为了搞清楚这个原因,我观察了很久,得出了三点主要原因:
所以不管是从提升效率,还是减少报表出错的角度来说,我们都应该减少手工操作,把这些机械、重复的工作交给技术去做。那什么样的表格才适合用自动生成?
我们可以把表格分成两类,做个简单的数学题来看看,自动化是不是真的方便。
第一类是一次性的表格,这种报表要花15分钟做,且只做一次,而做自动化要30分钟,这样算下来,如果做自动化的话会亏15分钟,必然不划算。
其实说白了,就是重复性高、内容固定的表格,最适合用来做成自动生成表格。
实现报表自动化的路径其实有很多,但一般来说,最常用的有3种。
缺点:①入门难:VBA代码太不友好了,很容易就从入门到放弃②数据处理量有限:一旦数据量到十几万行的话,Excel就撑不住了,可能你花了三天三夜做好的报表,就直接卡到打不开了。
优点:能够实现很多自动化设计,从读取数据到输出数据都可以完成
缺点:①需要操作者学会写代码,学习成本比较高。②数据处理量有限:如果说企业数据量涉及千万上亿条数据,一年可能要做上千张报表,python加载数据就会极其卡顿,影响工作。③一些复杂的报表,尤其是非数据类的报表用Python开发也不适合,比如打印货单的凭证、发票套打。
说了这么多,还是举个例子来实践一下吧
一次自动化的表格制作,通常需要经历这样几个步骤:
Python可以连接并操作各种数据库,包括Oracle、PostgreSQL、MySQL、SQLServer等等。不同的数据库,需要安装不同的第三方模块,比如说,要操作Oracle,那么通常需要先安装cx_Oracle:
pipinstallcx_Oracle
如果你有数据库账号拥有创建表的权限,那么就可以对数据库进行增删改查的操作。
在Python执行SQL后,取出原始数据
想要实现的报表如下,这张日报表是用来监控每一天的销售、发货和用户反馈情况
部分代码如下:
以上就是一个典型的日报表,源数据不变,报表格式不变,就可以通过这段脚本自动生成,生成的报表也可以实现推送,利用Python实现自动化发送邮件。
相比较Python,在都能一步取数、输出数据的前提下,FR不需要写几百行的复杂代码,只需要学会简单的SQL语言,就能取数设计报表,绝大多数没有代码基础的人也能上手,且因为用的是类Excel的操作界面,使用习惯也不会有太大的改变。再相较Excel,FR能够直接从数据库取数,数秒处理几万行的数据,不用再苦苦等着加载报表。
说了这么多,还是和上面一样,举个例子,看FR是如何实现自动生成表格,让打工人摆脱报表折磨的。其实很简单,只需解决三个难题:
简单来说,就是FineReport在数据库的支撑下搭建了一个数据中心,想做报表时就可以直接从库中取数;同理你也可以将其集成到OA系统、ERP系统之中,随时取数、找数做报表。
解决了取数的问题后,我希望我只需要做一次日报,然后将其作为模板,以后再需要时可以直接调出来用。
同时对于不同的表格适用对象,你可以用FineReport设计出不同类型的模板,比如总部一个模板,分厂一个模板,不同的班组有不同的模板,通过在几个模板之间设置钻取关系后就可以实现对企业报表数据的分级把控,需要时就直接调用。
同时,我们做日报周报的时候不免要涉及很多数据和项目进展情况,这时候直白枯燥的数字很难直接反映数据情况,而这时候就可以通过FineReport的仪表板、进度条等功能,用可视化图表来反映生产进度的健康情况,同样只需要调用模板填数就可以。
有了模板,很多人还是会有一个问题,有的业务人员不想用系统录入数据,还是习惯用excel填报,这种情况该怎么实现自动生成表格呢?
很简单,FineReport有多种方式来确保在基层的生产数据的录入,既可以支持固定样式模板的填报报表,也支持excel模板的直接导入。
比如,IT人员可以根据业务人员的需要设计填报模板,业务人员只要定期打开模板填报生产计划或者生产结果即可;或者IT人员也可以为业务人员设计基于固定EXCEL表格的导入模板,只需设计好数据库与模板的表结构,业务人员即可一键导入日常工作中在excel中的数据。
一般情况下企业每天的表格需要按时发给领导,但是每次都需要手动上交表格,一旦临时有事,还要麻烦其他同事帮自己交表格。
这个问题可以用FineReport的定时调度功能解决,在系统设置好定时任务,它会按时将做好的报表发送邮件或者短信给查看报表的人。
我们刚刚讲了那么多,最后我们再回到表格本身看。其实对于大多数企业来说,表格是需要定期制作、发布的,这就导致我们不得不定期去制作相同的表格。但这样低效率、高人力成本的做表方式早就被淘汰了。
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