为进一步规范体育部各类物资、器材的采购与领用，提高管理与使用效率，更好服务于教育教学与运动队训练，根据学校有关规章制度，结合我部实际，特制定本办法。
一、采购组织
1.制定采购计划。凡开展课程教学、群体活动和运动队训练所需的各类物资、耗材、器材的采购，均须按照计划进行采购。采购计划分为学期采购计划和临时采购计划。每学期开学初，各教研室、课程组或训练队主教练根据实际需要，预报学期集中采购物品需求计划，需求计划包括物品的名称、数量、规格、品牌建议及申请人等信息。从严审核临时采购计划，原则上对于急需、临时增设项目所需以及破损明显的器材进行临时采购。物资、耗材的采购均须通过集中采购。
2.严格计划审批。集中采购物品需求计划经分管部副主任进行初审后，由部党政班子会审批。教学所需的临时采购计划由课程组负责人提出申请，经各教研室主任初审后，由分管教学副主任审批；校运动队或集训队所需的临时采购计划，经主教练初审后，由分管竞训副主任审批；开展群体活动所需的临时采购计划，经群体活动办公室主任初审后，由分管群体活动副主任审批。
3.规范采购流程。经审批后的采购物品需求计划，由部办公室对照库存物品的盘存状况，确定需要采购的物品清单，由分管资产管理的部副主任负责组织实施。集中采购须通过公开询价、商务谈判、公开招标等形式进行。临时采购应优先选用集中采购供应商。采购专业性较强的物品时，部办公室应充分征求专业教师意见，可协同采购。
4.严肃采购纪律。在物资采购过程中，要坚持公开、公平、公正的原则，坚持集体组织、货比三家、择优采购，自觉做到廉洁自律、相互配合、相互监督，坚决杜绝暗箱操作、弄虚作假、以次充好、私自采购。
二、物资入库
5.物品验收入库。凡经部办公室采购的各类物品必须经过严格仔细的验收后，方可入库，验收工作由部办公室和专业教师共同负责。凡一般性教学用品、办公用品等，由部办公室依据采购清单进行数量和质量验收。凡专业性较强的物品，须经部办公室和领用专业教师共同进行数量和质量验收。验收合格后，由部办公室办理入库并登记，入库时须标明物品的名称、单位、数量、用途等。
6.加强安全管理。各器材室须严格落实安全责任制度，做到“谁使用，谁负责”。使用人和安全责任人须认真做好防火、防盗、防爆、防潮等工作，按照“每周盘一次库，每月对一次账”的要求，定期清点存放的物资、器材，防止物品霉烂、变质、损坏或丢失。
7.分类有序存放。器材室使用人和安全责任人根据各类物资、器材的使用用途与种类，进行分类、有序存放，储物架、储物箱、球车等置物处应粘贴标签，存放的物品与标签须一一对应，确保物资、器材不落地。体育部组织日常抽查和每学期全面检查，若发现物品与标签不符的情况，对使用人和安全责任人进行口头批评和责令整改等处理。对整改不到位的，收回使用人和安全责任人对该器材室的使用权和管理权。
8.物品丢失处理。各器材室使用人和安全责任人若因丢失等原因导致库帐不符，须及时上报分管领导。若丢失数量占库存数5%以下，对使用人和安全责任人进行批评教育处理；若丢失数量超过库存数5%，各器材室使用人和安全责任人必须书面说明丢失原因，部领导调查了解核实后，根据丢失物资、器材的数量和金额，给予通报批评、照价赔偿直至依法追究等处理。
9.物品报废处理。若出现物资、器材损坏等问题需报废的情况，使用人和安全责任人须将损坏物资、器材保管好并及时上报部办公室，由分管领导确认签字后，在《物资器材出入库表》内做好登记，并由部办公室统一处理并按照库存情况及时采购、补充。若发现属故意损坏行为的，予以严肃处理。
三、物资领用
10.办公用品领用。教职工所需的日常办公用品，一律由部办公室从仓库出库后发放给个人，领取人签字，办公室做好登记。
12.校内人员借用。所有体育部所属的物资、器材、库房等不得借校外人员使用。校内教职工或部门临时借用，临时借用者须在器材室使用人和安全责任人处填写借用单、登记出库单后，方可对外借用。借用期间如有丢失、损坏等情况，须照价赔偿。
13.坚持厉行节约。各领用人、请购人要本着从实际出发、坚持节约、控制成本的原则，严把请购、领用关，做到可修复的绝不领新，能够用、能少用的绝不多领或超额领用，做到精打细算。原则上除低值易耗品外，所有物资实行以旧领新制度。
四、场馆设施管理
15.实行全面检查。每学期都要对活动使用频繁的设施（如篮球架、单双杠等）进行检查维护，每学年要对学校所有体育场地、器材、设施、房间等进行一次全面检查，发现问题及时处理。
五、执纪问责
16.严处违规行为。体育部教职工应认真执行本管理制度，对其领用物资的程序负责，避免出现漏洞或遗留问题。凡属因工作不认真、不负责、玩忽职守，给体育部造成损失的，按照学校有关规定予以严肃处理，并赔偿由此造成的经济损失；对情节严重、触犯法律的，移交司法机关处理。