汽配通汽配管理系统操作说明书

若之前没有注册QP号,可以点击上图中的“免费注册”注册一个QP号,成为软件会员,注册窗口如下图:

(图2.1)

注册成免费会员后,我们的qp110网将会自动为您生成一个企业宣传网站,并且在软件里可以使用销售打印,设置打印标头等等功能。

二、进销存管理

1、进货管理

1.1进货入库

只有在进行进货入库之后,才能在库存管理里对您的库存进行管理。点击菜单栏“进销存管理”—>“进货管理”—>“进货入库”打开进货窗口,如下图。

(图2.1.1.1)

在左侧输入供应商后,点击“进货”按钮,打开配件资料录入窗口如下图

(图2.1.1.2)

填写配件资料后点确定,完成某一个配件的录入,当您一个单子有多个配件时,您可以继续添加配件。录完配件后,点取消就进入了结算窗口。如下图

(图2.1.1.3)

如果这个单子没有运费,可不用填写,选择结算方式,当结算方式为挂帐时,在应付款里就会有这笔款项。

1.2退货给供应商

点击下图中右上角的已结算,再点击“查询[F3]”按钮,找到您要退货的那个单子

(图2.1.2.1)

点击“退货【F8】”按钮,此窗口的下部那个表格会发生变化,多了一个退货数量列,如下图

(图2.1.2.2)

找到要退货的配件,输入退货数量,再点上方的结算按钮即可完成退货。

2、销售管理

2.1销售开单

点击菜单栏“进销存管理”—>“销售管理”—>“销售开单”打开进货窗口,如下图。

(图2.2.1.1)

在搜索栏的相应项目内输入关键字会很快帮您找到您要出售的配件,比如上图中,我在名称那栏输入了“卡扣”这两个字的首字母,软件在下面的表格中就帮我列出来配件名称中首字母同时含有”KK”的配件。选择要出售的配件点击左上角“销售开单”或者直接双击要出售的配件弹出销售窗口。如下图

(图2.2.1.2)

客户名称框里输入内容,如果此客户购买过此配件,那么在窗口的右边将调出此客户的购买记录及价格,如下图

(图2.2.1.3)

填写或修正相应信息后,点确定此条配件信息将会出现在销售开单下方的表格里,如下图。

(图2.2.1.4)

如果此客户要购买多个配件,您可以继续选择要出售的配件进行以上操作。

(图2.2.1.5)

当客户所要购买的配件都添加到下方的表格后,点击上方的结算按钮,进入结算操作

(图2.2.1.6)

弹出结算窗口后,如下图,大红框中选择结算方式,当选择挂帐时,此单将会出现在“应收款”里

注意,下图小框“确定后马上打印”,此处如果勾上,点击确定就会马上打印,不会有打印设置窗口,所以一般情况下我们都是不勾选此选项。

点击确定后完成此单的销售

(图2.2.1.7)

2.2急件开单

当您的配件没有录入库存,却又要做销售时,您可以使用急件开单功能,点击此窗口中的“急件开单”按钮,出现下图中的窗口,输入要出售的配件资料,点确定,如果此单还要别的配件要销售,可以继续添加,否则点“返回”按钮对此次急件的配件进行进货结算操作。最后点上面的结算按钮完成急件开单操作。

(图2.2.2.1)

2.3销售浏览及销售打印

点击“销售开单”上面的“销售浏览”按钮可对以往的销售单据进行查看

(图2.2.3.1)

销售浏览窗口,默认显示的是当开开单的数据。如下图

(图2.2.3.2)

窗口分为上下两部分,上部分显示的是开出的单子及客户一些信息,下部分对应的是此单子里包含的配件信息。

(图2.2.3.4)

点击销售打印按钮,将弹出销售打印预览窗口,如下图,右边第一个红框可选择打印格式。第二个红框,当选择不分页时软件会自动调整打印高度,当选择分页时软件会根据下方打印高度框设置的值调整高度。

点击打印即可打印预览的页面。

(图2.2.3.5)

2.4销售退货

打开“销售开单”窗口点击“销售退货”,或者直接点击软件左边面板上的“销售退货”打开“销售退货”窗口。如下图

(图2.2.4.1)

(图2.2.4.2)

点击“退货”按钮后会弹出如下图的窗口,在退货数量里输入退货数。

(图2.2.4.3)

注意,红框里的是否放入废品仓选项,如果勾选后,下方会出现此配件的进货历史,如下图。设置放入废品仓时,一定要选择此配件的进货批次,也就是要选择进货单。

(图2.2.4.4)

点击确定后,之前的销售退货窗口的下边表格里就会出现您要退货的配件,如下图。如果您还有要退的配件,可以继续以上的操作,如果没有,请点击“保存”按钮进入结算流程

(图2.2.4.5)

