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2023.12.02山东
众智科技——因对ERP系统不熟悉导致存货账实不相符
1、2018年及2019年存货账实不符的主要原因
1、事项一
该事项涉及的均为进销存系统生成了出入库单据，而总账系统未生成财务记账凭证，导致的业务与财务记账的金额差异，该事项不涉及数量调整，主要发生在2018年，2019年的存货调整主要为2018年相同事项的滚调。
①事项描述
②举例说明
期初结存控制器100个，金额100元，单价1元/个。本月1日，生产入库100个，金额120元，单价1.2元/个。本月2日，销售出库199个。正常情况下，出库单价需根据期初结存和本期入库金额和数量计算，即出库前的在库产品数量200个，金额220元，单价1.1元/个，本次销售出库需结转成本=199个*1.1元=218.9元。
然而由于系统操作不熟练，操作人员对出库单的审核日期早于入库单审核日期，即在本月2日审核销售出库单，本月3日审核完工入库单，此时销售出库计价依据为期初结存的数量和金额，即出库前的在库数量100个，金额100元，单价1元/个，本次销售出库结转成本=199*1=199元，出库计价错误。此处计价错误影响较小，此事项对以后的计价存在较大影响。
③调整依据及整改措施
针对上述事项，调整方式为根据出入库调整单同时调整存货和成本。
目前公司的整改措施为，产成品入库单和销售出库单必须当天审核，进销存系统中的存货金额及数量不允许负结存，个别特殊情况下的负结存需生成成本调整单，由财务部门审核通过后记账，从源头杜绝该情况再次发生。同时，对系统进行升级，将库存管理模块中的存货数量变更时点，由制单变更，改为审核变更，使得库存管理模块和存货核算模块存货数量保持一致，使得存货核算模块中无法超量发货，避免负结存。
经整改，公司未再发生上述计价错误的现象。
（2）未完工成品被强制关闭生产订单
主要为2018年7月公司上线U8系统成本模块，需要将系统中的原数据转入成本模块，因此对于未完工生产任务单，生产部门一次性全部强制关闭，将相应生产任务单的成本金额全部结转入库，而完工入库的数量小于生产订单数量，导致入库产品单位成本虚高。
当生产任务单关闭时，实际上仍有未完工的产品遗留在生产线上，而在相应产品实际完工时，因生产任务单已经关闭，无法执行生产完工入库，此时生产部门根据参考成本和实际数量，生成其他入库单执行系统入库。前后两项操作导致入库总数量正确，而入库总成本虚增，发生存货计价错误。
在销售出库时，存货单位成本虚高，导致财务部门多结转成本，此事项同时影响存货结存和成本结转金额，而不影响存货数量。
假设直接人工和制造费用为0元。2018年6月，公司生产订单包含100个控制器，领料成本为100元。6月底完工产品70个，未完工30个，此时强制关闭工单，则生产入库70个控制器，成本100元，财务根据生产入库单生成的凭证记账，库存商品金额100元。7月剩余30个产品生产完工，此时工单已关闭无法生成生产入库单，此时只能通过其他入库单入库，入库数量为30个，入库金额为30元，其他入库单未流转至总账系统，财务不做处理。则此时，进销存系统中产品数量为100个，成本为130元，而总账系统中库存商品仅为100元。7月产品销售100个，进销存系统生成销售出库单及相应凭证，出库商品100个，成本130元，总账财务记账为减少库存商品130元，增加营业成本130元，即在生产入库和销售出库的流程中，存货计价发生错误，而数量未发生错误。
此时将存货和成本调整至正确金额，则只需根据未生成凭证的其他入库单，调增存货30元，调减营业成本30元。
在后续调整时，公司依据其他入库单金额，同时调减成本，调增存货，即可得出正确的存货和成本金额。
公司的整改措施为：（1）系统层面不允许强制关闭工单，从源头杜绝生产遗留入库的现象；（2）生产完工的产品不得通过其他入库单入库；（3）财务部门每月核对销售出库产品的计价情况，发现异常情况及时查找原因并做相应调整。经整改，公司未再发生生产遗留入库导致的计价错误现象。
（3）借货出库
