1、大掌柜专业版软件系统操作说明书前言大掌柜软件有限公司主要从事企业管理软件开发、电子商务运营及系统集成。我们有一个非常清晰的目标：成为中国行业软件开发的杰出代表。一流的目标，缘于一流的人才。大掌柜专业版软件研发实力雄厚，所有研发人员都是微软高级认证工程师，并且研发组主要成员都是拥有多年的研发经验软件精英。不仅如此，公司还拥有大批行业软件产品的高级需求分析师，他们专注于行业软件和中小企业管理软件应用的需求分析及研究，为我们的客户提供最先进、高效、完整的行业解决方案。三年前公司毅然进军财务进销存软件领域。公司凭借多年软件开发项目实施的经验，成功推出了一系列适用于中小企业的管理信息系统。大掌柜的理念是
3、中国最具活力的经济力量，虽然没有强势的市场影响力和雄厚的资金储备，但无疑，个性张扬的他们最具上升的潜力，后WTO时代市场开放融合，惨烈的竞争使他们的发展更加充满变数。基于以上认识，在管理软件市场概念喧嚣的热潮中，独辟实用主义”产品哲学，我们始终将客户视为合作关系，我们提供最为实用的产品和服务，赢得良好的口碑。我们认为，用户企业运做效率的提升是实现社会价值的唯一途径。目录第一章关于软件的安装11.1运行环境11.2SQLSERVER2000的安装31.3大掌柜软件专业版的安装41.4如何启动6第二章期初维护61开设或新增帐套61基本信息71帐套信息初始化71单扰
4、格式设置71单据审核配置81.期初信息81帐套启用9第三章进货管理91讲货订单91讲传单91讲货退货单一111付款单111预付款单121讲货类统计报表121.12进货订单查询一121.12商品进货统计一131.12供应商进货统计131.12商品进价波动表13第四章销售管理-1410.1.销售订单1410.2销售单1510.3零售销售单1610.4销售退货单一1710.5销售退换货单一1810.6销售收款单1810.7预收款单一1810.8销售分析1910销售统计一1910销售报表1910销售折扣统计一2010销售优惠统计-2010销售排行榜211
5、0商品销售成本表2210商品销售分布统计223.3.1畅销、滞销分析23第五章仓储管理23同价调拨单一23变价调拨单24报损/报溢单24拆卸组装单一25成本调整单25库存报表系列杳询268库存状况表268进销存汇总表278商品库存分布表278出入库统计288订货库存状况表288库存上下限报警29第六章财务管理301调帐类单据-301费用类单据301其他收入单一311固定资产类单据321待摊费用发生、待摊费用摊销321财务系歹U报表查询331.12应收应付、预收预付查询331.12历史往来帐分析341.12各种类型会计科目查询341.12经营状况表一351.1
7、00MHz以上内存：要求在128M以上存储空间：至少200M硬盘空间软件要求-操作系统：Windows98/Windows2000/WindowXP或更高的版本。(推荐使用Windows2000或WindowsXP)数据库：SQLServer2000SQLSERVER2000的安装(1)、SQLSERVER200咯版本的运行环境：个人版：操作系统要求WindowsMe、Windows98、WindowsNTWorkstation4.0Windows2000ProfessionalWindowsNTServer4.0、Windows2000Server和所有更高级的Wi
8、ndows操作系统。标准版：操作系统要求WindowsNTServer4.0、Windows2000Server、MicrosoftWindowsNTServer企业版、Windows2000AdvancedServer和Windows2000DataCenterServer。企业版：操作系统要求WindowsNTServer4.0、NTServer4.0企业版、Windows2000ServerWindows2000AdvancedServerWindows2000DataCenterServer和Windows2003Server。（所有版本均需要安装
