财务对账上:库存商品科目余额与进销存库存查询合计对比
理论上这两个金额不能对比,软件是账务模块与进销存模块数据不互通的。
库存商品:是账务模块的会计科目。此科目的期初金额在账务-科目初始化中录入,金额变化通过业务单据的会计凭证与账务月末结转核算成本凭证产生金额变动。且此科目只代表存货类科目其中之一,另外还有原材料及低值易耗品等其他科目可以做为存货的核算科目;
库存查询合计及账务库存查询是进销存模块的存货合计,期初库存金额则是由“基本资料-货品资料”的单位信息中的(平均成本价*期初库存数量)所有货品资料金额合计,金额变化合计是所有进销存业务做完之后,以全月一次加权平均价计算,通过进销存期末处理功能核算出的(平均成本价*库存剩余数量)的所有货品合计金额。
但客户普遍认为,同一个账套中此双方金额应相等,经常使用代表账务的月明细账库存商品科目本月余额与代表进销存的账务库存查询相同月份合计金额对比,或全年的库存商品余额与库存查询合计对比,于是此问题在年末对账中比较常见,且因客户账套未满足以下条件的情况对不上也时有发生。
判断思路:
(一)货品资料存货核算科目选择的是否为库存商品科目,如有选择其他存货科目的情况,对比时要手动合计此科目和其他科目的余额相加。
查询方法:打开基本资料-货品资料,列名右侧的存货核算科目编号处,点击列名降序排序,查看核算科目编号是否库存商品,再次点击列名变为升序排序,查看核算科目是否依旧是库存商品。
处理方法:货品资料存货核算科目选择不是库存商品的可以双击货品打开修改第一个核算科目后保存,也可以不处理,在对账前合计几个存货科目的余额。
(二)进销存与账务的期初是否相等。
查询方法:
启帐前:进销存直接打开基础资料-期初库存查询,查看合计金额;账务直接打开账务-科目初始化查看存货科目期初余额合计。
启帐后:做过与改变库存数量的业务单据后,进销存期初金额就无法直接查询了,此时可恢复客户启帐前所有期初数据均录入完后的备份查看期初库存查询。
处理方法:
启帐前,可直接在软件中处理,进销存部分,修改“基本资料-货品资料-单位信息”页左下角的平均成本价,修改后可以在“基础资料-期初库存查询”中查看成本金额及合计,账务期初金额也需一并修改为一致,在“账务-科目初始化”,修改库存商品科目以及其他货品资料所选的存货核算科目期初余额列合计金额。
启帐后的进销存期初平均成本价不可直接修改,单独私信我。
(三)库存商品科目如有下级的情况下,所有货品都要选择最明细级别科目。
查询方法:打开“基本资料-货品资料”列名右侧的存货核算科目编号处,多次点击列名排序,查看核算科目编号是否为最明细级别科目。
处理方法:货品资料核算科目不是最明细级别的双击打开修改为最明细级别,如修改的货品资料已产生业务单据,则需查看此货品的库存流水账明细,打开此货品的所有业务单据都修改保存一遍,自动凭证科目会重新更新,冲红或返利状态不能修改的单据,点击单据上的记账凭证手动修改凭证科目为最明细级别。
(四)业务期间内,是否有产生本月业务的货品资料被停用了。
查询方法:打开基本资料-货品资料停用列,点击列名排序,是否有停用货品。
处理方法:有本月业务且已停用的货品,进销存期末处理就不会核算了,将货品资料-基本信息的停用标识改为正常,重新进销存期末处理。
(五)所有与货品有关的业务单据及返利单据都有对应的会计凭证,且凭证金额与单据的成本金额相符。
查询方法:先查看本月货品及单据调价,是否有对应凭证;账务-账目查询-月明细账,查看本月库存商品及其他存货核算科目,双击打开自动生成的凭证查看是否有凭证空白,或有凭证主表内容但明细记录空白的情况,或两张进销存单据共用一张凭证号的情况出现。
处理方法:非自动生成凭证的进销存单据未有对应凭证,或未做此业务的统一金额手动凭证,需补做。
查询到有自动凭证空白,或有凭证主表内容但明细记录空白的情况,单独私信我。
(六)所有库存商品科目的手动凭证,是否有对应的进销存单据。
查询方法:打开账务-凭证查询,查看本月凭证摘要为非自动生成格式的库存商品及其他存货核算科目的手动凭证,按摘要内容和对方科目判断是否有对应金额的进销存单据。
处理方法:查询到有存货类科目凭证没有对应进销存单据的情况,找寻凭证业务对应的进销存单据补做进销存单。
(七)按每月对比金额的情况下,进销存期末处理后如自动生成了月末估价采购入库单的情况,账务下需手动做此单据的库存商品科目凭证或手动记录金额,对比时加到账务金额内。
处理方法:查询到本月有月末估价采购入库单的情况,可手动做本月初此单冲红单金额的库存商品科目凭证,以及本月末估价采购入库金额的库存商品科目凭证,也可在对比金额时将库存商品科目计算上本月的此类单据的金额差值,不做补凭证操作。
(八)本月如有库存损益类单据,需在本月进销存期末处理后,做报损及报溢单据的对应凭证,否则因本月成本价改变损益单合计金额变化,与凭证金额就不符。
查询方法:本月进销存期末处理后的状态,打开库存损益单据,前单查看本月报损报溢单,点击记账凭证,查看是否有对应手动凭证,金额是否与单据相符,也可以在账务-损益查询功能,查询到本月的库存损益差值金额,查看客户是否手动做了一张同金额的库存商品凭证。
处理方法:本月有库存损益单的情况下,可打开对应的进销存报损报溢单点击记账凭证,手动填入进销存期末处理后此单金额的库存商品凭证,报溢库存商品借方正数,报损库存商品借方负数,凭证贷方可选客户习惯使用的损益类科目。已有库存损益凭证的情况下,注意核对进销存期末处理后的进销存单据金额需与凭证金额一致。或未做库存损益单对应凭证的情况下,进销存期末处理后,在账务-损益查询中查看本月库存损益差值,直接手动做一张库存损益差值的凭证。
(九)如有销售赠送的情况下,必须有对应的手动销售成本凭证,本月所有销售赠送成本金额合计做一张凭证也可,且金额必须为本月进销存期末处理后的货品成本金额。
查询方法:本月进销存期末处理后的状态,账务-月末赠送查询内查看本月是否有销售赠送货品,销售成本列合计金额应与本月的手动销售赠送凭证金额合计相等。
(十)如有其他进销存业务在本期发生账务上无法处理的存货科目成本差值,则需手动做凭证调整。
本月进销存期末处理后的状态,账务-其他查询内查看本月是否有账务上未能处理的存货核算成本科目差值。
本月进销存期末处理后状态下,账务-其他查询内,查到本月有存货科目金额差值的情况,做一张对应查询显示的科目代码及差值金额的手动凭证。