企业赊销带来的风险主要来自以下几个方面(如表1):
从这些原因我们可以看到,产生拖欠原因出现在销售过程中的各个环节。比如在赊销进行前如果对客户的背景、资信状况进行了比较详尽的调查分析,就可以避免和一些信誉不好的客户做交易;而在应收账款发生后,如果能够采取一些方法进行监控,在发现客户有拖欠的迹象时,立即采取措施进行追讨,就能够很大程度地降低拖欠账款的发生。
下面,我们用图表来说明企业如何在ERP环境下加强赊销信用管理。
2.按业务员设置信用等级企业的销售业务是由销售部门的销售业务员具体实现的。每个销售人员的销售经验不同,业务级别不同,其所能使用的信用也应该不同。图3是企业在建立人员档案时设置业务员的赊销信用,以防范业务员与客户串通,合伙损害企业利益。
3.按部门设置信用如果企业下设不只一个销售部门,各部门所负责管理的客户群不同,此时可能需要根据部门所承担的业绩或客户群的特征设置不同的信用额度和信用天数。按部门设置信用控制可以针对某个部门设置该部门所管辖的客户的总的信用额度和最大信用天数,它相当于是限定了该部门利用赊销手段开展业务的权利(如图4)。通过对客户、业务员,部门三个层次的设定,无论是企业外部还是内部,赊销信用都受到了企业的严密控制,任何超出信用额度的销售都将被ERP系统拒绝,为企业的赊销管理提供了有力的保障。(二)赊销的售中控制──客户信用检查赊销的售中控制──客户信用检查应当解决何时进行信用检查和如何进行信用检查两个问题。
为了确定信用检查的时点,我们首先来了解企业的销售流程(如图5)。销售一般要经过订货、发货、开票三个环节。有的企业整个销售流程管理控制比较严格,所有销售都必须经过订货这一环节,是完全以订单为核心进行管理的,对于这种情况我们只要控制住订货这一环节──在订货的时候不要超越信用额度就可以了;有的企业的销售过程处理方法很多,进行销售时并不一定经过订货的环节,而是根据客户需求直接给客户开一张发货单据让客户直接提货,或者是开张发票,然后根据发票开出发货单给客户提货,在这种情况下只控制订货环节显然是不够的,还需要对发货和开票进行控制,防止被控制对象在这些环节超出信用交易。这里要说明的是,销售的订货、发货、开票环节在软件中是通过相应的订单、发货单、和发票来体现的,所以对于这三个环节的控制就是通过对相应的单据的控制来实现。
如果企业的赊销业务很多,单纯的依靠财务人员管理,难免会出现遗漏,为此,ERP软件提供了一些工具来帮助企业进行赊销的售中控制。企业可以通过设置单据报警和信用报警来加强赊销的售中管理。
通过上面的分析,我们不难看出,企业赊销的信用管理不是独立进行的,三个阶段之间有着不可分割的联系,企业需要从整体的角度来把握应收账款的管理。ERP软件的出现,为企业的现代化管理提供了条件,企业应该高度重视应收账款在企业生产经营中的作用,合理地运用赊销手段,提升企业价值。作者单位:天津财经大学商学院