9、IE5.0以上版本浏览器）（2）、SQLSERVER2000勺安装:将MicrosoftSQLServer2000光盘插入CD-ROM驱动器如果该光盘不自动运行，请双击该光盘根目录中的Autorun.exe文件。选择SQLServer2000组件”。选择“安装数据库服务器”，安装程序于是准备SQLServer安装向导。在欢迎屏幕中单击下一步按钮。在“计算机名”对话框中，“本地计算机”是默认选项，并且本地计算机名出现在编辑框中。单击下一步按钮。在“安装选项”对话框中，单击创建SQLServer新实例或安装客户端工具”选项，然后单击下一步按钮。按照“用户信息”、“软件许可协
13、选择安装路径，然后进入组件选择窗口；服务器端选择安装“服务器系统”，客户端选择“客户端系统”，然后点“下一步”进行直到安装完成。安装完成后，系统会在桌面和开始菜单里创建图标。1.5如何启动启动软件的步骤：启动SQL服务器、“大掌柜专业版软件套接字服务器”和“大掌柜专业版软件数据服务器”，可以通过右下角图标查看是否启动。配置大掌柜专业版软件服务器端当服务器安装完成后，从“开始一一程序一一大掌柜专业版软件”选择“服务器”并运行。单击菜单中的“系统-设置数据库连接参数”，出现如下界面:设置数室年连位参数鹤定0取消仁注意：“用户名”为SQL2000的用户名，默认是“sa”，“服务器名”为SQ
14、L2000系统所在机器的名称(此处也可以填入改计算机的IP地址)。SQL2000安装成功以后，“sa”默认为超级用户名，密码为超级用户的密码，用户可在服务端SQL2000的企业管理器中去改变密码。启动大掌柜专业版软件(l)、启动服务器上的SQLServer服务器在运行大掌柜专业版软件前，必须保证SQLServer服务器是启动的。如果没有启动，请运行服务器上的“开始”菜单上的“程序”中的“MicrosoftSQLServer”下的“服务管理器”，选择“开始/继续”启动MSSQLServerService。请将“当启动OS时自动启动服务”选项选中，确保在启动计算机时，系统自
15、动启动MSSQLServerService。(2)、启动服务器上的“套接字服务器”从“开始一一程序一一大掌柜专业版软件”中选择“套接字服务器”并运行，运行后在右下角有图标。(3)、启动客户端程序在做好上边两步后，就可以启动【移动连锁管家标准版】管理软件了。从“开始一一程序一一大掌柜专业版软件”选择“大掌柜专业版软件客户端”并运行。服务器名称或IP：如果你是局域网内使用，则服务器名称或IP就是局域网中安装网络版服务器的那个计算机的名称或其内部IP;析软件获得固定的域名，这样客户端就可以使用固定的域名进行登陆了。第二章期初维护开设或新增帐套当您开始使用本系统时，您首先要做的就是根据您公
17、套），您可以直接选中此帐套登陆系统，当然您也可以在此单击创建帐套用来新建或增加一个新的帐套。基本信息在进行系统初始数据建立之前，需要对“库存商品”、“往来单位”、“内部职员”、“存货仓库”、“部门信息”、“会计科目”、“固定资产”等内容搭建一个基本的框架。例如：可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必像手工账一样重复地抄写。基本信息多级分类的概念基本信息中的商品、往来单位、职员、仓库部门、会计科目的信息可以进行多层的分类，便于对各种基本信息进行归类管理。如果您经营的商品种类很多，您很可能将您的商品按一定的属性进行分类管理；如果与您有业务
18、往来的单位很多，您可能会将您的往来单位按地区或其它进行分类，“多级分类”正是基于这一现实模式而创建的。本系统可以建立多个数据完全独立的帐套，便于您公司进行不同帐套信息初始化建立完基本信息后需要对此帐套的各种参数进行初始化以及定义好各种操作设置。本系统包括一下五个配置项需要您按照您公司实际需要进行设置。系统配置、单位配置、用户配置、单据格式配置、单据审核配单据格式设置为了使用单据的方便，我们有时需要折扣，有时又不需要；有时需要税率，有时又不需要税率；我们有的想知道商品规格型号，有的又不想；有的想知道零售价。有的不想面对这些，我们怎么办呢？用单据格式配置。ncnc里肛ii**午iip