公司的个人卡账外销售出库，以及少量未签合同的借货销售，通过其它出库单-借货出库执行出库。2017年8月，公司开始使用新ERP系统，对于以前期间的借货出库，系统初始化时未纳入进销存系统记录。
公司的调整方式为：①对于系统初始化以前的借货出库，先行还原，即同时还原至进销存系统和总账系统，调增2018年期末存货和期初未分配利润；②对于系统初始化以后的借货出库，其单据已在进销存系统中体现，而总账系统未记账，则连同第一步还原的存货，在总账系统存货调减，根据账外收入归属期间，相应调整期初未分配利润和2018年当期成本。
公司的整改措施为注销个人卡，关闭借货出库单据，杜绝账外发货，除对于淮柴、玉柴等已签订整体框架协议的战略客户外，不允许无订单出库，特殊情况的其他出库单必须由进销存系统生成凭证（即根据出库类别，维修出库记维修费用，样品赠送记销售费用，淮柴、玉柴无订单出库调拨至发出商品库记发出商品等），流转至总账系统记账。
经整改，公司未再发生账外发货及无订单发货不记账的情形。
（4）外协产品重复领用导致的计价错误
2018年1-6月，公司外协领用原材料通过生产领料单进行出库，即外协原材料尚未完工入库就参与了生产成本的流转。2018年7月公司上线U8系统成本模块，2018年上半年未完工外协原材料于下半年完工入库，此时进销存系统生成其他入库单，外协产品的原材料金额再次入库并被领用，重复参与了成本流转，导致库存商品计价错误，此事项不影响存货数量。
假设直接人工和制造费用为0元。2018年6月初，公司原材料库存230元，外协领出原材料100元，进销存系统生成生产领料单（实际上原材料发送至外协厂商，并未实际进入公司生产线），同时正常生产领料50元。外协原材料参与成本流转，随本月产成品完工入库，本月入库产成品150元，本月入库产成品于本月实现销售，结转成本150元。6月财务记账与系统单据流转相符，上述操作的结果为本月结转营业成本150元，期末原材料结存80元。
2018年7月，外协原材料加工完成后，生产部门通过进销存系统生成其他入库单，将完工的外协产品转入半成品库，入库金额100元。本月生产领用外协件金额100元，正常领用原材料80元。外协件再次参与成本流转，并随本月产成品完工入库，则本月入库产成品180元。本月入库产成品于本月实现销售，结转成本180元。上述操作的结果为，总账系统上，本月结转营业成本180元，期末存货结存-100元。即在生产入库和销售出库的流程中，存货计价发生错误，而数量未发生错误。2018年6月和7月，公司累计结转成本=150元+180元=330元，而实际投入原材料为100元+50元+80元=230元，应调增存货100元，调减营业成本100元。
在后续调整时，存货和成本的调整依据为进销存系统中外协入库的其他入库单，公司根据该其他入库单的金额，调增存货，调减营业成本。
公司整改措施为，在系统中增设外协加工模块，外协原材料的领用执行外协出库，完工入库前不参与生产成本流转，从源头杜绝此类错误。
经整改，公司未再发生外协遗留入库导致的计价错误现象。
（5）改制领料出库导致的计价错误
主要为2018年和2019年，公司存在生产领料单据错误的情况，在进销存系统中，少量应当生成生产领料单的材料领用，错误生成了改制领用单，而改制领用单领出的材料金额，无法流转至产成品入库单，致使产成品计价错误。相应产品在实现销售时，即会发生少记成本的情况。
假设直接人工和制造费用为0元。期初原材料100元，本期生产实际领料100元，其中90元通过生产领料单领出并结转成本，本期完工入库产品90元，而剩余10元的原材料通过改制领用单领出，未结转至完工产品。本期完工产品全部实现销售，总账系统根据进销存系统的销售出库单结转成本，即本期结转成本90元，期末存货10元，导致成本少记，存货多记。
公司后续调整依据为改制领用单，整改措施为在材料生产领用层面，关闭改制领料，杜绝生产领料单据录错的情况。经整改，目前公司的改制领料均为自动生成的形态转换单据，不存在生产领料的情况。
2、事项二
