这两天在帮客户落地一套订单管理软件，前期沟通的时候，对方一上来就问：”你们这个订单管理软件就是做进销存是吧？“
去翻了翻之前做订单软件时候的一些沟通记录，发现其实很多人都会分不太清进销存和订单管理软件的区别，或是从功能上，或是从应用价值上......
这篇就详细跟大家拆解下，进销存和订单管理软件到底有什么区别？以及订单管理软件应该具备什么功能？
参考系统：
一、订单管理软件和进销存软件有什么区别？
订单管理软件和进销存软件确实容易混淆，因为它们都有涉及订单、库存的功能，但其实两者的重点和使用范围不太一样。
订单管理软件的重点在于处理订单本身，更像是围绕订单这个核心展开的。
而进销存软件是一个更全面的系统，覆盖了采购（进）、销售（销）和库存管理（存）这三大环节。
它不仅管理订单，还负责采购进货、库存数量、仓库调拨，以及整个供应链的效率优化。可以说，进销存软件是为管理整个库存和货物流通设计的，是给仓储和供应链团队使用的。
如果打个比方的话：
所以，如果你的业务主要是处理大量订单，比如在线零售，订单管理软件可能更适合；如果你的业务涉及采购、库存和销售的全链条管理，进销存软件才是更好的选择。
二、订单管理软件有哪些功能？
接下来我们就一个一个来聊聊订单管理软件的功能，每个功能我会尽量用简单的例子跟大家讲清楚：
1.订单录入与管理
这个功能就像是订单的“入门”环节，可以手动输入订单信息，或者通过系统自动接收，比如电商网站上的客户下单。订单录入后，软件会生成唯一的订单编号，方便后续查询和管理。
为什么重要呢？
大家可以想象一下，如果你的店铺订单录入杂乱，可能会漏掉重要客户的订单或者记录错误，后面就麻烦大了。而有了这个功能，就能轻松管理订单的状态、修改错误信息，还可以给订单分组，比如“待发货”“已完成”等。
2.库存管理与自动同步
库存管理是订单管理软件中非常核心的一部分，这也是为什么很多人会将进销存和订单管理软件混淆。
库存管理与自动同步的作用是实时监控和更新库存状态。
当一个订单创建并确认后，系统会自动从库存中扣除相应的商品数量，确保库存数据始终是准确的。
比如，如果客户下了一个10件T恤的订单，系统就会自动把库存减少10件。如果库存不足，系统会自动发出预警提醒，让你及时补货，避免因缺货而延误订单。
这个功能特别重要，因为在没有自动化库存同步的情况下，订单和库存往往会脱节，导致无法及时发货或者出现超卖的情况。
特别是在忙碌的购物季节，比如双十一、双十二等等，订单量大，人工管理就很容易出错，自动同步就能大大减少这种风险。
如果系统能与仓库管理、采购管理等其他系统联动，甚至可以实现更高效的自动补货，确保库存一直在一个健康的水平上。
像本文介绍所用的系统就能实现跨应用，也就是说可以自动和仓库管理、采购管理系统这些打通，不需要API部署，对于中小企业来说更加方便。
而订单管理系统中的库存同步功能能够实时反映每一笔订单对库存的影响，确保库存信息是最新的。
例如——
这样一来，库存数量时刻保持准确，商家不需要手动去调整库存数据，也能避免超卖或缺货的情况发生。
同时，很多订单管理软件还具备库存预警功能，假如某个商品库存低于预设的安全库存量，系统会提前提醒商家，避免出现因缺货而导致的订单无法履行的情况。
3.订单追踪与状态更新
订单追踪功能是订单管理软件中非常实用的一个部分，它可以让你实时了解订单的处理进度，并向客户提供准确的发货状态。
当客户下单之后，订单会进入不同的处理阶段，例如：订单待付款、订单待发货、订单已发货、订单已完成等。
每一个阶段，系统都会自动更新状态，并能为每个订单生成一个唯一的追踪编号，方便用户跟踪包裹的运输进度。
通过订单追踪，商家不仅能够及时了解每个订单的进展，还能更有效地管理发货过程，确保没有漏单或错单。
同时，客户在下单后也能看到自己的订单状态，从“等待付款”到“等待发货”，再到“已发货”以及“已完成”，整个流程清晰可见，这样就能提高客户的满意度，避免因不知情产生的焦虑感。
此外，很多订单管理软件还会支持自动发送订单状态更新通知，像是通过邮件或短信，告知客户订单处理的最新进展，这种主动服务可以提高客户体验，让客户感到更有保障。
4.客户沟通与售后服务管理
订单管理系统不仅仅是处理订单本身，它还需要帮助商家与客户之间保持流畅的沟通，尤其是在订单售后阶段。当客户有问题或需要咨询时，能够及时回应并提供解决方案是提升客户满意度的关键。
一个好的订单管理系统通常会提供集成的客户服务功能，帮助商家轻松管理客户反馈和售后服务。
举个例子：系统可以通过邮件、短信或在线客服的方式自动通知客户订单的状态更新（如发货、运输进度等），或者在客户有任何问题时，提供一个便捷的渠道进行沟通。
另外，售后服务管理也是不可忽视的，尤其是对于一些需要退换货的商品，系统能够自动生成退货单，并将信息与库存系统同步，避免因退货造成的库存差异问题。
此外，系统还支持自定义客户服务流程，商家可以根据不同的客户需求设置不同的服务策略，如优先处理VIP客户的售后请求、提供定制化的服务方案等。
5.订单报告与数据分析
一个订单管理系统不仅要处理订单，它还应当具备强大的数据分析功能，帮助商家更好地理解业务运营情况，并做出更明智的决策。
通过系统生成的各种报告和数据分析，商家可以直观地查看订单的销售趋势、客户购买习惯、库存状态等信息。
此外，系统还可以生成客户分析报告，帮助商家了解哪些客户是高价值客户，哪些产品在特定客户群体中更受欢迎。通过这些数据，商家能够更好地调整营销策略、库存管理和产品定价。
对于大规模的电商企业，订单管理系统还可以提供详细的供应链报告，帮助商家跟踪每一笔订单的供应链过程，从供应商到仓库，再到最终送达客户，全面掌控每个环节的效率和成本。
以上，这篇我们聊了关于进销存软件和订单管理软件的区别，也详细讲解了订单管理软件的各项功能。
其实，虽然这两者在某些方面看起来很相似，但它们的核心功能和应用场景还是有很大区别的。
所以，选择合适的软件工具，得看你的业务需求。对于以订单为主的企业，订单管理软件无疑是更合适的选择；而如果需要同时管理采购、库存和销售，进销存软件就显得更全面一些。