一个有效的房源信息，应包括业主资料、物业状况、放盘要求等基本要素。
放盘要求则主要是指业主(委托人)所定的出售或出租价格，以及交楼日期、税费支付方式等。
2、常用查询要素
较常用的查询要素主要有物业名称、物业地址、面积、户型、出售或出租价格以及是否有电梯等。要保证其真实性、有效性，便于以后的信息查询。
(二)房源的勘查评估
对促进成交、减少纠纷有非常大的帮助。
1、勘查评估前的准备工作
(2)勘查前，做好现场勘查的资料和物品准备。
2、勘查作业中须知
(2)上门勘查时，作为经纪人一般应佩戴工牌，主动向业主自报单位、姓名并说明来意，在征得业主许可后方能入室进行勘查作业。
(3)依据物业勘查表各栏的要求认真、仔细、全面地进行勘查。
(4)在现场勘查时要特别注意以下事项：现场勘查时，应仔细核对房地产证上所载的面积与业主登记面积以及实际面积是否相符;了解该物业所在区域是否划入拆迁范围，了解该地区户口是否已冻结;对底层并沿街有商业价值的物业还应仔细了解客流情况、周边人文环境、消费层次，并确定该物业周围是否有类似物业从事对外商业经营及经营的种类;对非独用物业应了解厨卫合用部位的面积大小、合用户数、有无阳台;耐心查看物业所处的外部环境，如绿色环境、噪声环境、人文环境及物业周边的商业服务设施、交通状况、居住人气、基础设施配套等;了解掌握物业类型、结构、楼层、朝向、建造年代、权属、房型布局、面积、立体造型、外墙装饰材料、电梯数量、、品牌、建筑质量等;详细勘查水、电、气的使用状况，对气路要亲自试用。耐心询问业主房屋设施哪些可以留下，哪些必须搬走，了解房屋现存未用的水电气剩余量。
(5)房屋勘查记录完毕后应有客户签名予以确认。
3、房屋现场勘查作业后的工作
(1)应及时整理数据。为填写《物业勘查表》做准备。
(2)在填写《物业勘查表》绘制物业平面图时，应指明物业朝向、门、窗位置。绘制地理位置图时，指明物业四周主要路段。
(3)在告诉客户评估结果时，应详细向客户解释评估方法、评估依据及结果。客户无异议，则签名以确认。
4、填写《物业勘查表》注意问题
有：①勘查人员对委估物业描述不详、缺项或模棱两可;②勘查人员对委估物业描述有误导;③勘查人员对物业关键因素记录不准确或勘查表粗制滥造;④勘查人员有违估价原则、估价行业的职业道德要求等。
5、《物业勘查表》的填写细则
可以按下列规范进行填写
(1)物业座落
主要填写物业所处的详细地址。
(2)区域因素
①地段等级：土地等级是指根据有关政府部门颁布的基准地价中关于有关土地等级划分的标准。
②基础设施：基础设施划分为齐全、一般、不齐全三个登记，见表4-3
齐全的标准是：水电煤配套到位。
水压稳定，水质良好，夏季及用水高峰时水流不变小，一般不出现停、限水情况
电压稳定，分户单项电表(额定电流数大于5A)，小区内建有单独的变电站
管道煤气(天然气)
③商服设施：主要指生活方便程度，符合标准才称配套设施。包括银行、学校、邮局、医院、超市。
④交通条件：主要是填写物业附近的公交便捷程度和道路通达程度。交通条件划分为方便、比较方便、一般、不方便。
方便指：在物业附近有多条公交线路，且步行5分钟左右即可到达公交站点，其中专线车线路所占比例不得多于40%。物业位于主要交通干道附近。
⑤人文环境：人文环境主要反映物业所在区域环境内的人口素质、地区治安状况等综合因素。
⑥绿化环境：兼指自然环境。
⑦规划发展前景：
⑧其他，主要需注明以上区域因素中尚未描述但对物业价值产生重大影响的其他因素。
(3)个别因素
①物业权属
②物业类型
住宅可分为高层、小高层、多层、低层、平房、独栋、联排、叠拼别墅等。
写字楼可以分为纯写字楼和商住两用楼。
商铺可以分为含街铺和商业大厦中的铺位。
工业用途房屋可以分为厂房、仓库、车房和厂房等。
③建造年代
⑤构配件结构
⑥承重形式
⑦房型
⑧面积构成
⑨物业面积
⑩朝向
11楼层
12物业管理
13其他
(4)装修情况及其他
①立面
②窗
③楼地板
④内部装修
⑤备注栏中可填写客户的心理价位以及其他需要说明的情况。
(5)绘制交通位置图和标准房型图
(三)房源信息管理的发展历程
1、纸张载体
仍旧采用这种方式管理房源信息的一般是小型的单店式房地产经纪公司。