19、p11，TT1MTT1MMMFFTHTH%%11yyHHII--11++*I内A*iHP,-MrHhinHr*iHP,-MrHhinHr阳riiafriiafHHrtL5+rtL5+禽上WWmmmm科”1W.1W.PPLHILHI内地!,!,mm--(I(Ir*r*iiiiF|JF|JFJicg.mwFJicg.mwIIMMFF*w-*w-FF1m1m-6-6-IH-IH田WHWH问“JIJIiiFfHMrmFfHMrmM，JtJtHlHlXXr!H#Mfia*r!H#Mfia*-s-s叫。由HEHE看EE”EEenrfenrf
20、33用四寸州一,FE，T,3PT,3PIIR-R-eetr.rjktr.rjk如果需要那个字段，则在其后的是否显示里双击鼠标打勾或点“显示”，反之则不打勾。2.5单据审核配置在MBL进销存管理软件中可以实现对业务流程的控制，即对各种业务单据进行分级审查控制。经过各级审查通过签字后才能最终过账，在最后过账之前，只能将单据存入草稿。提示：如果需要同一级的多人审核通过才能过账，则应为每个人都增加一级审核。同一级的多个审核人表示或的关系，即只需要同RRfELfEL”Y,J:三；二二一级的任何一人通过审核，就通过了本级的审核。当基本信息建立完成后，在正式使用本系统前，需要将你在此之前库
21、存的商品数量、应收应付的往来帐款等信息输入系统，便于你以后能够正常使用该系统。期初信息包括：期初信息/库存商品、期初信息/应收应付、预收预付、各种帐务数据、委托/受托商品。以期初信息/库存商品为例，列图如下：建界也即性熔毁生才甲2.7帐套启用当您将基本信息和各种期初数据录入完毕后，就可以正式开始使用此帐套，进行日常业务的记录了。此时您需要使用“帐套启用”功能对系统进行开帐。提示：开账之后系统就不再允许修改任何的期初数值了。若已开账，但还没有录入单据的情况下可以进入此处，点击“反开账”按钮，即可回到开帐前的状态，这时就可以对期初数值进行修改了。2.6期初信息第三章进货管理进货订单当您的公司在
24、描数量将此条码所对应的商品在下面的进货商品列表中自动显示出来。折扣：输入进货折扣率，如九折，输入9,无折扣输入10,折后金额自动核算，也可先输入折后金额，反算折扣率。税率：输入实际购货时需交纳的进项税率，如17%输入17,税额自动核算。优惠金额：即收款单位对我方的优惠，优惠金额记录费用类科目“优惠”中，做减法运算。并且，应收应付也扣除优惠金额，比如上图示，此单过帐后，算上扣减的预付金额100元，我方应付款就只增加2800元，而不是2916元。扣减预付金额：即扣减对该供应商预付款的余额。整单折扣：在实际交易过程中，可能无法对单据中的每一种商品制定扣率，而只是制定整张单据的
25、扣率是多少；那么此时您只需要将单据的扣率填入到此处，然后回车，系统就会自动将此扣率折算到每一种商品，并在其“成交单价”和“成交金额”处体现出来。选择订单：在录进货单时，您也可以调用还未完成的订单。具体方法是：在进货单中录入供货单位后，点击“选择订单”按钮，可以调出对应此供应商的进货订单。如果直接选择订单，则会将订单单位等信息做为默认值调入进货单处理。如果到货数量与实际数量有差异，以实际数量录入后，系统会自动计算未到货数量与已到货数量。并标记订单是否完成。付款帐户：若选择了付款帐户、并录入了金额，则表示货款两清，无需再录付款单，若没有录入金额，系统则自动挂在对此供货单位的应付账款中，可参考下面的
26、“付款过程”。单据过账：保存单据，过账后将使库存数据增加，应付增加或现金银行减少。存入草稿：不保存单据，作为草稿存入“业务草稿”中，可以调出修改再过账。对数据无影响。废弃退出：废弃该张单据。说明：如果在基本信息中设置了单位的信誉额度，即我方针对某一单位的最高欠款金额，则在进货单供货单位处选中此供应商时如果我们欠款已经达到应付款上限将进行提示，防止我方过多地欠帐而影响正常的经营。进货退货单您的公司在采购业务活动中，会因各种原因发生退货业务，而退货款的处理有两种形式:一种是所退货款可以直接收回现金,另一种是将退货款挂帐于供应商帐户或冲抵原欠帐款。您在使用本模块时可任意选择。字段介绍：可换货金额：即
