学校地址：广州市新港西路135号邮编：510275
教务部中英文成绩单/推荐信函（普本学历学位中英对照/GPA、绩点证明/在学证明）：020-84112345
教务部毕业证、学位证遗失补办：020-84112346
教务部四六级：020-84112348
培养与质量管理处：020-84111763（学籍管理）、020-84111687（各类证明）、020-84111104（专业学位管理）
学位办公室：020-84110432（学位证明）、020-84113033（学位授予）
1.毕业生就业派遣事宜
负责部门：党委学生工作部学生学业与职业发展办公室
（2）办公地点：广州校区南校园熊德龙学生活动中心503；
2.毕业生档案查询与转档事宜
负责部门：党委学生工作部学生管理办公室
（2）办公地点：东校园行政楼A座4楼401
3.毕业生户口迁移事宜
负责部门：保卫处
（2）办公地点：
广州校区南校园：东北区303栋综合管理办公室，
广州校区北校园：北校园43栋，
广州校区东校园：东校园行政楼A216-219室，
珠海校区：珠海校区行政楼12楼1205室，
深圳校区：深圳校区西区公共教学楼1栋810、812室。
中山大学办理本科成绩单、推荐信函须知
一、受理对象、内容
1．受理对象：中山大学全日制普通本专科生、长学制医科生。
2．受理内容：中文成绩单、中英文对照成绩单、中英文对照推荐信函(在学证明、绩点排名证明、学历学位证明)
二、办理方式
（一）自助打印：
3．如姓名拼音、出生日期等信息有问题，请联系教务部020-84112345；
如课程信息和成绩有问题，专业课请咨询所属院系的教务老师，公共课请咨询公共课教务老师。
5．成绩单自助打印及密封在大学服务中心（USC）办理：
（二）邮件预约办理：
预约项目：毕业学位中英对照(推荐信函)、2004年及之前入学的中文成绩单、中英对照成绩单、中英对照绩点证明（1987级及之后非医科）；
邮件要求：①标题：预约办理-学号-姓名；②内容：说明姓名拼音、具体办理项目及份数；③附件：毕业证、学位证图文完整清晰的扫描件；港澳台生请附身份证或护照；
领取时，请务必注意清点数量，并检查成绩单和推荐信函上的信息和盖章。
三、信函封口盖章（根据自己的需要办理）
自助打印和预约办理的成绩单、推荐信函如果需要办理密封盖章，请将材料交给USC工作人员进行密封盖章。仅密封由我部核准并加盖专用章的证明材料原件，其他单位开具的推荐信、证明等材料我部一律不予证明。（办理密封地点请见上表）
四、收费标准
根据《中山大学关于调整辅修专业等收费标准的通知》（中大财务[2007]10号），本科生在读期间可免费办理中文或中英文成绩单合计5份，推荐信函5份，超过5份的以及毕业离校后重新回校申请办理的，收费标准如下：中文成绩单15元/份，中英文成绩单35元/份，推荐信函15元/份。
五、乘车指南
地铁：8号线，中大站
公交车：14、53、211、263、大学城3线等，省荣军医院站
●E-mail：jwbxjkrz@mail.sysu.edu.cn
●地址：广州市新港西路135号中山大学生物楼(415栋)233
●本通知自即日起生效
2021-9-9
中山大学补办毕业证明书、学士学位证明书指引
补办的毕业证明书将在高等教育学生信息网进行电子标注，同时对已注册的原学历证书标明遗失作废，以备核查。
一、提交材料
1、本人申请书
2、在职人员提供在职证明
3、本人身份证原件及复印件
5、本人高考录取审批表（中山大学档案馆复印）
6、本人毕业证签领表（中山大学档案馆复印）
7、委托他人办理者，须提交委托书、被委托人身份证原件及复印件
2、地点：新港西路135号中山大学生物楼（415栋）西梯233室。
三、领证及缴费方式
