对于小企业和新公司来说，常用的财务软件有账信云会计、用友好会计和金蝶精斗云等财务软件，适合预算有限的小微企业使用。比如，账信云会计，自动生成财务报表，软件使用成本很低，界面简洁，操作简单，百度后能自主免费试用账信云；用友好会计则在数据处理和报表生成方面表现出色；金蝶精斗云则兼具灵活性和扩展性，适合有一定发展潜力的企业。
对于中小企业来说，常用的财务软件包括畅捷通T+、速达、管家婆和金蝶云星空等。这些软件功能更为强大，能够满足中小企业更复杂的财务需求。例如，畅捷通T+不仅支持多账套管理，还具备强大的财务分析功能；速达则在进销存管理方面有独特优势；管家婆则以其高效的库存管理和销售功能著称；金蝶云星空则提供了更为全面的云端解决方案，支持企业多流程管理。
2、创建账套
选择好财务软件后，下一步就是创建账套。这一步看似简单，但其实非常关键。账套相当于企业的财务账本，所有的财务数据都会记录在这里。在这个过程中，需要填写一些基本信息，包括账套名称、选择具体的会计制度、建账日期。对于大多数小微企业来说，选择“小企业会计准则”是最合适，因为这个会计准则做账起来相对简单，符合大部分企业的需求。
建账日期就是账套开始的日期，这个日期在后续的财务操作中，就是从这个日期来说录入记账凭证。目前大多数财务软件都不支持修改建账日期，因此在选择时需要谨慎。如果企业是新成立的，可以选择成立日期；如果是从其他财务软件转移过来的，则需要选择转移的日期。确保这个日期准确无误，可以避免后续在做账和报表生成时出现问题。
3、设置科目
创建完账套后，下一步就是设置会计科目。会计科目是财务管理的基础。进入具体的账套后，财务系统通常会自动设置好一级科目。对于大多数企业来说，一级科目不需要手动修改，因为这些科目已经涵盖了企业日常经营中大部分的财务活动。
在一级科目基础上，可以根据企业的具体需求新增二级科目。科目编码是为了方便管理和查询而设定的一套编号系统。一般采用4-3-2-2的编码方式。这种编码方式不仅简洁明了，而且能够满足二级科目较多的情况。
4、设置辅助核算和数量核算
辅助核算主要包括客户、供应商、存货、员工等方面。通过设置辅助核算，可以更加详细地进行核算。例如，在记录销售收入时，可以通过辅助核算详细记录是哪个客户购买了什么商品；在记录采购支出时，可以记录是从哪个供应商采购了哪些物品。
数量核算适用于需要对库存数量在记账凭证里进行核算。例如，制造业企业需要记录每种原材料和成品的数量，通过数量核算，可以更加准确地反映企业的实际运营情况。
5、设置科目期初余额
设置完会计科目后，接下来就是设置科目期初余额。期初余额是指在建账日期之前的财务状况，对于新企业来说，科目期初余额通常为零，因为之前还没有发生过任何账目，这个步骤可以略过。
如果是从其他财务软件转移过来的企业，就需要录入期初余额。这一步很重要，因为关系到后续财务数据的准确性。转移前，需要确保原有财务数据的完整和准确，然后按照新的财务软件的要求，将期初余额逐一录入。
录入完成后，还需要进行试算平衡。试算平衡是指通过财务软件自动生成的试算表，检查所有科目的借贷是否平衡，确保账目没有错误。
6、开始做凭证
所有基础设置完成后，就可以正式开始做凭证了。录入凭证的过程其实并不复杂，只需按照实际发生的交易，选择相应的科目。例如，当企业发生一笔销售收入时，可以录入“销售收入”科目，同时选择对应的客户和存货科目。
目前许多智能化财务软件还具备一定的自动化功能，可以自动生成记账凭证，例如通过出纳日记账批量生成记账凭证，这样子操作更加方便。
7、期末结账
每个月的账目完成后，最后一步就是期末结账。通过财务软件自动生成计提折旧的凭证；自动结转销售成本；自动结转损益。这些功能让结账过程变得更加简单和高效。
在自动生成凭证后，还需要财务人员进行确认。确认的过程主要是检查自动生成的凭证是否准确无误，是否符合实际情况。如果有错误，可以进行修改和调整，确保账目准确。
8、按时报税
完成结账后，最后一步就是按时报税。税务申报是企业的义务。根据企业是一般纳税人还是小规模纳税人，可以选择按季报税或按月报税。一般来说，小微企业可以选择按季申报；而中小企业可能需要按月申报。
财务软件通常提供一键导出财务报表的功能，包括资产负债表、利润表和现金流量表。导出报表后，可以上传到电子税局的系统中，然后根据提示一步步完成申报操作。
因此，选择和使用财务软件看似复杂，但只要按照步骤一步步来，其实并不难。当然，财务管理不仅仅是操作软件，更需要财务人员具备一定的专业知识来更好的完成做账。