等。

监理文档管理制度应涵盖以下几个关键方面：

1.文档格式与标准：明确各类文档的格式、内容要求和编写规范。

2.文件审批流程：定义文件的审批权限和流程，确保文件的质量和准确性。

3.文件存储与检索：规定文件的存储方式、保存期限和检索方法。

4.文件变更管理：设定文件变更的程序，确保信息的及时更新和同步。

5.文件安全与保密：制定文件的.安全保护措施和保密规定。

6.文件使用与传递：明确文件的使用权限和传递方式，防止信息泄露和误用。

7.文件归档与销毁：规定文件的归档标准和销毁程序，保证信息的完整性和合规性。

1、范围

本标准为那些对软件或基于软件的产品的开发负有职责的管理者提供软件文档的管理指南。本标准的目的在于协助管理者在他们的机构中产生有效的文档。

本标准期望应用于各种类型的软件，从简单的程序到复杂的软件系统。并期望覆盖各种类型的软件文档，作用于软件生存期的各个阶段。

不论项目的大小，软件文档管理的原则是一致的。对于小项目，可以不采用本标准中规定的有关细节。管理者可剪裁这些内容以满足他们的特殊需要。

本标准是针对文档编制管理而提出的，不涉及软件文档的内容和编排。

2、引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效，所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

gb8566-88计算机软件开发规范

gb8567-88计算机软件产品开发文件编制指南

gb/t11457-1995软件工程术语

3、定义

本标准采用下列定义，其他定义见gb/t11457。

3.1文档document

一种数据媒体和其上所记录的数据。它具有永久性并可以由人或机器阅读。通常仅用于描述人工可读的内容。例如，技术文件、设计文件、版本说明文件。

3.2文档（集）；文档编制documentation

3.3文档计划documentationplan

一个描述文档编制工作方法的管理用文档。该计划主要描述要编制什么类型的文档，这些文档的内容是什么，何时编写，由谁编写，如何编写，以及什么是影响期望结果的可用资源和外界因素。

3.4文档等级levelofdocumentation

对所需文档的一个说明，它指出文档的范围、内容、格式及质量，可以根据项目、费用、预期用途、作用范围或其他因素选择文档等级。

3.5软件产品softwareproduct

软件开发过程的结果，并推出供用户使用的软件实体。

4、软件文档的作用

a)管理依据；

b)任务之间联系的凭证；

c)质量保证；

d)培训与参考；

e)软件维护支持；

f)历史档案。

4.1管理依据

在软件开过过程中，管理者必须了解开发进度、存在的问题和预期目标。每一阶段计划安排的定期报告提供了项目的可见性。定期报告还提醒各级管理者注意该部门对项目承担的责任以及该部门效率的重要性。开发文档规定若干个检查点和进度表，使管理者可以评定项目的进度，如果开发文档有遗漏，不完善，或内容陈旧，则管理者将失去跟踪和控制项目的重要依据。

4.2任务之间联系的凭证

大多数软件开发项目通常被划分成若干个任务，并由不同的小组去完成。学科方面的专家建立项目，分析员阐述系统需求，设计员为程序员制定总体设计，程序员编制详细的程序代码，质量保证专家和审查员评价整个系统性能和功能的完整性，负责维护的程序员改进各种操作或增强某些功能。

这些人员需要的互相联系是通过文档资料的复制、分发和引用而实现的，因而，任务之间的联系是文档的一个重要功能。大多数系统开发方法为任务的联系规定了一些正式文档。分析员向设计员提供正式需求规格说明，设计员向程序员提供正式设计规格说明，等等。

4.3质量保证

那些负责软件质量保证和评估系统性能的人员需要程序规格说明、测试和评估计划、测试该系统用的各种质量标准以及关于期望系统完成什么功能和系统怎样实现这些功能的清晰说明；必须制订测试计划和测试规程，并报告测试结果；他们还必须说明和评估完全、控制、计算、检验例行程序及其他控制技术。这些文档的提供可满足质量保证人员和审查人员上述工作的需要。

4.4培训与参考

软件文档的另一个功能是使系统管理员、操作员、用户、管理者和其他有关人员了解系统如何工作，以及为了达到他们的各自的目的，如何使用系统。

4.5软件维护支持

维护人员需要软件系统的详细说明以帮助他们熟悉系统，找出并修正错误，改进系统以适应用户需求的变化或适应系统环境的变化。

4.6历史档案

软件文档可用作未来项目的一种资源。通常文档记载系统的开发历史，可使有关系统结构的基本思想为以后的项目利用。系统开发人员通过审阅以前的系统以查明什么部分已试验过了，什么部分运行得很好，什么部分因某种原因难以运行而被排除。良好的系统文档有助于把程序移植和转移到各种新的系统环境中。

