序论：在您撰写对档案管理的建议时，参考他人的优秀作品可以开阔视野，小编为您整理的7篇范文，希望这些建议能够激发您的创作热情，引导您走向新的创作高度。
一、编外人员队伍壮大的原因
第一，随着技工院校规模的扩大和招生人数的逐渐上升，在编人员已经无法满足教学和管理的工作需要。在高校人事管理制度改革之前，很难通过增加编制的途径为学院解决问题，因此，聘用编外人员的方法成了解决燃眉之急的最佳方案。
二、机构保管编外人员档案情况的分析
第一，新生成的档案材料不能及时归档。编外人员的具体管理在用人单位，人事档案管理却在机构，因此他们的思想品德、业务能力、工作状况、奖励处罚以及后续学历等材料不能及时传递给机构，给档案的完整性带来了严重问题。另一方面，用人单位与编外聘用人员之间没有人事关系，往往会忽略他们人事档案的生成。
第三，机构缺少专职的档案管理人员。机构的档案管理人员整体素质偏低、专业性差、流动频繁，缺少相应业务的培训学习，知识更新慢。
第四，机构档案室设施落后，缺少现代化管理手段。大多机构为节省资金，办公场所、设施陈旧，难以保证档案室的通风、采光、保湿、防虫等多方面的要求。有的机构还停留在手工操作上，没有实现档案的信息化管理。
第五，人员流动频繁，档案转递不规范。随着时代的发展，人员思想意识不断开放，流动性日趋频繁。有些单位为了留住技术人员，对其档案的转递设置重重障碍；特别是大、中专毕业生或是辞职人员，档案无处接收；一些三资企业，以无权档案为由，拒绝接收档案；有些单位或机构在转递档案时，非常随便，甚至非常不严肃地采用由本人携带的形式，造成档案材料丢失、不全或档案遗失。
三、如何做好技工院校编外人员人事档案管理工作
第一，机构要建立科学、合理的制度。档案制作是一项非常严肃、重要的工作，机构对人事档案管理工作要深入研究，建立切合实际的规章制度，并严格执行、照章办事。
第三，增强服务意识，积极主动地为档案使用提供服务。人事档案信息是技工院校选用人才的重要依据，是技工院校人力资源管理工作的基础。目前，在机构众多、竞争激烈的情况下，只有端正服务态度，把工作做实、做细，才能博得流动人员和用人单位的信任，才能为技工院校推荐真正优秀的教育人才，最终自身得到发展。
第四，加强人员培训，提高人员素质。机构中管理档案的人员应当通过业务部门的专项培训，经过严格的考核，持证上岗。机构要选拔、引进高素质的档案人才，同时也应注重对现有档案人员的后续培训。通过不断转变工作人员的思想观念，不断提升机构档案管理工作的水平。
第五，形成编外人员人事档案管理的新模式。加强人员与机构的沟通、合作，形成由技工院校和机构合作管理编外用工人员档案的新模式。技工院校及时收集、整理编外人员在教育教学工作过程中产生的材料，定期送达机构。机构按档案管理制度的规定及时整理归档。这种形式既减轻了技工院校的负担，又健全了编外人员的教育教学方面的档案信息，为教育系统的人员流动提供可靠依据。
关键词：水电；工程档案；管理
作者简介：张伟（1978-），男，甘肃静宁人，华能碌曲水电开发有限公司，馆员，工程师。（甘肃碌曲747200）王景龙（1972-），男，甘肃永靖人，华能文县水电开发有限公司，工程师。（甘肃文县746400）
我国水电资源丰富，理论蕴藏量居世界首位。近年来，水电开发迅猛，2010年8月，全国投产装机容量超过了2亿kW。随着水电项目投资的加快，对水电项目工程档案的科学、规范管理也需要及时跟进。水电工程档案作为基本建设工程档案的重要组成，是企业档案的工作主要内容，是工程管理的重要部分。完整、准确、系统[1]做好水电工程档案，实现档案能够对水电项目真实有效记载，不仅是档案服务于整个项目建设周期、规避诸多风险的要求，也是工程投产后安全经济运行、维护各方权益的需要，更是积累社会发展成果财富的需要。
一、工程档案的概念及水电项目工程档案的特点
工程档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产及项目后评价整个活动过程中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体的真实历史记录，又称基建工程档案或项目档案。
