最近有网友问：“在电子文件归档时，归档登记表应该放在归档信息包的什么位置？它和归档信息包之间是什么关系？”这个问题看似简单，实则暗藏玄机，今天咱们就来聊聊这方面的话题。
一、TSIP中的“其他文件夹”
我们先来看看明确提到“其他文件夹”的档案行业标准：DA/T93-2022《电子档案移交接收操作规程》，附录B中给出了电子档案移交信息包（TSIP）的结构示例。
规范中关于“其他文件夹”的描述如下：
由TSIP的结构可知，这是按批次移交的，同一批次的电子档案数据其产生或者遵循的电子档案移交清单、元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、内容数据命名规则显然是一样的，因此放在与“全宗文件夹”并列层级的“其他文件夹”没有问题。
这里面没有讲清楚的是“移交接收过程元数据和《电子档案移交与接收登记表》的扫描件或电子签名件”是移交阶段的还是接收阶段的？或者说是移交阶段先打包，接收阶段再更新元数据和登记表？
我们再来看看DA/T93-2022中的移交接收工作流程（如上图所示），显然在提交TSIP之前就已经形成登记表，但这个时候的登记表在接收单位一栏必然是空的。
由上下文可知，这个接收单位空着的登记表就放在TSIP的“其他文件夹”中。
而规范中关于办理交接手续是这样写的：
其中并没有明确交接双方确认登记表之后是否需要更新TSIP中“接收单位为空”的登记表，只是说“各自留存”。
同样在7.4条款中，只要求“妥善保存电子档案移交信息包、《电子档案移交清单》和《电子档案移交接收登记表》”，并没有明确登记表要不要更新到TSIP中去。
这么看来，这个问题确实不好回答，笔者个人的观点是：TSIP就是移交单位形成的信息包，接收单位没必要去更新。而且TSIP从本质上来说只是过渡性的信息包，主要用于系统之间的数据交换，一旦交接完成，一般会将信息包中的目录数据导入关系型数据库，将内容数据（电子文件）置于文件系统对应的目录结构下，便于后续处理和访问，信息包本身不一定需要留存，或者说保持原样即可。
当然，完整的登记表也保存在档案管理系统中，和交接批次关联（自然也就与TSIP对应），但不需要打包在TSIP里面。
二、ASIP中为什么没有“其他文件夹”？
不知道大家有没有注意到，GB/T39362-2020《党政机关电子公文归档规范》给出的归档信息包（ASIP）结构中是没有“其他文件夹”的，这又是怎么回事呢？
难道类似于《电子文件归档登记表》、《电子文件四性检测报告》之类的过程表单不需要放在ASIP里面吗？
关于这个问题，笔者是这样理解的：电子文件归档大多数情况下要求是在信息系统之间在线完成，尽管也存在前端系统（OA系统、业务系统）与档案系统之间的对接，但很多情况下以生成逻辑包（程序逻辑层面的数据组织）为主，并不生成物理的ASIP从前端系统导出然后导入到档案系统，在这种情况下，登记表、检测报告之类的过程表单本身也存在于系统中，也就没有必要放到ASIP中去。况且，这些过程表单存在与移交接收环节一样的问题，本身也不完整——只有归档部门操作记录，没有档案部门操作记录。
那对于在归档环节也存在生成物理ASIP的情况，是否有必要增加一个“其他文件夹”，把类似于登记表、检测报告之类的过程表单也放进去呢？这个笔者认为没有问题，处理方式参照TSIP。
三、AIP和DIP中需不需要“其他文件夹”？
在《电子文件生命周期中的四大信息包》一文中，笔者曾经提出了AIP和DIP的结构示例：
其中都包含了“其他文件夹”，这主要是考虑到信息包结构设计的逻辑严密性，并不代表必要性。也就是说，在信息包结构中加上“其他文件夹”，肯定不会有什么错，而且可以使信息包结构在逻辑上更加严密，可以把一些辅助性的资料、表单、工具放入其中，确实是一个不错的选择。
综上所述，SIP、AIP、DIP等信息包中可以设置“其他文件夹”，并把一些辅助性的资料、表单、工具放入其中，但没有必要在后续管理过程中再去更新其中的文件，否则反而破坏了信息包的原始性。如果确实是电子档案本身发生了变化（元数据、电子文件内容），那就需要重新打包，这与原始形成的信息包已经是两个不同的包。