中山大学查档指南
查档注意事项:
1、利用馆藏档案的校内外人员必须自觉遵守《中山大学档案借阅制度》。
2、档案馆为利用者提供馆藏档案的查阅、摘抄、复印等服务，也可根据利用者的实际需要出具证明件。
3、馆藏档案原则上不外借，校内单位如因工作需要必须外借的，需由单位出具证明，办理外借手续；外借期间利用者须确保档案的安全和完整，并在限期内归还；到期后如需续借，必须到档案馆重新办理手续。
中山大学综合类档案利用制度
文书档案
文书档案包括两校合并（2001年）前原中山大学以及两校合并后中山大学的教学、党群、行政、外事、上级文件、人物、出版、财会和声像等类档案（两校合并后的部分财会、教学档案及医科出版类档案归为医科档案类，见医科档案服务指南）。各类档案包括的内容及查阅手续和查阅要求分列如下：
一、教学档案
（一）查阅内容
1、硕士、博士研究生录取审批表、学位评审材料。
2、全日制本、专科生录取新生审批表、学籍、成绩和毕业证、学位证签领表。
3、成人教育及远程教育本、专科生招生录取名册、学籍、成绩和毕业证签领表。
4、学校在教学管理和教学实践活动过程中形成的关于综合管理、招生录取、学籍管理、毕业生工作、奖惩等方面的文件材料。
5、查阅1949年建国以前的学籍档案请到广东省档案馆查询。
（二）查阅流程
1、查档基本流程：工作人员查验证件及接收材料→检索档案→库房调卷→复印盖章→利用登记→收费→领取材料。
（三）查阅原则、手续、要求
2、国内请持二代身份证原件，华侨持护照，公检法部门人员还需持警官证等备查。
3、校内单位利用教学档案，查档者须携带单位公函及身份证/校园卡。
5、如本人无法到馆须委托他人代为办理，代办人须携双方身份证复印件、代办人身份证原件、委托函（委托函格式）。成人教育毕业生查阅个人学籍档案还须持有毕业证。
7、核实学历/学位/成绩情况，一般从收到函件起三至五个工作日回复，加急件则在两个工作日内回复。
（四）港、澳、台及境外机构查阅学籍档案
港、澳、台及境外机构查阅本校学籍档案，需委托教育部学位认证中心进行查询，请查看《境外机构申请学位与文凭教育认证服务指引》。
二、党群、行政、外事和上级文件类
1、党群档案主要包括学校党办、纪委、组织部、宣传部、统战部、工会、团委等党委部门在每年日常工作中产生的需永久、长期保存的文件。
2、行政档案主要包括学校校办、人事处、审计处、保卫处、总务处、后勤集团、图书馆、档案馆等行政部门在每年日常工作中产生的需永久、长期保存的文件，还包括部分院、系、所等单位在日常工作中形成的需归档的综合性文件。
3、外事档案是学校在与境外高校、科技机构及个人在教育、科技、学术交流、人才交流等活动中形成的文件。主要包括举办国际学术会议的请示、报告、上级有关批件及有关教师公派、自费出国的请示、报告、上级批件以及接受外国留学生的请示及批复等。
4、上级文件主要指由学校党办、校办及其有关职能部门移交的中共中央、国务院、国家部、委、办、局文件以及教育部、广东省和广州市的各类文件。
（二）查阅手续
1、校内人员利用党群、行政、外事和上级文件等门类档案，须持有单位介绍信和本人有效证件。部分未公开档案的利用，还须有档案形成部门的书面意见。
三、人物档案
人物档案主要是学校1996年之前去世的教工以及部分早期离校及退休人员的个人档案。
1、人物档案利用者主要是学校各单位人事工作的主管领导和责任人。其他人员因工作需要利用人物档案，须持有单位介绍信，并要求利用者的身份是中共党员。
四、出版类
出版物档案主要包括由原中山大学和合并后中山大学出版的综合性刊物（医科类出版刊物见医科类档案）。如《中山大学学报》、《中山大学校报》、《东南亚学刊》、《中山大学研究生学刊》、《中山大学高教研究》等刊物.
