欧派廉洁微课堂│公章不能乱用,这些印章管理知识建议收藏!

第五条:任何单位和个人禁止买卖印章,不得非法制作、使用印章。

第二十四条:违反本办法第五条规定的,非法制作或者使用印章的,除收缴非法印章外,并处二千元以上一万元以下:有非法所得的,没收非法所得。买卖印章的,依照前款规定处罚;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

检查、监督及违规处理:

1、印章使用各级审核及审批人对用印审批负有相应责任,对超出权限范围或违反印章管理规定批准而导致的法律风险、合同无效或合同履行纠纷等,由负有过错的当事人承担相应的责任。

2、任何个人或单位不得私自刻制公司公章、合同专用章、法定代表人印鉴章/签名章、财务专用章、部门章等印章。

01公司印章分哪几种,分别有什么用途?公司印章主要分为五种:

(一)公章:用于公司对外事务处理,工商、税务、银行等外部事务处理需要加盖。

(二)财务专用章:用于公司票据的出具,支票等在出具时需要加盖,通常称为银行大印鉴。

(三)合同专用章:顾名思义,通常在公司签订合同时需要加盖。

(四)法定代表人章:用于特定的用途,公司出具票据时也要加盖此印章,通常称为银行小印鉴。

(五)发票专用章,在公司开具发票时需要加盖。

在上述五种印章中,公章、财务专用章、合同章需要在工商登记部门备案。

通常来说,企业需要拿着税务登记证副本、营业执照副本、法人身份证、公章先到公安局登记备案,公安局开出证明后,到指定的地点刻章,一般需携带以上材料的原件及复印件。

《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》对公司印章的管理提出了具体的要求:

(一)圆形;

(二)直径不得大于4.5厘米,中央刊五角星,五角星外刊单位名称,自左而右环行;

(三)所刊名称,应为法定名称。如名称字数过多不易刻制,可以采用规范化简称;

(四)印章所刊汉字,应当使用国务院公布的简化字,字体为宋体;

(五)其他专用印章(包括经济合同章、财务专用章等),在名称、式样上应与单位正式印章有所区别,经本单位领导批准后可以刻制;

(六)应到当地公安机关指定的刻章单位刻制。

如果企业印章被盗(抢),则因该印章的使用而发生的纠纷,企业不承担责任。

首先因为公章在公安机关有备案,所以丢失后第一步应该由法人代表带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点所属派出所报案,领取报案证明。

第四个步骤,办理好新刻印章登记后就可以在公安局治安科的指导下新刻印章了,新刻的印章需要与之前丢失的印章有所不同。

最后一步就是持以上材料到印章店刻一个新的印章。

不能。法律对某些情况下该用何种印章有强制性规定。如《中华人民共和国发票管理办法》明确发票只能加盖发票专用章。

没有严格意义上法律效力大小高低的区别,只要是符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实,印章均为有效。但是,由于印章的使用范围大小不同,导致人们以为印章有效力大小之分。

公章在所有印章中具有最广的使用范围,是法人权利的象征,在现行的立法和司法实践中,审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件,具有极高的法律效力,凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。

可以。

在合同、协议的签订中,公章和合同专用章具有同等法律效力。《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第四条将公章与合同专用章并列使用,也足以说明公章与合同专用章在合同签订方面的效力是一样的。

自《电子签名法》实施后,电子印章(签名)具有了合法地位。所谓电子印章(签名)并不是实体印章的图像化,而是数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。通俗点说,电子印章(签名)就是一个能够识别出具体盖章人(签名人)的电子数据密钥。

除了法律法规规定不适用电子文书的情况,都可以约定使用电子印章。

电子印章不适用于以下情形:

(一)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;(二)涉及土地、房屋等不动产权益转让的;(三)涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的;(四)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

有效,除非约定合同生效需签字并盖章。

《合同法》第三十二条规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”因为法定代表人以公司名义从事民事活动时代表公司,因此仅有法定代表人签字也能使合同成立生效。

《民法典》法条链接:第四百九十条当事人采用合同书形式订立合同的,自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。在签名、盖章或者按指印之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受时,该合同成立。

除非有证据证明相反事实,否则一般认定为有效。

合同上加盖的印章虽然并非合同专用章,不符合签订合同的一般原则和规定,但这是该公司自身管理方面存在的漏洞,如该公司不能提交相应的证据,证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖,即应认定公司承认合同的效力。

另一方面,《公司法》第三十七条规定:“采用合同书形式订立合同,在签字或者盖章之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同成立”,因此,如果对方已按合同履行主要义务而该公司接受的,则合同无须签字、盖章也已经成立生效。

《民法典》法条链接:第四百九十条法律、行政法规规定或者当事人约定合同应当采用书面形式订立,当事人未采用书面形式但是一方已经履行主要义务,对方接受时,该合同成立。

公司章程可以约定印章的使用规则,但由于章程仅对内有约束力,如果相对人是善意的,即使印章的使用违反章程,合同也有效。但是,违反章程使用公章损害公司利益的人需要对公司承担赔偿责任。

公司在印章方面常见的风险主要有以下几种:

(一)他人使用假冒的印章。

(二)他人使用扫描打印出来的印章。

(三)对方使用的是没有备案、没有资质的内设部门章。

(四)使用有数码符号的印章。

由于上述风险高发,公司企业应该提高警惕,在交易时做好审查工作。例如,可以通过要求对方提供公司的刻章许可或者委托律师调查对方的印章备案情况来检查印章的真伪性,仔细审查是否有油印等公章正常使用时所具有的印迹,拒绝对方不符合规范地使用印章等。