29、税合计。供应商进货统计单位进货统计与商品进货统计的统计内容相似，商品进货统计是按照商品来显示进货数据的，而供应商进货统计则是按照供应商来显示进货数据的。商品进价波动表在经营活动中，进价往往是我们获利的基础，进价低，获利空间与销售价格变化空间就大，在市场中就相对处于更加有利的地位。对于商品进货来讲，我们一方面要知道某个供应商向我们供应的商品波动情况，另上方面，我们同时要比较不同供应商向我们提供的同一商品的价格情况，从而比较出更加具有价格优势的供应商。商品进价波动分析表可以使您轻松得到商品进价的波动情况。第四章销售管理销售订单销售货品的方法是多种多样的,其中不少是以订单的形式作为销售货品前提。本
33、额：即我方对收款单位的优惠，即我方少收金额，优惠金额记录费用类科目“优惠”中，做加法运算。优惠金额影响应收应付款。举例：如如上图所示，单据的成交金额未3564元，合计含税金额为4169.88元，优惠69.88元，则我方应收款金额就为4100元，而不是4169.88元，其中69.88元记录优惠科目。引起的数据变化为：1、“商品销售收入”增加35642、“应交税金”增加605.88（含税金额成交金额）3、“应收账款”增加41004、“优惠”增加69.88扣减预收金额：即扣减对该客户预收款的余额。整单折扣：在实际交易过程中，可能无法对单据中的每一种商品制定扣率，而
34、只是制定整张单据的扣率是多少；那么此时您只需要将单据的扣率填入到此处，然后回车，系统就会自动将此扣率折算到每一种商品，并在其“成交单价”和“成交金额”处体现出来。选择订单：在录销售单时，您也可以调用还未完成的订单。具体方法是：在批发销售单中录入客户后，点击“选择订单”按钮，可以调出对应此客户的销售订单。如果为在未录入客户时直接选择订单，则会将订单单位等信息做为默认值调入批发销售单处理。如果发货数量与实际数量有差异，以实际数量录入后，系统会自动计算未发货数量与已发货数量。并标记订单是否完成。收款款帐户：若选择了收款帐户、并录入了金额，则表示货款两清，无需再录收款单，若没有录入金额，系统则自动挂在
36、（金额一折让金额）。销售退货单企业在售出货品后，因某些原因客户要求退货，企业根据情况同意退货后，首先应办理销售退货单，将退货款退还给客户，或将退货款挂入该客户与本公司的有关帐户上。本模块用来记录销售退货的具体内容。可换货金额：即此单可以允许退货的最大金额限度。退货类型为“正常退货”情况下，如果单据金额超过了可换货金额，则在过帐时系统会提示“含税金额大于可换货金额”。可换货金额计算公式：可换货金额=销售金额X退换货率（退换货率在往来单位基本信息中设S)选原销售单：可以直接录入一张销售退货单，商品成本是按现在的库存成本计算的，也可以点击选原销售单选择要退货的原批发销售单，商品成本则是按照原来的
37、销售成本价核算的。销售退换货单企业在售出货品后，因某些原因客户要求换货，企业根据情况同意换货后，首先应办理销售退换货单，将原商品退回并换给客户同种或其他商品。本模块用来记录销售退换货的具体内容。销售退货换货单集合了下批发销售单和批发销售退货单的功能。即入库为批发销售，入库为批发销售退货。销售收款单销售货品收款时，收款单用于处理收款业务。本模块为用户提供了完备的收款单操作功能。r毗曹争按单结算：在收款单中，选择收款单位后，系统会自动跳出对此单位未结算完成的进货单、受托结算单及进货退货单。用户可以对这些单据填入结算金额，以达到分单结算的目的。自动分配：在录入本次收款的账户与金额后，自动分配可以将此
40、们企业在销售行为中非常普遍的操作，但我们需要对打折情况进行了解、控制，以利于更好地调整销售策略。本统计可以针对往来单位、公司职员、仓库和部门进行折扣统计。列表：即将所有最末级的商品展开显示，不显示类信息；统计条件：即根据查询条件，重新进行过滤；导出数据：即将表格中所显示的数据导出，并生成excel文件。4.8.4销售优惠统计优惠是企业在销售过程中经常会产生的一项费用。因此，有必要了解我们给予了客户多少优惠，也就是我们增加了多少费用。本系统提供销售优惠统计功能，从单位、职员两个个方面对商品的销售和优惠进行统计。帮助用户全面了解商品的销售及优惠的详细信息。此处以单位优惠统计为例，见下图：甲匠