1、校内人员出版档案须持有单位介绍信和本人有效证件。
五、财会档案
1、原中山大学及合并后中山大学南校区财会档案：综合管理（1993-2009）、报表（1951-2006）、账本（1985-2006）、凭证（1993-2006）工资册（1951-2006）。
2、存东校区的原中山医科大学财会档案：会计凭证（1994-1999）、基建财会（1973-2003）、期刊中心财会（1975-2009）、卫校财会（1988-2000）、贷款办财会（1988-1993）、仪器厂财会（1990-2001）。
1、利用财会档案，须持书面证明及本人有效身份证。证明的内容包括查阅目的、查阅人姓名，并经本校财务与国资管理处同意盖章。
2、财会档案原则不对个人提供利用，如确有特殊需要，由本人所在
单位开具证明，并经学校财务处同意后方可查阅。
3、大批量复制财会档案，需自备相机拍摄并返原单位打印。
六、照片档案
现有馆藏照片档案主要有纸质照片、数码照片两大载体。反映了原中山大学、原中山医科大学以及两校合并后新中山大学自成立以来在教学、科研、管理等方面以及历届校党政领导、知名专家学者活动等情况。照片还包括了学校实验室建设、学科建设、校园风光、科研成果、各种表彰、各时期政治运动、各种外事活动、毕业典礼、校友活动等大型活动以及历届毕业生等内容。档案馆还保存着一批旧岭南大学的照片（中山大学南校区校址是原岭南大学的校址），重现了历史悠久的康乐园初始的红楼建筑风貌和早期美丽的校园景观，记录了旧岭南大学时期的历史知名人物和重大历史事件等。
1、校内人员利用声像档案，须持有单位介绍信和本人有效证件。部分声像档案的利用，还须有档案形成部门的书面意见。
七、文书档案查阅要求
（一）阅读档案时不得涂改、勾画、画圈、眉批、拆抽、拆卷、增删、抽页、剪裁或污损档案。对损坏档案者，档案馆有权依法视情节轻重予以处理。
（二）档案查阅完毕即归还，不得转借他人，并按规定履行登记手续。
（三）查阅者摘抄、复印、复制档案，须经档案馆工作人员同意。
（四）档案利用者负有保密义务，不得将档案复制品转让他人，不得擅自公布档案信息。否则，将承担一切经济及法律责任。
（五）文书档案原件一般不外借，只能在本馆查阅、复印或扫描。
科技档案
科技档案包括两校合并（2001年）前原中山大学科研、基建、设备和产品类档案。两校合并后，除医科科研档案外，其余社科类和自然科学类的科研档案、学校在南校区、东校区和珠海校区建造的教学、办公及生活用房所形成的基建档案以及设备档案和产品档案，均属科技档案类。各类档案包括的内容及查阅手续和查阅要求分列如下：
一、科学研究类档案（简称科研档案）
1、历年来上报广东省市、国家教育部等关于学校科技统计年报表、申请社团登记的请示批复；学校科研机构成立及人员任免通知；科研管理工作计划、总结。
2、科技处、社科处在科研管理过程中产生的有关科研项目及课题的材料，即国家自然科学基金、广东省基金、广州市基金、博士点基金等各类纵向基金与横向基金的申请、立项通知、合同、计划进展情况、项目结题等材料。
3、历年来学校科研项目荣获的省部级以上的各类奖项，从1978年荣获全国科学大会奖开始至今的所有省部级以上奖状原件（集体奖状）。
4、历年来是学校教师申请获得专利的专利档案，包括专利证书原件。
5、军工项目保密档案。
（1）利用者持本人证件或单位介绍信，可查阅科研综合管理性文件。
（2）项目负责人或参与人凭个人身份证、工作证等有效证件；可查阅利用本人主持或参与的项目档案；其他人员须经项目负责人同意方可利用项目档案。
二、基本建设类档案（简称基建档案）
基建档案包括学校在南校区、东校区和珠海校区建造的教学、办公及生活用房过程中形成的档案。
1、历年来上报广东省市、国家教育部等关于学校基建统计年报表；基建处、房地产管理处在工作中形成与办理的各类基本建设管理综合性文件。
