1、万科物业管理系统使用指导手册万科企业股份有限公司物业管理部1、系统功能模块分类.32、各模块使用要求总表.33、房产管理模块.44、客户管理模块.55、收费管理块.56、车位管理模块.67、入住管理模块.88、综合服务模块.89、调度系统模块.910、出入证管理模块1011、安全管理模块1112、环境管理模块1213、设备管理模块1314、会所管理模块.1415、社区文化模块1416、租赁中介模块1517、仓库管理模块1518、产管理模块16万科物业管理系统软件功能分类万科物业管理系统客户服务类业务管理类增值服务类内部管理类1、房产管理2、客户管理3、收费管
2、理4、收费管理5、车位管理6、入住管理7、综合服务8、出入证管理9、综合查询1、安全管理2、环境管理3、设备管理1、社区文化2、会所管理3、租赁管理1、仓库管理2、资产管理万科物业管理系统各模块使用要求总表模块名称应用要求模块名称应用要求房产管理要求使用安全管理要求使用客户管理要求使用环境管理要求使用收费管理要求使用设备管理要求使用车位管理要求使用入住管理选择使用社区文化要求使用综合服务要求使用会所管理选择使用调度系统10力平方米以上社区要求使用选择使用出入证管理选择使用综合查询要求使用资产管理要求使用仓库管理选择使用房产管理模块使用指导：首先应该在系统里“新增管理区”，“管理区名称”统一使用
3、该项目物业管理机构的全称。然后，在管理区名称目录下“新增大楼”号，在“大楼”目录下“新增房间”，“大楼”目录的层级根据小区具体情况确定，但必须保证全部的目录是四层、房间号的前缀拼音字母统一使用物业给定的编号：房产管理模块支持图片存档得功能，为了方便今后的管理工作，可以在管理区名称下保存小区平面图，在"大楼”名称下保存大楼的平面图，每间房的户型图保存在该房的房号下：如果小区有独立车库，应在房产管理模块中建立车位的房产目录，在车位管理模块中可以看到车位的房产目录。使用要求：1、新建小区入伙前一个月，应制定熟悉情况的专业录入人或导入房产资料；2、在房产基本资料中，应该将已经收集到的资料
7、模块使用指导：车位管理模块用于对小区车位和在小区停放的车辆进行管理，在小区入伙前，应指导熟悉情况的专人在车位管理模块内登记车位情况。登记车位时，车位在“大楼”周边的，在“大楼”目录下登记车位，车位是独立车库的，在房产登记中建立独立的车库目录，再在车库目录下登记车位。所有红线范围内的车位都必须进行准确登记。使用要求：11、一个小区必须使用统一的车位号编制方法，在软件里登记的车位号必须和现场车位号相一致;12、生成车位号以后，需要对车位资料进行详细登记，其中必须登记的项目包括：车位类型、车位号、车位位置、车位名称、车位权属；13、对于车位产权属于业主的，必须在“车位服务合同”记录表格中登记房间代
8、码。客户名称、车位号、车位收费单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性处必须打钩；14、对于产权属于全体业主或产权属于万科地产的，必须在”车位租赁合同“记录表格登记房间代号、客户名称、车位号、车位租金单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性、提前提醒夭数；15、和车位有关的特殊事件要求登记在”车位记录“表格中。登记的范围包括突发事件、车位特殊情况等；16、凡是与小区签订了车位管理协议和车位租赁协议的车辆都应该在”车辆管理“表格中进行记录，车辆记录必须填写的内容有：车牌号码、汽车型号、汽车颜色、车主，有对应固定车位的应该填写“对应车位号”。其他项目根据项目需要选择填写；17、采用不固定
9、车位管理模式的小区，车主已经购置了车位的，应该签订“车位管理合同”并在软件中进行记录，记录表中必须填写：房间代码、客户名称、车位号、车位收费单价、合同起始日期、合同终止日期、合同有效性；18、采用不固定车位管理模式的小区，与车主签订了车位租赁协议的，也应该在软件中进行记录，记录表中必须填写房间代号、客户名称、车位号、车位租金单价、合同起始日期、合同终止期、合同有效性、提前提醒夭数；19、与车辆有关的突发事件。特殊情况应该记录在“车辆管理”功能模块的“车辆记录”表格中。入住管理模块使用指导：入住管理模块使用于顾客集中入伙情况下录入顾客资料，已经导入了客户资料的情况下，集中入伙时可以不使用入
