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2017.10.19
进销存报表系列教程
我的Excel
什么是申购单？
熟悉公司业务流程的朋友应该都知道，一个公司对于生产原料、维修配件甚者办公用品等东西的购买都必须先写申请给老板批准后才能去联系供应商与供应商签订采购合同，这个采购的申请单在ERP中也叫采购订单，而我们一般也叫它“申购单”。
申购单与进销存报表有什么关系？
申购单是采购向上级领导（老板）申请的单据，与供应商签订合同的是采购部门，但是货物到公司后负责将货物入库的是仓库的库管员，所以仓库的进销存报表必须登记有申购单的详细信息（采购将审批好的申购单的其中一联交给仓库录入申购单信息），才能在货物入库的时候知道这个货物的供应商是哪一位，申购单号是多少，否则无法填写入库单，也无法知道该货物还有多少在途（已签合同未入库）
物料编码表结构，如下图
表结构12个字段：
1、申购日期
2、申购单号
3、供应商编码
4、供应商名称
5、物料编码
6、物料名称
7、品牌
8、单位
9、申购数量
10、累计入库数量
11、在途数量
12、备注
一般申购单常见字段就以上这些，这里少了申购单价，因为这个申购单是给仓库做入库记录的，某些公司的采购单价可能涉及保密，只允许采购或财务知道，所以仓库收到的申购单不一定会有单价，具体要看每个公司的实际业务操作。
下面，村长将会分别就申购单的每个字段的设置与大家详细讲解。
一、申购日期
1、字段说明
该字段为日期型字段，只允许输入标准日期，所以此处要做数据有效性设置，禁止录入非标准的日期信息
2、数据有效性设置
操作步骤：
1、选中要设置数据有效性的单元格区域，点击“数据”选项卡，选择“数据有效性”；
2、选择“日期”，然后根据实际需要选择开始日期和结束日期，然后点确定。
二、申购单号
申购单号是每一张申购单的唯一识别，所以此处要做数据有效性对数据进行验证。下面我们要求对单据号做出以下规范：
1、必须且只能录入10个字符；
2、单据号格式为，字母D开头单据日期的年月三位流水号，例如2017年9月份的第1张单据，则单据号为D201709001；
3、禁止录入重复单据号。
2、设置数据有效性规范单据号
2、选择“自定义”，输入如下公式
=AND(LEN(B2)=10,'D'&TEXT(A2,'YYYYMM')=LEFT(B2,7),ISNUMBER(RIGHT(B2,9)),COUNTIF($B$2:$B$22,B2)=1)
PS：有朋友可能会问为什么要禁止录入重复单号呢，如果一个订单有两行明细那要怎么处理呢？
选中多个单元格，然后按CTRLD即可向下填充，不受数据有效性的限制。
三、供应商编码供应商名称
2、字段设置
1、在供应商名称字段，D2单元格输入公式：
=IF(C2='','',VLOOKUP(C2,供应商编码!A:B,2,0))，公式下拉，设置该公式后可以在输入编码后获取到对应的供应商编码表里面的供应商名称，如下动画所示
2、由于D列是公式，不需要手动输入，为了防止别人错误操作，此列可填充底色突出显示。
四、物料编码物料名称品牌单位
物料名称字段公式：
=IF($E2='','',VLOOKUP($E2,物料编码!$A:$D,2,0))
品牌字段公式：
=IF($E2='','',VLOOKUP($E2,物料编码!$A:$D,3,0))
单位字段公式：
=IF($E2='','',VLOOKUP($E2,物料编码!$A:$D,4,0))
效果请看动画：
五、申购数量
该字段要求填写的是纯数字，不能添加除数字之外的任何字符。
具体设置可参考前面操作，公式如下：
=ISNUMBER(I2)
六、累计入库数量在途数量
累计入库数量是指本申购单号的这个物料已经入库了多少，申购的数量减去已入库数量就是在途数量。
累计入库字段公式：
=SUMIFS(入库单!J:J,入库单!C:C,B2,入库单!G:G,E2)
在途数量字段公式：
=I2-J2
PS：假定入库单表J列为入库数量，C列为申购单号，G列为物料编码。