2、中山大学{南校区（原中山大学）、东校区（大学城）、珠海校区}各教学用房、生活用房及辅助用房在报建、勘察、设计、施工、竣工验收等整个过程中，围绕建筑单项工程所形成的基建项目档案（包括：建筑、结构、给排水、电气安装等专业竣工图）。
3、历年来中山大学校园规划图、各类管网线图（包括：给排水图、网络光纤布线图、煤气管线图）、公用房屋房地产权证明书、基建会计账本、会计凭证。
1、利用者持本人身份证、工作证等有效证件和单位介绍信，可查阅基建综合管理性文件。
2、归档单位或建筑物使用单位凭单位介绍信和个人有效证件查基建项目档案。
3、产权所有人因装修等需要利用所居住房屋建筑、结构等专业图纸，凭产权证方可利用。
三、仪器设备类档案（简称设备档案）
1、历年来学校设备管理工作中形成的报告、总结、统计表等管理性文件材料。
2、大型仪器设备购置可行性研究、购置合同、科教用品进口免税资料、仪器发挥效益情况、报废申请。
3、2003年以来学校10万元以上仪器设备招投标资料、20万元以上基本建设工程（含改建、扩建、装修、修缮）招投标资料。
1、利用者持本人身份证、工作证等有效证件和单位介绍信，可查阅设备综合管理性文件。
2、仪器设备购置单位查询仪器设备论证与采购等管理资料，凭单位介绍信和个人有效证件查询。
四、产品生产与科技开发类档案（简称产品档案）
1、原中山大学企管委、校办工厂等移交有关产品生产与科技开发综合管理、销售管理和产品项目的文件。
2、原中山大学校办产业工厂、食品设备厂、科仪厂等移交会计报表、财务凭证。
2、查询产品项目档案凭本人有效证件和单位介绍信，并经产品所有权单位责任人同意方可利用。
五、科技档案查阅要求
（一）科研奖状档案原件一律不外借，只能在本馆查阅、复印或扫描。
（二）专利档案中的专利证书原件一般不外借，只能在本馆查阅、复印或扫描。
（三）军工项目保密档案，仅限项目负责人及可知悉范围人员查阅。可知悉范围人员须凭经项目负责人同意，及保密办签批的《保密档案利用审批表》及个人有效证件方可利用。
（四）基建项目档案一般为学校的改扩建、修缮等工程项目提供利用，一般只能在本馆查阅、复印，原件一律不外借。
（五）图纸类因特殊需要外借的，须经室主任批准，报馆领导审批方能外借。
中山大学医科综合档案利用指引
医科综合档案包括两校合并（2001年）前原中山医科大学的党群、行政、教学、外事、财会、名人、出版、基建、设备、科研等各类档案。两校合并后的医科科研档案、医科出版类档案、医科类学生人事档案以及部分财会、教学档案均归为医科档案类。医科档案包括的内容及查阅手续和查阅要求分列如下：
一、查阅内容：
（一）党群、行政、外事档案类
1、党群类：1949年以来中山医科大学校党委（党总支）及各部门工作计划、总结；干部任免、历次校党代会文件材料及党委（党总支）委员名单；校工会、团的工作中形成的有关计划、总结等。2、行政类：1926年以来中山医科大学学校概览；1949年以来学校及各处室工作计划和总结；校长办公会议记录、纪要、学校改制及更名的批文以及学校有关工作的请示、批复；机构设置及干部任免文件、专业技术职务评聘材料以及教职工名册、统计表等。
3、外事类：学校在与境外高校、科技机构及个人在教育、科技、学术交流、人才交流等活动中形成的原中山医科大学的文件。主要包括举办国际学术会议的请示、报告、上级有关批件及有关教师公派、自费出国的请示、报告、上级批件；接受外国留学生的请示及批复等。
（二）教学档案类
1、由学校编制的历年中山医科大学教育发展规划；教学改革方案、教学检查、评估、优秀教学奖、总结等。
2、中山医科大学各类招生计划及新生录取名册等。
3、学籍档案：1953-2006年医科本科学生学籍表、成绩单。
4、学位档案：1981-2001年医科硕士、博士毕业生登记表、学位证明书、学位审批表、学位论文等。
