如何设计进销存系统的财务模块(1):成本与记账预收应付账款

如果是0财务经验的产品同学,刚接手财务模块的工作,了解财务的基础知识是非常必要的。

财务最重要的一项工作是通过各种报表数据反映企业目前的经营状况,因此财务模块的终级目标是根据财务同学的要求,出具对应的财务报表。

不论财务是直接将这些报表数据对外提供,还是只是将报表作为数据源再进行二次加工,都要求产品同学能够理解哪些业务数据是重要、有意义的,需要转化为财务数据的。

我自己是在不同平台学习了初级会计的课程,学完后会对财务有个大概的理解。

至于要重点学习哪些内容、学习到什么程度,取决于公司的具体业务,例如我们的业务只有基本的采购、代销入库、销售、库内管理(盘盈亏、报损),当我基本理解了资产/负债/所有者权益、三大报表、进销存业务的会计分录后,就开始进行规划了。

2.财务模块的定位

在规划详细的功能之前,需要先确定财务模块的定位。这里的定位指的是,需要产出一个完善的财务系统(类比金蝶、oracle的财务产品),还是只需要将业务数据用财务语言描述出来,能指导企业日常的经营管理即可。

由于本公司的财务统一使用了oracle系统,且财务需要管理的不仅有进销存业务,还有房租、水电、人员工资等,作为业务系统,只需要提供主营业务的财务数据即可,因此我选择了后者。

3.模型搭建

财务模块的基本模型如下:

图1

3.1财务基础信息

财务模块具体有哪些基础信息,需综合考虑以下因素:

(1)取决于财务视角是否需要对这些基础信息进行再加工,例如下图所示。ABCDEFG在业务系统中都是独立的仓库,但是在成本计算时,需要对ABCD四个仓库统一计算成本,这一信息是专门适用财务的,不影响正常的业务运作,我们就会考虑把ABCD的关联关系作为财务模块的基础信息。

图2

(2)取决于财务视角是否需要按照业务对基础信息的定义进行区分。例如图1的供应商、B端客户、C端客户,对于财务来说,都属于往来对象,因此业务系统的这3类基础信息,在财务模块中可以合并为往来对象。

(3)可以参考开发同学的意见,从技术角度考虑冗余的必要性。

3.2成本模块

成本模块是用于计算库存成本的,不同企业可能采用不同的成本计算方法,这个依据实际业务需求即可。

(1)这里顺便提一下不同的成本计算方法

3.3记账模块

记账模块主要是从财务视角来看企业主营业务涉及到的账款问题,分为应付账款、预付账款、应收账款、预收账款。

3.3.1应付预付

(1)预付账款

(2)应付账款

(3)记账与核销

应付账款和预付账款,都分为记账与核销两步。这里需要先梳理一下当前业务系统有哪些单据,是需要分别记录应付和预付的。

系统的逻辑与财务记分录的逻辑类似,这里用预付付款单和采购单作为例子简单说明:

1)预付的付款单,出纳成功付款10,000,会记录预付账款10,000元,此时预付款可用10,000元

2)采购订单下单了1,000,并且商品已入库,会记录应付账款1,000元。

3)采购订单完成付款,将1000元的应付账款进行核销,此时企业就没有应付了。

3.3.2应收预收

(1)预收账款

(2)应收账款

与应付预付一样,应付账款和预付账款,也分为记账与核销两步。

这里用销售单作为例子简单说明:

剩余的对账模块和财务报表(包括应收/预收的报表)会放在下一篇中讲述。

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