41、就一酷d昭勤也:，导出级空打叩eefclafflJfclafflJ销售排行榜销售排行榜是将销售数据以商品、客户、职员、仓库、部门等多种方式进行统计排行。本系统共包括商品销售排行、客户销售排行、职员销售排行、仓库销售排行、部门销售排行5种。下面以商品销售排行为例进行介绍：在企业经营活动中，为了能够选择更好的适销对路的商品，经常需要将商品的销售情况进行排行。商品销售排行榜可以选择单位、职员、仓库、部门。针对商品销售，统计出商品销售量、销售金额、销售成本、销售比重、利润、利润比重。由二甫性商品销售成本表商品的销售成本直接影响到企业创造到经济效益。因此我们必须对企业的每一笔销售涉及到多少成本，创
44、统会自动将此差额放入到属收入类的“变价调拨差价”项目下。变价调拨商品的数量不发生变化，但所属的仓库有可能发生变化，库存商品的成本发生变化。报损/报溢单当盘点出的商品小于账面数量或因其它原因要减少账面库存时用商品报损单。报损单录入时选择要报损的仓库、商品，在“数量”栏里录入要报损的具体数量，产生的损失系统自动记入到属于支出类的“商品报损”项目下，可在“经营情况表”里查看。当盘点出的商品大于账面数量或因其它原因要增加账面库存时用商品报溢单。拆卸组装单由于实际工作当中，有相当一部分的产品是由多个有单独经济价值的单项元素组合而成，而有些产品又可以拆卸成多个有单独经济价值的单项元素；另外在服装行业中会采
45、用到“捆绑销售”或“买一赠一”等销售方式；再者如进货时是单个的，但销售时却要将围巾、皮带、帽子等同衣服一起卖；再者，也会遇到购进时是成批、成件或成箱的批量进货，但销售时却是单个卖出的，这时您可以采用双单位来管理，您也可考虑对进货的商品进行拆装。为更好地管理这类工作，本系统特设了拆卸组装模块。成本调整单在实际工作中，库存商品的成本价格并不一定都遵循历史成本价格，有多种原因会使企业的存货出现价格变动（如由于国家政策的改变发生价格变动、因为企业产品结构的调整使存货陈旧过时引起价格变动），也可能会出现优惠性调价（节日或促销活动调价）、季节性商品调价、政策性商品调价等，成本调价单就是处理这类工作。
46、商品调价单是用于对库存商品成本进行调整。对于调整后库存成本的变化金额，系统自动放入到属收入类的“成本调价收入”项目下，可在“经营情况表”里查看。特别提示：商品调价单上的“单价”是输入商品进行调整后的新价格，而不是调整差价。如成本单价为10元的商品要调价为12元，则调价单上的“单价”处应输入12;商品调价是按照各仓库来完成的，即一张调价单只对该仓库有效，该商品在其它仓库上仍按照原成本价。商品调价调整的是商品的库存成本，不是商品的销售价或进价。库存报表系列查询库存状况表本系统提供库存状况表功能模块，用于客户对企业当前账面库存的具体状况的查询。列表：即将所有最末级的商品展开显示，不显示类
49、品上、下限数量进行设置。选择仓库：即选择对那个仓库进行报警设置；报警设置：即对选择的具体商品或商品类进行上下限报警设置。批量报警设置：即一次性对所有的具体商品进行上下限报警设置。设置好商品上下限数量以后，就可以查询超出上、下限范围的商品了。第六章财务管理调帐类单据应收款减少、应收款增加、应付款增加、应付款减少。这四种调帐单据针对往来单位往来帐余额进行调整，当然也通过会计凭证也可以实现。调整资金的单据包括：增加资金、减少资金。调整资金单据是对内部资金进行调整，也可以直接通过会计凭证也可以实现。减少应收款应用示例:销售给客户“普通客户A“西服A”10件，单价500元，做了销售单，也过帐了