（三）财会类
包括所有原中山医科大学历年以及两校合并后北校区的部分会计帐簿（1980～2001）、工资册（1953-2007）以及会计凭证（2000～2006）。
其中原中山医科大学会计凭证（1994-1999）、基建财会（1973-2003）、期刊中心财会（1975-2009）、卫校财会（1988-2000）、贷款办财会（1988-1993）、仪器厂财会（1990-2001）目前存东校区档案馆。
（四）出版、名人档案类
1、出版物档案主要包括由原有中山医科大学和合并后中山大学及其附属医院出版的属于医科的刊物，如《中山医科大学学报》、《家庭医生》以及各附属医院出版的《眼科学报》、《中华显微外科杂志》、《中华肾脏病杂志》、《新医学》、《中华胃肠外科杂志》、《中中国神经精神疾病杂志》、《循证医学》、《国外医学内科分册》等刊物。
2、名人档案是指陈心陶、梁伯强、陈耀真、谢志光、周寿恺、秦光煜、林树模、钟世藩、毛文书、李仕梅等著名教授的个人档案。
（五）科研档案类
1、原中山医科大学历年有关科研工作的科技统计报表、医科科研机构的设置、变动情况以及科研工作计划、工作总结等。
2、医科各类科研项目资料及获奖项目材料。
（六）基建档案类
基建档案是指由原中山医科大学以及合并后的中山大学在北校区所建造的教学、办公及生活用房过程中所形成的、并由学校基建处立卷归档的、包括有文字材料、设计资料、建筑图、结构图、水电图、管道图、竣工图、给排水图、修改补充图等方面内容的档案。
（七）仪器设备档案类
1、历年来在设备工作中形成的原中山医科大学的报告、统计表等管理性文件。
2、1994年以来原中山医科大学5万元以上仪器设备有关资料。
（八）北校区学生人事档案
北校区学生人事档案是指国家计划内招收的在校本科生、硕士生和博士生属医科类学生的个人档案。详情见《学生人事档案服务指南》。
二、查阅手续和要求
1、查阅本单位形成的档案，需开具该单位介绍信；查阅非本单位形成的档案，开具的介绍信应写明查阅目的。
2、查阅与个人有关的教学、行政档案如学籍、学位、任职、职称等，需要凭本人有效证件（身份证、学生证或工作证）。代查除需要本人有效证件外，还需要有委托人的身份证复印件和委托书。
3、查阅科研项目档案，本项目组成员凭个人有效证件查阅。其他人员须经该项目负责人同意方可利用。
4、查阅财务凭证，凭财务处提供的凭证号查阅。
5、北校区学生人事档案查阅手续和要求见《学生人事档案服务指南》。
6、其他类别档案查阅手续和要求请阅文书档案和科技档案服务指南相应类别所列规定。
研究生毕业证书丢了，如何办理毕业证明书？
答：携带毕业证书复印件（如有）、身份证复印件、手写申请书、大一寸蓝底照片及其电子版到中山大学南校区研究生院208登记办理，可代办。
研究生是否可以开绩点证明等材料？
答：研究生成绩单只列举课程成绩及学位论文信息，不提供平均分、绩点、绩点排名等信息。
中山大学研究生补办“毕业证明书”流程
“毕业证明书”补办后，原毕业证书作废。请谨慎申请办理！本人提出申请
逢星期四（工作日）受理，申请人（或委托人）须持身份证现场验证申请
所需材料：
1.申请人身份证复印件
2.申请人毕业证书复印件
3.申请人蓝底大一寸照片2张（须有电子版）4.如须委托他人办理，则还需提供包含申请人和委托人身份证信息，有申请人签名的委托书刘鹏020-84111687研究生院208
申请人（委托人）持身份证现场缴费、签领毕业证明书
中山大学研究生补办学位证明材料流程
档案为什么不能拆封？道理其实很简单：拆封后的档案无法保证档案的真实性和完…
哪里可能找到自己的档案？1、毕业学校2、人社局或教育厅3、工作单位4…
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