公司使用U8系统时，存在因操作失误，未正确依据系统所生成凭证记账的情况，如系统根据出库数量及计价，结转存货销售成本10元，财务人员在记账时，错误的将成本记录为11元。对于此类情况，公司将系统凭证与总账记账情况进行了逐条匹配，调整依据为单据差异金额，调整的依据可靠。当前的整改措施为，系统凭证与总账直接衔接记账，财务人员每月核对明细账与总账的勾稽情况，避免出现记账错误。
3、事项三
公司此前未以原材料验收时点办理暂估入库，导致期末存货账实不符。公司的整改措施为，每月末，财务部及时核对已验收入库未收到发票的采购入库明细，进行暂估账务处理，确保暂估入库金额及时记账。经整改，公司未再发生暂估错误导致的核算差错现象。
2、未及时发现2018年和2019年存货账实不符的原因及合理性
威力传动——异常账号在ERP系统各环节都有操作记录
(1)关于公司使用的ERP系统，及其用户权限及操作日志
1)ERP系统简介
公司采用成熟的用友ERP-U8系统（以下简称U8系统或ERP系统），用友公司作为国内领先的ERP厂商，其U8系统广泛用于机械、电子、汽配、化工、零售业等。U8系统是全面集成了业务、财务一体化的成熟应用，各业务模块同财务具有较强的集成性。并且从ERP基本逻辑和管控逻辑上，以用户角色分工进行权限分配，在产品层面保证了IT应用系统账号在IT管理标准如COBIT、ITIL等约束下的安全性、可靠性和合规性。
2)用户权限类型
3)操作日志可查询
(2)关于账户“Sys-admin”
“Sys-admin”在U8系统的标准用户类型中，属于“普通用户”，而非“管理员用户”，为普通运维账号。
ERP系统启用时，需要对系统基础设置、基本配置等，指定运维账号并分配权限。系统运行后，ERP的业务流程及单据通常是具有连续性和关联性，运维人员在进行问题分析和处理时，经常需要进行涉及多模块，多角色的模拟测试，所以需要将运维账号开通所有角色权限，才能完成问题排查及查询工作。同时，运维账号“Sys-admin”的所有操作，在日志管理中都有记录，接受系统的日志监管。普通用户Sys-admin与管理员用户admin的区别：：
账户全名
用户类型
认证方式
权限
admin
管理员用户
用户+口令
Sys-admin
普通用户
通过分析U8系统的上机日志，可以确定“Sys-admin”账号的所有操作均为基础设置、运维人员处理问题、测试流程及测试功能阶段生成。而且通过数据库分析可以发现，公司ERP系统中所有有效的业务单据及财务凭证，并无“Sys-Admin”生成或修改的记录。故“Sys-Admin”在U8系统的操作中从未生成过有效单据。
(1)公司ERP系统是否可靠
公司采用成熟的用友U8ERP系统，在国内企业广泛应用。公司通过ERP管理系统对采购、生产、库存、销售、财务等进行一体化管理，实现了管理的信息化、制度化、标准化和流程化。ERP管理系统为企业提供管理大规模关键业务功能的能力，包括产品规划、部件采购、库存维护、和供应商的互动交流、提供客户服务，以及订单跟踪等。
对于ERP系统的可靠性，体现在以下几个方面：
1)数据映射
由于许多ERP实施和后端系统紧密地集成在一起，因此测试ERP应用所显示的数据和在系统中被发现的数据之间的数据映射是十分关键的，保证ERP数据的准确性。
2)业务流程测试
公司在ERP使用过程中，测试来验证各种业务流程是否正确运作，由于工作流对强化业务规则来说是非常重要的，因此测试应该覆盖整个整合系统中的所有导航项目和直接功能。应用的业务规则和启动项必须通过全面地测试，确保所有规则能被正确地执行，在测试过程中未发现业务流程存在偏差。
3)权限控制系统
4)数据审批制度
公司ERP系统设置了审批制度，对于采购、生产、库存、销售、财务等进行一体化管理，单据流转和记账必须经过上一级审核才能到下一流程，且制单和审核不是同一个人，审核的步骤使得整体的流程更加规范，ERP系统更加可靠。
5)ERP系统的安全保障
6)ERP系统不断优化
自ERP系统上线以来，公司进行了多次优化，补充需求模块，完善系统，使ERP系统更加可靠。
综上，公司的ERP系统可靠。
华达股份——ERP上线前后成本核算是否准确
（一）ERP系统上线的背景
1、报告期公司一直在使用成熟的财务系统，并非手工记账