5、管理者的作用

管理者严格要求软件开发人员和编制组完成文档编制，并且在策略、标准、规程、资源分配和编制计划方面给予支持。

a)管理者对文档工作的责任。管理者要认识到正式或非正式文档都是重要的，还要认识到文档工作必须包括文档计划、编写、修改、形成、分发和维护等各个方面。

b)管理者对文档工作的支持。管理者应为编写文档的人员提供指导和实际鼓励，并使各种资源有效地用于文档开发。

c)管理者的主要职责：

1）建立编制、登记、出版系统文档和软件文档的各种策略；

2）把文档计划作为整个开发工作的一个组成部分；

3）建立确定文档质量、测试质量和评审质量的各种方法的规程；

4）为文档的各个方面确定和准备各种标准和指南；

5）积极支持文档工作以形成在开发工作中自觉编制文档的团队风气；

6）不断检查已建立起来的过程，以保证符合策略和各种规程并遵守有关标准和指南。

通常，项目管理者在项目开发前应决定如下事项：

要求哪些类型的文档；

提供多少种文档；

文档包含的内容；

达到何种级别的质量水平；

何时产生何种文档；

如何保存、维护文档以及如何进行通信。

如果一个软件合同是有效的，应要求文档满足所接受的标准，并规定所提供的文档类型、每种文档的质量水平以及评审和通过的规程。

6、制订文档编制策略

文档策略是由上级（资深）管理者新任务并支持的，对下级开发单位或开发人员提供指导。策略规定主要的方向不是做什么或如何做的详细说明。

一般说来，文档编制策略陈述要明确，并通告到每个人且理解它，进而使策略被他们贯彻实施。

支持有效文档策略的.基本条件：

a)文档需要覆盖整个软件生存期

在项目早期几个阶段就要求有文档，而且在贯穿软件开发过程中必须是可用的和可维护的。在开发完成后，文档应满足软件的使用、维护、增强、转换或传输。

b)文档应是可管理的

指导和控制文档的获得维护，管理者和发行专家应准备文档产品、进度、可靠性、资源，质量保证和评审规程的详细计划大纲。

c)文档应适合于它的读者

读者可能是管理者、分析员、无计算机经验的专业人员、维护人员、文书人员等。根据任务的执行，他们要求不同的材料表示和不同的详细程度。针对不同的读者，发行专家应负责设计不同类型的文档。

d)文档效应应贯穿到软件的整个开发过程中

在软件开发的整个过程中，应充分体现文档的作用和限制，即文档应指导全部开发过程。

e)文档标准应被标识和使用

应尽可能地采纳现行的标准，若没有合适的现行标准，必要时应研制适用的标准或指南。

f)应规定支持工具

工具有助于开发和维护软件产品，包括文档。因此尽可能地使用工具是经济的、可行的。

附录a中的检查表为制定策略条款或评估现有策略条款的有效性和完整性提供帮助。

7、制订文档编制标准和指南

在一个机构内部，应采用一些标准和指南：

——软件生存期模型；

——文档类型和相互关系；

——文档质量。

这些标准和指南决定如何实现文档任务，将提供一些准则以评价机构内所产生的软件文档的完整性、可用性和适合性。

尽可能地采用现行的国家和国际标准，若现行的标准不适用，机构应制订自己的标准。

7.1选择软件生存期模型

现有的一些软件生存期模型，对于不同的阶段有不同的词汇，从软件文档的观点来看，采用哪种模型都无关紧要，只要阶段和相应的文档是清晰定义的、已计划的，并且对于任何具体软件项目是能遵循的。因此，管理者应选择一个软件生存期模型并保证该模型在他们机构内是适用的。

管理者将会发现所进行的阶段和相应任务的定义有助于监控软件项目的进展。相应于特定阶段生成的文档可用作该阶段的评审、通过和完成的检验点，而这种检验应在下一阶段开始前进行。

7.2规定文档类型和内容

下面给出软件文档主要类型的大纲，这个大纲不是详尽的或最后的，但适合作为主要类型软件文档的检验表。而管理者应规定何时定义他们的标准文档类型。

软件文档归入如下三种类别：

a)开发文档——描述开发过程本身；

b)产品文档——描述开发过程的产物；

c)管理文档——记录项目管理的信息。

7.2.1开发文档

开发文档是描述软件开发过程，包括软件需求、软件设计、软件测试、保证软件质量的一类文档，开发文档也包括软件的详细技术描述（程序逻辑、程序间相互关系、数据格式和存储等）。