有效。企业名称的变更并不影响变更后的公司承担原公司的债务,盖有原企业名称印章的文件对变更后的公司依然具有法律效力,因此对原企业名称印章应当妥善保管,可以明确保管人,必要时可以对该印章进行销毁并登记备案,以降低法律风险。

(一)看字体。根据前述规定,印章必须要用宋体字,如果对方加盖的印章并非宋体字,应该就是假冒的印章了。

(二)看颜色。由于质材和力度的原因,真正加盖的公章的颜色往往不均匀,而电脑制作的印章则颜色一致,而且也更加鲜明。

(三)看形状,包括字的形状和周围圆圈的形状。首先,无论是圆形还是椭圆形的印章,虽然字都不是横平竖直的,但是每个字单独看都是规规矩矩的长方形,不可能扭曲,或者上面胖下面瘦看起来呈梯形。其次,看印章周围圆圈的形状,这个圆圈是有一定宽度的,并且仔细看边缘(包括印章上字的边缘),不可能非常平滑,经常有一些小缺口、小棱角或者小空白,这也是由于沾油墨和盖印的过程中油墨的密度和盖印的力度不一致造成的。电脑直接制作的印章就没有这些问题,完美得只能用假来形容了。

(四)看角度。虽然绝大多数人盖章的时候都希望把章盖得很正,但是总会出现一点点偏差,特别是圆形的印章更不好把握。但是电脑制作印章时默认情况下肯定100%是正的。

(五)看位置。看看公章是盖在协议的空白处,还是盖在文字上。一般而言,真印章都盖在公司名称上,而制作粗劣的假印章都喜欢盖在空白处,因为假印章是电脑做的,如果盖在文字上就会挡住后面的文字。但是制作水平高一些的假印章为了看起来更真,也会盖在文字上,这个时候你需要仔细看一下,印章上的字和纸上印刷的字重合的地方,如果是真印章即使重合了,后面的文字还是可以透过油墨显示出来;而电脑制作的假印章,就会完全挡住下面的文字。

(二)印章刻制不在公安部门指定的单位进行,不在公安机关备案,随便找一家单位刻制公章,刻完就用,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

(六)个别企业为追求收益,允许不具备资质的企业挂靠经营、施工,个别情况下甚至允许挂靠单位使用公司印章,一旦挂靠单位出现问题,企业就要承担相应责任。

(七)个别企业不重视管理项目部印章,意识不到项目部印章对企业的重要性,项目部印章管理不规范,没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序,没有设立项目部印章使用台账,形成了项目部印章管理的空白,给企业带来较大的法律风险。

(八)个别企业印章被仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生,给企业带来了不可挽回的损失。

(九)个别企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后,没有及时收回和销毁这些单位的印章,造成印章的流失,形成了潜在的法律风险。

首先是建立日常保管制度:

(一)公司印章采取分级保管的制度,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。

(二)印章必须由专门保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。

(三)公章应妥善保管,注意安全,防止损毁、遗失和被盗。

其次是明确保管人责任:

(一)印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失。如遗失,必须及时向公司办公室报告;

(二)必须严格依照公司印章使用规定使用印章,未经规定的程序,不得擅自使用;

(三)在使用中,保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核,同意的用印,否决的退回;

(四)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符,如不符则不予盖章;

(五)在印章使用中违反规定,给公司造成损失的,由公司对违规违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。

专人管理即由公司安排专属的部门或者专职人员管理公章的使用、加印以及登记,该类事项可以制定相应的公司内部制度加以完善。目前小型企业的公章一般由法定代表人掌控,如果法定代表人本身是公司股东,则一般较为稳妥,虽然法定代表人身为股东本身不等同于公司,但是从风险防控上由于公司利益与股东利益原则上的一致性,所以公章对外加印,法定代表人会比较慎重。公章由专人管理便于公章使用不当时公司内部责任的追查,同时专管公章的人建议仅限于行政职能部门或者行政人员,避免公章管理人员与具有对外负责销售或者采购的人员身份同一,因为后者对外从事商务活动容易使权利的行使不透明,难以监控其用章的正当性或合理性。

(一)企业要建立岗位法律风险防控体系,印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书,明确印章管理岗位的法律风险防控职责;同时,要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育,使其认识到印章对企业管理的重要意义,不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。

(二)企业要制定印章管理规定,指定印章归口管理部门,明确企业各部门印章管理职责,明晰印章刻制、使用的业务流程,做到有规可依、有章可循。

(三)企业新注册设立的单位在领取营业执照后,应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。企业临时刻制印章,包括项目部印章,必须由印章管理部门统一提出,经过法律部门、专业部门审查,报公司主要领导审批。经批准后,由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前,应下发印章启用文件,未经启用的印章不能使用。

(六)禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况,必须经总经理同意,而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数,在文件内容实施后,应再次进行核准登记。公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时,应将文件、资料退回行政部(或办公室),办理登记手续。在使用预先盖章的空白文件、资料过程中,公章使用人应承担相应的工作责任。

(七)企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查,发现问题及时采取相应措施。

(九)企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;所属分公司注销后,在工商注销手续完成后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;项目部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

THE END
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