公司自2006年开始使用金蝶K3财务软件，具体功能包括财务会计模块和供应链模块，其中供应链模块于2012年上线。财务会计模块包括总账、报表、固定资产管理、应收款管理、应付款管理等功能，供应链模块包括销售管理、成品库仓存管理等功能。
报告期发行人生产车间的库房（包括齐套库、器件库、七专库等）和原材料库采用存货收发存明细表记录存货收发情况，生产环节数据与财务软件无法自动匹配。除此之外，其他均通过金蝶K3财务软件核算，并非一直以手工记账方式进行财务核算。
2、改善运营管理，上线ERP系统
为了进一步改善运营管理，提高管理效率，公司2018年通过公开招投标方式选择了南京国睿信维软件有限公司作为智能制造基础建设工程供应商，智能制造基础建设工程包括IT安全运行环境建设、OA系统建设、PDM系统建设、ERP系统建设、MES系统建设、HR系统建设、BI系统建设，其中选用的ERP系统是金蝶云星空软件。
ERP系统是对原有金蝶K3财务软件的升级替换产品，覆盖了客户管理、生产管理、供应商管理、财务管理等多个重要业务流程，是实现业财一体化的重要系统，也是与其它系统集成的重要枢纽。
（二）报告期ERP系统上线前后成本费用核算的方式和归集方法未发生变化
公司生产主要流程为：公司采购金属材料、非金属材料、线材、化工材料等原材料，通过机械加工及表面处理，加工成为零件（以下简称“半成品”），通过装配或组装成为产成品。
公司特种连接器事业部、军用连接器事业部、器件制造事业部、子公司华达通讯主要生产射频同轴连接器；线缆与组件事业部、子公司华达通讯主要生产射频同轴电缆组件；公司微矩形连接器事业部、子公司华达电气、华达线缆主要生产低频连接器；子公司华达工模具主要生产低频连接器；子公司创联电镀主要提供电镀劳务（以上事业部及子公司，以下统称“生产部门”）。由于各类产品归属于不同的生产部门，因此各类产品的成本费用按照不同的生产部门独立归集核算，能够准确核算各类产品的成本费用。
报告期ERP系统上线前后成本费用核算的方式和归集方法未发生变化，报告期公司成本费用核算的方式和归集方法如下：
1、半成品
发行人的半成品生产成本主要为直接材料、直接人工、制造费用。成本费用归集分配的流程如下：
（1）直接材料
①生产部门根据当月生产计划计算原材料领用种类和领用量，确定当月的材料领用计划。按照领用计划制作原材料领用单领取原材料。
②生产部门统计员每月根据半成品入库单编制工时报表报送财务部门，工时报表为生产部门完工半成品信息汇总表。半成品工时报表包括：名称、图号、完工数量、千件产品定额工时、生产工时等。
③财务部根据当月收到生产部门报送的工时报表、采购部门报送的材料领用单和材料收发存台账后，将生产领用原材料金额与材料收发存台账当月原材料出库金额进行核对，以原材料领用单上标识的半成品图号归集当月直接材料成本。
（2）直接人工
直接人工为生产人员工资。
直接人工全部分配至当月完工的半成品成本中。月末，各生产部门根据当月工时报表，以完工各类型半成品工时占全部工时的比重进行分配。
（3）制造费用
制造费用主要为生产部门管理人员工资、折旧费、水电费等。
折旧费为生产部门机器设备折旧费，由财务系统固定资产模块按生产部门自动计算；水电费以技术部与物业公司确认的结算单使用量为准，按各生产部门归集，各生产部门当月水电费为结算量*单价。
制造费用全部分配至当月完工的半成品成本中。月末，各生产部门根据当月工时报表，以完工各类型半成品工时占全部工时的比重进行分配。
（4）半成品成本的计算
财务部门每月末会根据上述流程，半成品入库时直接材料按半成品图号归集；直接人工、制造费用按工时在完工半成品中进行分摊。
半成品出库成本按当月期初库存和当月入库计算月末加权单位成本，乘以出库数量计算。
2、产成品
发行人的产成品生产成本主要为直接材料、直接人工、制造费用，成本费用归集分配的流程如下：
产成品的直接材料主要为半成品、产成品、原材料等。
生产部门根据当月生产计划计算半成品、产成品、原材料等领用种类和领用量，确定当月的材料领用计划。按照领用计划制作半成品/产成品/原材料领用单领取。
库管员根据半成品/产成品领用单登记库房明细账中，并将库房半成品/产成品发出填入当月半成品/产成品收发汇总表中。