开发文档起到如下五种作用：

a)它们是软件开发过程中包含的所有阶段之间的通信工具，它们记录生成软件需求、设计、编码和测试的详细规定和说明；

b)它们描述开发小组的职责。通过规定软件、主题事项、文档编制、质量保证人员以及包含在开发过程中任何其他事项的角色来定义做直截了当、如何做和何时做；

c)它们用作检验点而允许管理者评定开发进度。如果开发文档丢失、不完整或过时，管理者将失去跟踪和控制软件项目的一个重要工具；

d)它们形成了维护人员所要求的基本的软件支持文档。而这些支持文档可作为产品文档的一部分；

e)它们记录软件开发的历史。

基本的开发文档是：

——可行性研究和项目任务书；

——需求规格说明；

——功能规格说明；

——设计规格说明，包括程序和数据规格说明；

——开发计划；

——软件集成和测试计划；

——质量保证计划、标准、进度；

安全和测试信息。

7.2.2产品文档

产品文档规定关于软件产品的使用、维护、增强、转换和传输的信息。

产品的文档起到如下三种作用：

a)为使用和运行软件产品的任何人规定培训和参考信息；

b)使得那些未参加开发本软件的程序员维护它；

c)促进软件产品的市场流通或提高可接受性。

产品文档用于下列类型的读者：

——用户——他们利用软件输入数据、检索信息和解决问题；

保管室管理制度文档旨在规范物品的存储、管理和使用，确保公司资产的安全和高效利用。内容主要包括以下几个方面：

1.保管室的.日常管理规定

2.物品入库、出库流程

3.库存盘点与记录制度

4.安全防护措施

5.责任追究与奖惩机制

2.入库流程：详细说明物品接收、验收、登记的步骤。

3.出库流程：定义物品借用、领用、归还的手续和审批流程。

5.安全防护：包括防火、防盗、防潮等措施，以及应急预案。

6.责任追究：明确违反规定的处罚措施，激励员工遵守制度。

1.食品批发(贸易)公司必须领取卫生许可证后方能营业，并严格按照卫生许可范围亮证经营。

2.食品批发(贸易)公司法定代表人为食品卫生责任人,对本公司食品经营活动过程中各环节的食品卫生负责。

3.食品批发(贸易)公司应制定食品卫生岗位责任制度，各岗位卫生责任制度要上墙张贴。设立卫生管理人,负责落实各项卫生制度,负责本公司的具体食品卫生管理工作。

5.建立健全的食品进货验收管理制度；建立台帐,记录食品进出货情况,对每批食品进行严格检查,防止假冒伪劣食品和不符合卫生标准及规定的食品进入市场。

6.建立日常食品卫生检查制度,对每批食品的进出和贮存过程进行仔细检查，发现腐败变质、超过保质期和《食品卫生法》禁止生产经营的食品时应及时处理。对己流入市场的食品应立即追回,并向当地卫生行政部门报告,防止事态的扩展。

7.经营定型包装食品的，所销售的食品包装标识应当真实，符合食品标签标准的要求。经营进口食品,其外包装应有中文标识。

8.切实做好食品贮存卫生管理工作。

8.2需冷藏的.食品须存放于与其包装标签标示的保存温度相应的冷库内，冷冻设施须正常运转，冷库内禁止生熟混放。

8.3食品库房应用无毒、坚固、易清扫材料建成。库房可分常温库和冷库，冷库又包括高温冷库（冷藏库）和低温冷库（冷冻库）。

8.4常温库应设置防鼠、防虫、防蝇、防潮、防霉的设施,并能正常使用;必须设置机械通风设施，并应经常开窗通风，定期清扫，保持干燥和整洁，清库时应做好清洁消毒工作。

8.5冷库应注意保持清洁、及时除霜;冰柜和冷藏设备必须正常运转并标明生、熟用途，冷藏库、冰柜应设外显式温度（指示）计并正常显示。

8.6低温冷库（冷冻库）温度必须低于-18℃，高温冷库（冷藏库）温度必须保持在0～10℃；冷藏设备、设施不能有滴水，结霜厚度不能超过1cm。

8.7冷库内不可存放腐败变质食品和有异味食品。食品之间应有一定空隙，直接入口食品与食品原料应分库冷藏。

9.按照《中华人民共和国食品安全法》做好从业人员卫生管理工作。