此处的结算与销售结算操作一样,就不赘述,如下图

(图2.2.4.6)

点确定后完成销售退货工作。

点击销售浏览,可查看的销售及退货情况,如下图。红色为退货单,黑色为销售单。

(图2.2.4.7)

3、库存管理

从软件左边面板点击“查看库存”按钮,打开库存管理窗口,如下图。右击某一条配件可以查看进货历史和销售历史。这里我们重点来讲“盘点”和“退货给供应商”,修改属性,修改价格等功能打开后直接修改就行了。

(图2.3.1)

3.1盘点

点击上图(图2.3.1)中的“盘点”按钮,进入盘点窗口,如下图(2.3.1.1),初次盘点请点击“盘点初始化”按钮,点击后下放的表格将会列出您所有的库存。如果某个配件库存数量不正确,您可以在“盘点数量”那列填写正确的数量,库存数量正确的配件可不填写。盘点数量是即时保存的,当您的配件数量过多时,一天没有盘完,可以第二天再继续盘,但第二天打开盘点是,请不要点击“盘点初始化”,要不然前一点盘点的数据就清空了。当盘点完之后,点击“启用盘点”按钮,库存数量将会变成您盘点后的数量。

(图2.3.1.1)

3.2退货给供应商

如图2.3.1,选择要退货的配件后,点击“退货给供应商”按钮,进入退货窗口,如下图2.3.2.1选择正确的退货批次,输入退货数量后,点结算完成退货功能。

(图2.3.2.1)

4、报价单制作

当您的客户到您这进货需要一批配件的进货明细及价格时,您就要使用到报价单。点击软件左面版的报价单制作打开预售报价管理窗口,如下图(2.4.1)。

(图2.4.1)

点击“开单”按钮,左边的表格将会自动生成单号,并弹出配件选择窗口,如下图(2.4.2)

双击您需要的配件,在弹出的窗口内输入数量和单价点确定,这样就有一个配件进入了您的报价表内,如果还有更多的配件需要报价,您可以在这里继续选择。当需要的配件都选择好后,点击大窗口的“退出”按钮

以上操作完成后,您会看到下面的窗口,左边是单号,右边是此单中所选择的配件。

您可以看到左边的表格“客户名称”项还是为空的,您可以点击“选择客户”按钮添加客户信息。

点击“调价”按钮,可对所选配件的单价集体调价,在调价窗口内输入调价基数点确定后会改变此单所有配件的单价。

若您只想对某个配件进行改价,您可以双击此配件,在弹出的窗口内修单价或者其他资料。如下图

点击下图中的转新单,可以将报价单转为销售单。

5、配件借出

配件借出操作和配件销售操作差不多,双击某条配件,在弹出的框内输入借出数量等信息,点确定,如果是多个配件借出,可以继续上面的操作。

配件选择完成后,点击确定按钮,输入客户名称等信息点确定

点击借出浏览可查看所有的借出信息

点击归还,可对借出的配件做归还操作

归还操作和销售退货操作差不多,先是使用查询功能找到您要操作的配件,双击后出现归还窗口,如下图,输入数量后点确定,如果有多个配件归还还可继续操作,之后点保存按钮完成借出归还操作。

6、配件借入

配件借入操作与配件入库操作近似,在供应商处输入商家名称,点“借货”按钮

出现此窗口,录入配件的基本资料即可

选择一个单子后,点击“归还”按钮,可对此单子上的配件做归还操作,其操作过程和退货给供应商类似,点“归还”后,下方的表格将多一“归还数量”这么一列,在此列中输入数量,再点上面的“保存【F5】”按钮即可。

7、配件报损

三、帐务管理

3.1应收款,应付款和代收款操作都是一样的,在这里就以应收款做为范例进行讲解

打开应收款窗口,如下图,左边是商家名称及欠款合计,当您点击左边的某条信息时,右边的表格会显示出其应付或应收的单子列表

选择右边的某一个单子,点击上方的“明细”按钮可以查看此单子的配件明细,如下图

销帐操作即您已经收到这笔款项或者一部份款项,操作如下,如下图,如果商家一次性全款付清,您可以点击全选,然后点销帐就完成了。

如果只收到一部份款项,可点击上图中红框标记起来的选择项,点击后将弹出一个框让您输入还款的具体金额。如下图

点确定后,对比一下应付金额和付款金额,应付金额大于付款金额

点击销帐后,此单子显示已还50,应付还有38.5,如下图

当某笔款项成为了呆帐,即已经无法收回,可点击单子前的选框后点击“呆帐”按钮。已经设为呆帐的单子,可在呆帐查询中查看,并进行恢复或者销帐。

3.2现金帐与银行帐

当您进货或者销售时付款或收款方式选择为现金时,那这笔帐就会出现在现金帐里,反之选择为银行是,这笔帐就出现在银行帐里。您每做一笔收款或者付款,相应的现金帐或者银行帐都会有记录。如下图,如果您要增加手工帐,可以点击增加按钮。