水电项目工程档案是基建工程档案的重要构成和分支，除具有工程档案的一般特性外，因其工程建设的长周期性、严格的建设程序性、多学科跨专业性，决定了水电工程档案内容丰富、数量庞大等特性，具有综合性强、形成周期差异大、形成时机性强、文书与科技档案相互渗透等特点。[2]水电工程档案在档案体系中具有特殊的地位，是水电项目管理的重要内容，也是水电项目竣工验收前必须完成的单项验收工作之一。
二、水电工程档案的九大板块及其基本内容
水电项目工程档案基本上分为项目专项评价档案、设计成果档案、招标投标及合同档案、移民征地档案、建安工程档案、设备仪器档案、工程财务档案、往来文件以及其他档案九大板块。熟悉各板块构成内容是管好水电工程档案的前提。
1.项目专项评价档案
按照国家有关建设项目管理规定，项目前期和后期主要进行环保、水保、工业卫生、消防、地质灾害、占压矿藏、并网审查、取水、地震、安全评估及部分项目竣工单项验收，按照项目属地原则逐级上报和下批文件。上述专项报告和审批文件是项目合法性资料，须完整归档。
2.设计成果档案
项目总体规划、项目建议书、可行性研究、初步设计、技术设计、施工图设计报告及按项目规模审批权限的报批文件；施工图、设计变更、专业模型试验、地质、地形和地貌测绘报告等设计基础成果资料。
3.招投标、合同档案
招投标档案是对从招标公告开始到中标通知发出整个招标活动过程的反映，主要由招标文件、投标文件、招评标组织机构、评标办法、会议制度、会议记录、澄清函、评标报告等组成。按照规定，投标文件一般只归档已中标单位的投标文件，对于未中标者的投标文件在项目竣工三年后自行销毁。为全面反映招投标过程，应将未中标单位的投标报价附于开标记录后进行永久归档。
4.移民征地档案
移民征地档案主要有移民规划、勘测、勘验报告、报批文件、土地丈量、公告、合同协议、补偿费发放表、土地使用证等。土地丈量表、合同协议、补偿费发放表需写明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、县、乡、村、社行政机构分别造册，三者应相互对应，形成有效闭环，便于档案检索利用。
移民档案记录了移民工作的全过程，是移民工作验收的基础和凭据[3]，是水电工程档案管理的难点。
5.建筑安装工程档案
建筑安装工程是水电工程档案的重点，直接反映工程质量、进度、造价、安全、监理、阶段验收、竣工图等内容。
（1）质量管理文件。工程质量文件是基本建设项目档案的主体，案卷数量约占项目档案的80%左右，归档需经施工、质量监督、监理三方对文件齐全、完整、准确情况和案卷质量进行会审。主要有三部分：
基础部分——质量控制体系建设，包括技术负责人、三检人员名单及资质的质量控制机构；测量成果；施工技术要求；施工组织设计、施工方案及其监理人批复等资料。
原材料、建筑成果检测检验——原材料（构配件）进场报验（包括出厂试验报告、合格证，工地复检材料并报监理人审批后使用）、成品（半成品）现场检测检验及其横向检验；取芯试验报告。
过程控制部分——分项质量验收、单元工程、分部工程、单位工程、单项工程质量评定，单位（单项）工程移交申请及鉴定书。分项验收是质量控制最底层环节，以土建砼工程为例，主要由基础面或施工缝处理、模板、钢筋、止水（伸缩缝、埋件）、混凝土浇筑等工序组成。过程控制资料按照从高到低的层次顺序关系依次为：过程控制资料—单项工程评定资料—单位工程评定资料—分部工程评定资料—分项工程评定资料。
（2）进度控制文件。项目开工申请及开工令、依据合同文件编制的总进度计划、阶段进度计划、进度分析资料及计划调整资料，计划在执行过程中的专题会议纪要。以上资料均需监理人审查批准。
【关键词】文件档案管理规范化系统化建议
数据化信息时代的到来，使各个单位的文件档案管理工作面临前所未有的变革和发展。尤其是高等教育单位，文件档案管理工作的重要性和繁重性以及高校与其他单位的紧密联系决定其必须加快信息化建设步伐，改变工作方式及提高工作效率以适应大数据时代的要求。
高校信息化建设，由于缺乏系统化、规范化，其发展进程缓慢。因缺乏统一规范化的指导，各部门虽都建立了自己的业务系统，但缺乏有效的系统集成，使得信息无法在一定层面上共享，导致各部门间信息的重复录入保存，甚至出现同一信息各部门更新状态不一致的现象，影响信息的实时性和准确性，严重制约着高校的发展。同时，由于电子文件的数据信息具有易流失、易更改等特点，文件内容、结构和背景信息出现差错的可能性比纸质文件要大得多。高校信息化管理不完善，权限不明确，缺乏监管机制，也是导致信息缺乏准确性的原因之一。另外，受传统归档思想影响，高校更侧重于纸质文件归档模式，纸质文件归档与电子信息化进程不同步的现象也经常出现。
