和其他法律文书一样，涉外公证书的结构也是有首部、正文和尾部三个部分组成。
第一、公证书首部（标题）的翻译。（Heading）
公证书可译作“Notarization”或“NotarialCertificate”，一般不应做改动。具体的，比如‘毕业公证书’、‘收养公证书’等可以译成‘NotarizationofDiploma’和‘NotarizationofAdoption’，也可以就直接译成“Notarization”或“NotarialCertificate”
标题翻译过程中应特别注意以下四个问题：
1.标题字母必须全部大写（CapitalizeAllLetters）或大写标题中每个单词的第一个字母（CapitalizetheVeryFirstLetterofEachWord）；但
2.标题中的冠词（Articles）及少于5个字母的连词（Conjunctions）、介词（Prepositions）不应大写，除非位于句首；
3.标题中不用引号（QuotationMarks）及句号（Periods）；
4.标题要在公证书上方中央位置（CenterTop）；
受公证书类型限制，在公证书标题中一般不会出现象“Between”这样长的连词或介词。
二、公证书正文的翻译（Body）
1.“兹证明”的翻译：我国公证书公证词多以“兹证明……”开头，其英文翻译（EnglishEquivalent）应该是：“Thisistocertifythat…”
2.公证词翻译应忠实于原文（Conformity）。下面是一篇翻译不准确的译文，你能看出问题在哪里吗？
ThisistocertifythatLiu,whoismaleandwasbornonOctober15,1982,andZheng,whoisfemaleandwasbornonOctober19,1985,registeredmarriageonOctober1,2008attheregistrationofficeofCivilAffairsDepartment,HangzhouCity,ZhejiangProvince.
这篇译文的问题出在时态上面。“Registered”一词为动词的过去式，登记结婚的事实表明的是过去发生的事情，而不能证明现在的婚姻状况。他们现在也许是离异（Divorced）、或者分居（Separate）等。这样便不能满足法言法语的周密性、准确性要求。因此，笔者认为将时态该为现在完成时态，以表达“一直持续到现在的状态”要妥一些。缺陷之二在于译文不够简洁。建议改为：
ThisistocertifythatLiu(male,bornonOctober15,1982)andZheng(female,bornonOctober19,1985)havebeenmarriedsinceonOctober1,2008attheregistrationofficeofCivilAffairsDepartment,HangzhouCity,ZhejiangProvince.
还有，有的公证员在翻译诸如毕业证公证书时，将《毕业证》等按照中文的习惯在翻译中加上书名号，使人觉得十分滑稽。我们知道在英语中是没有书名号的，在严肃的公证文书翻译中出现这样的错误是很可笑的。正确的方法是将汉语中应该加书名号的部分斜写（Italicized）、划下划线（Underlined）或大写（Capitalized）
三、涉外公证书的落款（Close）
涉外公证书译文正下方须注明：
1.公证员（Notary）姓名和签名（Signature）或盖章（Stamp）；
2.公证处名称及盖章；
3.“中华人民共和国”（ThePeople’sRepublicofChina）字样；
4.日期。日期的格式一般为月/日/年。
此外，在出国留学经济担保（AffidavitofFinancialSupport）中通常有担保人（FinancialSponsor）如下誓词：
IcertifythatIwillprovidetuitionfees,livingexpensesformysonLeeduringhisstayintheUnitedStates.Ifherequiresanyfurthermonetaryassistance,Iwillprovidethisaswell.
通常，公证处需要担保人出具财产证明或银行存款证明（BankSavingsStatement）。所有这些均附于公证材料后。在涉及财产证明时，有时会遇到个体工商户（IndividualBusiness）的营业执照（BusinessLicense）。在逐项翻译中会遇到如“某某市/县工商行政管理局”印章。笔者认为不应译作“CommercialandIndustrialAdministrationBureauofCity(Prefecture)/Countyx”，而应译为“xCity(Prefecture)/CountyAdministrationofIndustryandCommerce”。因为，“Administration”一词本身便有“executivebranchofagovernment”的意思，即“行政机关、局（署）等”。
有时，公证机关还对材料的译本的真实性和可靠性予以公证，即“翻译件与原件一致公证”（NotarizationoftheConformityofTranslatedCopyandtheOriginal）。最后一点，在涉及“毕业证书公证”时，最后一句通常是：“原件上的校长某某某和毕业学校某某大学之印签均属实”。周帮友老师的实用英语应用文大全中将“属实”二字译为“Genuine”。笔者认为通译该是“Authentic”。因为“Authentic”一词在法律英语中常用。比如：“作准证书”是“AuthenticInstrument”，“作准文件”是“AuthenticDocument”。《麦克米伦字典》中将“Authentic”一词解释为：“beingwhatitpurportstobe”，并且给出了一个搭配例子即：“anauthenticdocument”；而且，还有的书中，将“公证书”译为：“AuthenticDeed”或“AuthenticAct”。由此可见，用“Authentic”一词更准确一些，更与公证书语言靠近一些。现将上面一句汉语译出以供参考：“BoththesignatureofPresidentxxxandthestampofthegraduationSchoolyyyUniversityarefoundtobeauthentic.”
做好翻译是一门需要技巧和经验的艺术。下面是一些建议，可以帮助您在翻译过程中取得更好的效果：
精通目标语言：要成为一名优秀的翻译家，必须对目标语言有深入的了解。这包括词汇、语法、惯用语和文化背景。不仅要了解书面语，还要熟悉口语和地区性的表达方式。
理解源语言：不仅要理解源语言的字面意思，还要深入理解其背后的文化、含义和情感。只有这样，才能将原文的意思准确传达到目标语言中。
保持准确性：翻译时要尽可能保持准确。避免意译或加入个人观点，除非在特定情况下被要求。尽量避免漏译或误译，以确保翻译的准确性和可靠性。
注重流畅性：翻译不应该只是简单的单词替换，而是要确保整个句子和段落在目标语言中自然流畅。这涉及到良好的语言表达和语感。
持续学习：语言是生活的、不断变化的。为了保持竞争力，持续学习是必要的。阅读各类文本，了解最新的用语和翻译技巧，参加翻译培训课程或研讨会。
尊重文化差异：不同语言和文化有着独特的表达方式和价值观。在翻译时，尊重源语言的文化差异，不要简单地将其套用到目标语言中。确保翻译在文化背景上也是恰当的。
请教他人：如果遇到难以解决的翻译难题，可以向其他翻译专业人士寻求帮助。与其他翻译家交流经验和观点，可能会为您提供新的解决方案。
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