50、，但未收款；后来，公司进行价格调整，决定对“普通客户A”买的“西服A”降价处理，单价调为300元，此时，我们就可以用“财务单据：减少应收款”单据来处理。费用类单据本系统可以用“一般费用单”和“现金费用单”来处理企业所发生的内部合外部费用。一般费用单与现金费用单的区别在于一般费用单需要录入收费单位，收费单位可以从往来单位中选择，因此一般费用单中的收款帐户和金额如果不录入，则将此笔费用挂在往来账上；而现金费用单只需录入费用项目，即表示用现金支付此笔费用。因此，若想反映此笔费用的往来，选用一般费用单，若直接用现金支付，与往来单位无关，则用现金费用单。应用举例：计算A公司代垫的运输费40
51、0元，款未彳给A公司。首先在“基本信息-费用类型”里添加“运输费”这一项目名称，然后选用一般费用单。收款单位选择A公司，费用项目选择“运费”，如果不录入付款帐户和付款金额，系统自动增加对A公司的应付账款400元。其他收入单其它收入单与一般费用单相对应。主要处理一些销售收入以外的收入如维修服务收入、利息收入、调账收入等。应用举例：因A公司拖欠货款，公司获得货款的利息收入500元。录入其它收入单。付款单位选择A公司，收入项目选择“利息收入”，收款金额500元，若不录入收款金额，系统自动增加对A单位的应收账款500元。固定资产类单据企业的固定资产种类繁多，规
52、格不一，为了加强管理，系统提供固定资产增加、固定资产折旧、变卖固定资产这三种单据来对固定资产进行管理。固定资产的增加例：从供应商A处购入货车一部，共计68000元。首先在期初维护-基本信息-固定资产里添加“货车”的各项信息。然后进入“单据录入-财务单据-固定资产增加”，在往来单位处输入供应商A,固定资产项目名称输入“货车”，付款金额输入68000元，若不输入付款金额则增加对供应商A的应付账款68000元。固定资产折旧例：“货车”计提折旧400元：进入“单据录入-财务单据-固定资产折旧”，在固定资产项目名称中选择“货车”，折旧金额输入400,过账后费用类的“固定资
54、费用；还有些费用先逐渐发生，但结算办法要求过了若干期后才支付。如银行借款的利息，按其结算办法是按季3个月支付一次，而借款在借款单位每个月都发挥作用，因此，借款的利息虽然还未支付，也要每月计入有关费用将其预提出来。这在会计上属“预提费用”，在本系统里可以用待摊费用来进行处理。应用举例：付公司1-8月的房租共计8万元1、支付房租费用时，可以使用待摊费用发生单，在支款金额处输入80000;2、在18月当中的每个月摊销10000元，您可以先在“基本信息-费用类型”里添加如“房租”的项目的名称，然后做待摊费用摊销单，在“摊消转移的费用”项目名称栏选择“房租”，金额录入10000
55、。该单据过账后，“待摊费用”相应减少10000,“房租”费增加1000。财务系列报表查询应收应付、预收预付查询应收款是指企业在经营过程中发生的，应当向其它单位或个人收取的款项。应付款则是应当付给其他单位或个人的款项。在企业经营过程中，应对其进行有效的管理和查询，以便及时掌握经营中的债务情况。主要是用于查询往来单位的累计应收款和累计应付款。预收、预付款是指企业在日常经营活动中，预先收取或支付的部分货款或其他款项。主要是用于查询往来单位的累计预收款和累计预付款。历史往来帐分析在企业日常经营活动中，信用销售是一种非常重要的销售方式。如果企业没有有效的销售信用管理，导致应收账款过多或回款期
57、和历史查询。固定资产查询、费用查询：本处所指的费用是狭义的费用，即以现金或银行存款支付的应计入费用项目的费用。安装系统时默认建立了调帐亏损、固定资产折旧、提成、优惠等，您也可在基本信息费用类型中添加费用项目。经营状况表经营状况表是反映企业在一定会计期间经营成果的动态报表，也叫利润表。本系统的经营状况表可以显示所有收入费用项目，包括系统自带的和用户添加的项目，企业经营损益情况一目了然。声riLkfriLkfFF加11仟JI.JI.W13#IW13#I：nrpnrp!!IfIfKkKk资产负债表本系统的资产负债表是针对非会计人员也能看懂的简易性会计报表，它*立/Snip*fSnip*f竹件帆出*工期心通II不是标准财务的资产负债表。资产负债表是由资产、负债、所有者权益三大要素组成。在会计上遵循资产=负债+所有者权益。因此，您看到的资产负债表（平衡表）应是左右相等的