针对以上问题，对高校文件档案管理提出以下建议。
一建立高校信息化建设的系统化、规范化管理制度
实施科学合理的文件档案管理目的在于精确有效的利用以及永久性保存的适时利用。目前，高校信息化建设的管理较为混乱，权责不明确，缺乏统一管理的制度标准。
二对高校各部门业务系统进行系统化、规范化集成
传统各部门业务系统的集成方式多为点对点的紧耦合对接方式，当业务系统需要更改或者升级时，就会显得非常脆弱。应根据高校各部门的业务特点，建设集成化的高校档案资源管理系统，在不改变学校现有的应用系统的基础上，实现资源共享和电子数据实时归档，解决各部门之间的“信息孤岛”现象。
以江苏某高校为例，其科技部门统计的各位老师的科研成果等信息应和本人的人事信息关联起来，形成以管理服务对象为导向的管理服务模式，这样可以保证信息的完整性和唯一性。同样，该高校财务报销系统中，实验材料类的财务报销应和固定资产及办公用品等其他类别的报销一样，实现报销进程信息共享并且可跟踪。这样可以避免纸质材料上交后出现无法了解报销进展的情况。尤其是可以避免因报销过程中缺乏及时有效的沟通导致不符合规范的单据一直处于未被处理状态而错过年度内报销时机。
三坚持信息资源的全程管理和前端控制
现行文件档案管理的质量直接决定其管理的成败，因此要求档案管理部门必须积极进行文件的前端控制和全过程管理。若要防止信息失误、控制差错，需重视信息建立的初始阶段。高校对文件电子格式、数字信息凭证等要求必须在文件形成之初就严格加以规范，以确保档案自身质量及管理质量，避免无意义的重复劳动。只有这样，才能防止电子文件在运行和利用过程中遭到篡改或破坏。同时也可以减少重复作业和滞后作业，优化管理功能，提高系统管理效率。
具体办事人员素质的提高必不可少，整个管理队伍的统筹调配也需重视。因此，要明确各工作内容的分管领导，确定文件档案的报送员和审核员，文件审核员一般由本单位分管领导或办公室主任、秘书科长等担任，对上报的文件进行审核把关，以便正常开展工作，确保电子文件档案的安全保管。
总之，文件档案管理是高校日常管理工作中必不可少的一部分，实行信息化管理是高校未来发展的必然趋势。重视高校文件档案管理中存在的问题，努力探寻切实可行的解决办法，是高校管理者应有的姿态。为了保证高校文件档案管理工作的稳定发展，使高校信息化建设走上一个新台阶，我们需要综合各方面的建议，结合高校实际情况，不断实践、改进，形成具有自身特色的信息化建设和管理的道路。
参考文献
[1]刘劲松.高校档案信息资源管理刍议[J].华章，2013（23）
[2]余红叶.基于文档一体化管理的高校档案信息化建设分析[J].大众文艺，2013（8）
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[4]向禹.基于SOA架构的高校档案资源管理系统设计与实现[D].中南大学，2013
引言
一、城建档案在城市建设中的作用分析
1.城建档案在城市规划、城市建设以及城市管理中的作用
在城市规划的制定中，必须以记载着城市在建设中所形成的档案资料为基础进行规划的制定。以城市建设中所进行的旧城区改造为例，如果缺乏有效的城建档案作为资料借鉴，那么就会增加旧城区改造工作的难度。同样的，具有系统与可靠的城建档案资料对城市建设以及城市管理也有着重要的作用。以地下管线工程为例，如果在城市建设中不注意地下管线档案的管理，就会加大地下管线管网普查的工作难度，甚至会给地下管网管理带来不必要的麻烦。
2、城建档案在人们生活与工作秩序方面的作用
城建档案不止对城市规划以及城市建设等政府管理产生影响，同样的也对人们的日常生活与工作产生不可低估的影响。对于人们来说，人们的日常生活工作离不开水、电、通信、住房以及交通等等基础设施，确保这些基础设施档案的完整性与系统性，对保证人们日常工作生活的正常运行有着不可取代的作用。
3、城建档案在防灾抗灾方面的作用