生产部门统计员每月编制工时报表报送财务部门，工时报表为生产部门完工产成品信息汇总表。产成品工时报表包括：规格型号、入库编号、完工数量、千件产品定额工时、生产工时等。
财务部根据各生产部门当月工时报表、齐套关系、半成品/产成品当月收发汇总表，按半成品/产成品/原材料领用单计算当月完工产成品直接材料成本。
直接人工全部分配至当月完工的产成品成本中。月末，各生产部门根据当月工时报表，各类型产成品工时占全部生产工时比重进行分配。
制造费用全部分配至当月完工的产成品成本中。月末，各生产部门根据当月工时报表，各类型产成品工时占全部生产工时比重进行分配。
（4）销售成本确认
财务部门每月末会根据上述流程，产成品入库时直接材料按产品型号归集；直接人工、制造费用按工时在完工产品中进行分摊。
产成品销售成本按当月期初库存和当月入库产品计算月末加权单位成本，乘以销售数量计算。
（三）报告期ERP系统上线前后内部控制有效，成本确认准确完整
ERP系统上线前后成本核算的各个控制节点的控制流程及单据未发生变化，内部控制均是有效的。各个流程内部控制流程及单据情况如下：
1、原材料领用
（1）ERP上线前：生产部门人员填制物资领用单，经领料部门领导、物资供应部计划员及库管员签字批准后到库房领取材料，物资供应部库管员根据领用单内容进行材料发放。物资领用单信息包括原材料名称、单位、数量、生产半成品图号及领用部门。根据物资领用单登记库房材料账，月末对当月材料收发进行汇总编制物资台账。
（2）ERP上线后：纸质单据流程同上线前保持一致，ERP同步将生产部门生产领用的原材料记录在材料领用模块，领用金额通过系统加权平均核算。
2、半成品入库
（1）ERP上线前：完工的半成品由齐套库、器件库、七专库等库房（以下统称“半成品库”）进行管理。
①不需电镀的非金属半成品生产完成，经检验员检验合格后，生产部门生产工人填制半成品入库单，经生产部门领导签字批准后，送至上述库房，库管员核对半成品规格型号、送交数量与合格证一致后，库管员签字确认并办理半成品入库手续。
②需要电镀的半成品生产完后，由生产部门人员交给电镀计划员送去电镀，半成品完成电镀后由检验员进行验收，对验收合格后的半成品由电镀计划员按上述流程办理半成品入库手续。
半成品入库单信息包括零件图号、零件名称、零件数量及生产部门等信息。库管员根据入库单登记库房明细账入库信息，月末汇总编制半成品收发存。
（2）ERP上线后：纸质单据和ERP单据同步进行，纸质单据流程依旧按照线下入库流程办理，ERP同步将外购半成品和自制半成品在生产模块管理；外购半成品金额按采购金额核算，自制半成品金额按归集的直接材料、直接人工和制造费用核算。
3、半成品出库
（1）ERP上线前：各生产部门生产人员根据当月产成品生产计划填制半成品领用单，领用人签完字后经领用部门领导、库管员签字批准后，库管员依据半成品领用单发放半成品，领用部门核对无误后领取。库管员根据半成品领用单登记库房半成品明细账。
（2）ERP上线后：纸质单据和ERP单据同步进行，纸质单据流程依旧按照线下出库流程办理，ERP同步将各事业部需要领用的半成品从直接调拨单模块出库，半成品领用金额通过系统加权平均核算。
4、产成品入库
（1）ERP上线前：生产部门产成品装配完成经检验员检验合格后，生产人员将经生产部门领导签字确认的产成品入库单及成品合格证交付成品库库管员办理入库手续，库管员核对产成品规格型号、交付数量、入库单填写数量、合格证数量一致后，签字确认并办理产品入库。同时生产部门人员在金蝶K3财务软件中的供应链模块中录入产品入库信息，库管员核对实物后在金蝶K3财务软件中的供应链模块中进行审核，系统自动生成产成品收发存明细。
（2）ERP上线后：事业部办理成品库入库时，纸质单据和ERP单据同步进行，ERP同步通过组装拆卸单和直接调拨单模块办理，入库金额按归集的直接材料、直接人工和制造费用核算。
5、产成品出库
（2）ERP上线后：出库纸质单据和ERP单据同步进行，纸质单据流程依旧按照线下出库流程办理，ERP同步出库操作，通过直接出库单模块进行记录。产成品出库金额通过系统加权平均核算。