3.3日收入

日收入其实就是现金帐和银行帐的集合,操作方式和现金帐一样,此处不赘述。

四、报表管理

报表管理包括零件进货明细表,计划订货明细表,零件销售明细表,零件销售利润表,进销存汇总报表,营业报表,其功能是查看各个类别的明细表,其操作都相同,且操作简单,只需要正确使用查询功能即可。

注意各报表都有导出功能,能将报表导出来Excel,但此功能单机版用户无法使用,只有增强版和网络版用户可以使用

配件销售排行,客户销售排行,职员销售排行,这些基本上都没什么操作,只要打开就能看到您要的数据。这些功能也只有增强版及网络版用户才能使用。

五、基本资料管理

基本资料管理包括客户资料,供应商资料,员工资料,零件资料和车牌资料,这些资料的管理主要是在销售或进货中会有用到,其操作了很简单,都是些添加,删除和修改的操作,只要打开这些窗口基本上清楚怎么样操作。

六、高级商务

商级商务的里的功能在使用时都必须有网络的支持,点开高级商务菜单您会发现有些功能是灰色不能使用的,这些功能要在您要点击“连接QP110”才能使用。

前面有说过,当您注册了一个QP号后,我们就为您自己动生成了一个属于您的网站,您可以在软件面版左下角的,“我的网站”打开您的页面。

此处功能也相对简单,都是一些发布或者查看回复类的功能,这里我们重点讲一下“配件网上销售”

当您打开配件网上销售窗口时如下图,下方的表格会自动帮您读出您的库存数据,您可以点“全选”按钮选择所有配件,也可以在下面的表格中勾选您要上传的配件,选定后点击“配件网上销售【F4】”按钮即可。注意点击配件网销售按钮时要求在连接到qp110的状态下才能进行。

点击“配件网上销售【F4】”后软件就进入配件上传的状态,下方的进度条会显示上传的进度。注意,当您上传的配件过多时,此过程耗时比较长,请耐心等待,不要关闭窗口。

您上传完成后,点击“打开网上销售厅”可以看到您已经上传到网上的配件。

七、系统管理

7.1数据备份

打开数据备份窗口如下图,保存路径项的默认位置上您软件安装目录下的“backup”文件夹,如果您要修改备份目录,可以点击后面的“选择”按钮,选择您要存放的目录。选择好存放目录后,点击备份即可。

请及时清理备份数据,如果软件使用久了后,可能会因为备份数据过多而导致磁盘空间不够,备份数据一般情况下只要保存最新的几个就行了。

7.2数据恢复

打开数据恢复窗口如下图,保存路径项的默认位置上您软件安装目录下的“backup”文件夹,如果目录不对,您可以点击后面的“选择”按钮选择正确的备份数据路径。

注意,单机版和增强版软件在恢复时会选择您备份文件所在的文件夹即可,网络版软件则是一个.bak的文件。

7.3数据初始化

数据初始化操作是将,您软件里的数据全部清空,包括库存,进货记录,销售记录,零件资料等等,使用数据初始化一般是在测试软件之后,要重新录入数据时做此操作。

7.4数据导入导出

数据导入导出可以将您保存在电脑上的excel文件导入到软件里,此窗口支持导入的有客户资料导入,供应商导入,属性导入和库存导入,如下图。四个类型的导入操作都一样,现在我们以属性导入为例进行讲解。

先点击下图红框中的“属性”单选按钮,点击之后,您可以发现右边的表单发生了变化,这里您点击不能类型的数据导入,右边对应的表头也会相应变化。

注意,您要导入的Excel表头的顺序要跟右边表格的项目顺序一致,就是说下图中的红框顺序要一致

点击上面的“打开”按钮,选择您要导入的Excel文件,然后勾选项目,如下图

再点上方的“读入”按钮,将Excel数据读入到软件里,如下图

检查后如果没有什么问题,您可能点击“导入”按钮

7.5操作员管理

7.6销售单打印配置

销售单打印配置,此项功能主要是销售单打印格式的一些修改,其中下图中红框部分“打印项目设置”只有增强版软件和网络版才能使用。

7.8软件自动升级

对于个别电脑有可能不能正常使软件自动升级,您可以把数据备份一下后,在网站上下载最新版然后覆盖安装。

八,软件退出

软件退出时会提醒您做好数据备份,其备份过程和上面讲的数据备份一致。

THE END
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