整个系统分为四部分：基础数据，进货管理，出货管理，统计报表。其中商品的进出库采用先进先出的方法，出库价及成本价采用移动加权平均算法。
基础数据的录入步骤：『仓库信息』->『仓库初始化』->『库存情况』->『商品表』，最后是『客户信息』和『供货商信息』。
进行仓库初始化时，只需新建一张『仓库初始化』表单，不需要手工录入任何数据，系统自动把当前的库存信息提取过来，直接保存即可。注意，仓库初始化表单只能填写一张，在保存第二张时，系统会给出相应提示。
仓库初始化后的各仓库库存情况，明细部分为空，因为明细部分不是手动输入的，而是通过填写『商品表』、『入库单』、『出库单』时补充进来或者删除的。
『入库单』1.收入仓库和供货商通过下拉方式选择；2.选择商品编码后，系统会自动查询出商品名称、规格、单位、单价；3.数量必须大于零，否则系统会给予相应提示；4.如果一行明细也没有输，不能保存；5.保存后，系统会自动更新商品的当前库存量、当前库存金额、及发出仓库的库存量；6.保存后，向对应仓库的“库存情况”里插入一条入库明细以及入库ID；
『退货出库单』通过下拉菜单选择了供货商和出货仓库后，一种方式可以直接通过列表选择，直接选择要退货的货品，另一种方式，如果是整单退货，那么在“整单退货”后选“是”，然后就可以选择该供货商和出货仓库下的退货单号，选择了退货单号后，退货商品明细自动被提取出来。保存退货单，相应仓库的对应商品数量就会减少。
『出库单』：1.收入仓库和客户名称通过下拉方式选择；2.选择商品编码后，自动查询商品名称、规格、单位、单价(即移动平均价)、当前库存量；3.数量必须大于零，且小于或等于当前库存量，否则系统会给予提示；4.如果一行明细也没有输，不能保存；5.保存后，系统会自动更新商品的当前库存量、当前库存金额、及发出仓库的库存量；6.保存后，如果某种商品的出库后库存为0，那么删除对应仓库的“库存情况”中，该入库id的信息；
『客户退货单』的操作方法与『退货出库单』类似，有两种选择方式，一种是直接通过列表方式选择的，一种是整单退货的情况。
『货品捆绑』与『货品拆分』是一组相反的过程，也是按照商品先进先出的原则处理的。填写一张『货品捆绑』单，主表上的信息，除了“捆绑数量”是需要手工录入的外，其他信息都是通过列表选择和表间公式提取过来的。
保存该表单时，要完成的任务很多，主要是更新『商品表』和『库存情况』中相应商品的库存和总金额。详细的表间公式如下图所示：
在统计报表模块可以进行『货品采购查询』，『货品出货排行』，『库存变动情况』和『营业分析』。