14、方式分配任务，由各地公司根据实际情况确定。无论采用上述哪种方式，责任人在完成该项工作后或在一天的工作结束后，应在主管电脑上填写任务完成反馈，做到任务每日盘点。当日要求完成的应该当日完成，不能完成的要对本部门主管和任务发送者进行情况说明。主管人员和任务发送者要求说明的情况进行记录，并进行后续跟进，直至任务关闭。接待人员在责任人反馈完成情况后应该及时进行任务完成效果的回访。使用要求：25、顾客提出的服务需求（包括室内维修、家政服务、投诉等）都要在“接待中心”进行登记。管理项目有多个信息口的，各信息口都应该使用调度系统的“接待中心”功能，实现,对顾客需求的记录和调度。26、“接待中心”的记录
18、顾和总结之后制定的改进措施；“改进措施完成情况”填写改进措施的落实和后续跟进结果。使用要求：32、“安全突发事件”记录表格要求对突发事件的情况进行纤细记录，关于事件发生的情况记录在“事件描述”项目内，事件的初步处理情况记录在“处理方法”项目内，对事件的后续跟进和纠正措施记录在“纠正措施”项目内，纠正措施的实施结果记录在“纠正措施完成情况”项目内，对事件处理情况的最后验证情况记录在“验证结果”项目内。33、要求安全主管将安防工作方案、安全岗位职责、岗位布置图、安全年度工作计划。保安巡逻路线图、消防演习计划、防劫盗演习计划、夜间查岗计划等安全管理类的文档以附件的形式保存在“安全文档”的相应文件夹中
19、；34、要求安全主管对本部门控制的消防及保安器材登记在“消防及保安器材”表格中，以便加强管理；35、要求安全主管人员对每月的安全管理工作情况进行评估，并记录在“每月评估”表格中；环境管理模块使用指导：环境管理模块用于主管人员每月对清洁、绿化、消杀工作进行阅月度评估，对环境类的突发事件进行记录，环境文档用来管理环境类的日常文档，要求负责环境管理工作的主管人员有效应用本模块。项目内环境分区域管理或项目内有一家以上服务提供方提供服务的，要分区域进行评估，乜有以上情况的可以一个项目填写一份评估表。”保洁评估“的前期工作回顾是指对当月现场保洁工作质量、保洁工作流程、保洁班组内部门管理等工作进行综合评价
20、和总结；”绿化评估“的前期工作回顾是指对当月绿化养护、绿化病虫害防治、绿化改造更新、绿化班组管理等工作进行综合评价和总结；”消杀评估“的前期工作回顾是指对当月的消杀效果、消杀药品选用、消杀方法、消杀外包方管理等工作进改进行综合评价和总结；改进措施是指前期工作存在的不足后制定的改善办法及实施步骤。措施完成情况是指对改进措施实施后的总结与跟进。使用要求：36、”突发事件“记录表格要求对突发事件的情况进行详细记录，关于事件发生的情况记录在”事件描述“项目内，事件的初步处理情况巨鹿在”处理方法“项目内，对事件的后续跟进和纠正措施记录在”纠正措施“项目内，纠正措施的实施结果记录在”纠正措施完成情况“
21、项目内，对事件处理情况的最后验证情况记录在”验证结果“项目内。37、保洁、绿化、消杀评估的表格自定义时必须包括”前期回顾“、”改进措施“、”改进措施完成情况“栏目，环境管理主管人员必须每月对环境管理的三项业务进行评估；38、要求环境管理主管人员将保洁人员岗位职责、保洁岗位分布情况、年度工作情况、年度工作计划、月工作计划、消杀工作计划、专项工作计划保存在”环境文档“相应的文件夹内。设备管理模块使用指导：设备管理模块是管理设备档案盒管理设备维护保养工作的平台。项目设备接管以后必须有设备管理方面的人员将设备、设施、房屋本体”详细资料子设备档案“在设备管理模块中进行登记。在后续的维护保养过程
23、用（包括材料费）超过1000元的，在本体维修工程结束后，由维修项目负责人对本体维修情况进行登记，表格设定的所有登记项目都需要正确登记，对于施工单位的资质、作业水平、违章记录等情况可以记录在备注栏。43、要求设备管理主管人员将设备、设施维护岗位分工，年度、月工作计划，设备、设施、本体保养（改造）计划，每月设备、设施检查情况等文档保存到”设备文档“相应的文件夹里，以便查阅。会所管理模块使用指导：会所管理模块主要用于对小区会所的设施情况、预计情况、使用及消费情况进行登记，对会所会员的资料进行登记，从而对会所经营和会员进行统一管理。会所管理模块适用于有需要使用软件系统对会所服务进行管理的部门，是可以选择使用的模块。社区文化模块使用要求：44、”社区活动“功能块的表格要求简要填写，其中必须填写的项目有：活动名称、活动类型、负责人、活动起始日期、活动结束日期、活动经费；45、”社区活动“的参