对于城市管理来说，不可避免的会出现地震之类的自然灾害。在汶川地震中，四川灾区的城建档案管理部门就极好的发挥了城建档案在救灾方面的作用。除此以外，城建档案在防灾方面所具有的作用也是不可取代的。
这是由城建档案本身作为城市规划与城市基础建设的历史记录资料的本质所决定的。除此以外，城建档案本身也是重要的科研资料，城建档案不仅仅能为城市建设、城市管理以及城市规划等等提供必要的科研资料，更为城市科学的理论研究与实践应用提供重要的基础性资料。
二、目前城建档案管理存在的一些难点问题
1、缺乏档案意识，无法及时准确建档
在城市建设如此快速发展的今天，我们的城建档案管理部门，严重缺乏城建档案的管理意识，对城建档案管理不够重视，在加上缺乏专业档案管理人员，建档不及时、资料收集不全面、编排维护不到位，甚至根本就不建档，工作往往就是走走形式而已，应付差事罢了，严重的影响了城建档案管理工作的顺利进行，结果会给城市的发展带来不可估量的危害。
2、管理方式、技术陈旧落后，缺乏系统性
现在许多城市的城建档案管理部门，还都是一些陈旧的管理模式，都是旧体制留下的一些制度，管理技术基本还停留在纸质实体进档，虽然也开始使用计算机管理，但管理的模式依然还是传统的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。本来就没有系统的管理模式，再加上技术的落后，导致在城建档案管理十分混乱。
3、档案管理人员缺乏专业管理技能、自身素质低
目前的城建档案管理人员，大都是以前从一些其它岗位上，由于一些原因，而进到这个部门工作的，本身专业素质低、技能差，对档案管理知识知之甚少，责任心不强等，在这管理已经走向电子信息管理时代的今天，他们是根本无法适应如此快速发展的需要，大大阻碍了城建档案工作的顺利发展。
4、管理人员断档、缺失严重
城建档案管理工作本身固有的特点，是现如今年轻人都无法喜欢和选择的。首先，工作重复性劳动极高，劳动强度过大;其次收集资料、建档整理这样的性质工作特别枯燥、、忙心、繁琐;再有就是这事职业病高发的工作，其工作特点极易引发腰椎、颈椎疾病。这样的工作基本没有人愿意干，老的员工退休的退休、转行的转行，留下了的很少，而且没有工作热情。大学生都觉得这样工作没有激情、没有创造、没有发展都不愿意选择这工作，人员缺失、断档也就成为这工作一个普遍的现象。
5、城建档案管理相应的法律法规不够完善
三、加强城建档案管理的对策与建议
1、以思想为根本，高度重视城建档案管理
想要加强城建档案管理，就需要在思想上高度重视城建档案管理工作。城建档案管理需要从长期谋略和监督检查两方面做好。对于长期谋略，首先需要在高度重视的基础，将档案管理与城市建设相融合，共同谋略、共同发展，让城市建设工作做到日益完善的同时档案管理工作也能够尽量完善化。做好这方面的工作城建档案管理部门需要制定相应的工作计划，以此确保在城建档案管理工作中能够得到有效地保障。对于监督检查，它是工作落实的前提，监督检查应该归纳于整体部门的考核体系，以科学严谨的态度考核工作人员的绩效，对优秀的员工进行物质上和精神上的奖励与鼓舞，让他们能够充分地激发出工作的积极性与创新性。
2、加快新技术应用、创新管理
社会的发展已近进入高科技信息化时代，各行各业都在加大高科技的投入和应用，不但提高了工作效率，也提高经济效益。我们已经落后的城建档案管理工作如今更要就快我们的步伐，对传统的管理模式进行优化制定大胆、创新管理模式，果断的加大各方面的投入，从人员的配备、设备的更新、网络的建设等不断的完善，坚持‘用户为中心’的原则，应用先进的档案管理技术，从内容、形式上实现完全不同与以往的主动服务。
3、加强队伍建设、提高专业技能
领导的重视、创新的管理，还需要过硬的队伍。城建档案管理工作从内容、方式方法直到技术都在改变，这样不断的变化对管理人员的各项要求就在不断的提高，要想打造一支过得硬的管理队伍，我们要做好以下几点:
(1)制定完善的培训制度，‘走出去、请进来’相结合，快速的提高我们管理人员的业务素质和专业技能;(2)强化服务意识，注重职业道德培养;(3)提高管理人员各项待遇，留住管理人才;(4)积极招入专业的技术人才，管理人员合理配置，明确分工、各尽其责。
4、加强横向联合、适时维护更新、充分开发利用
6、做好城建档案管理工作的监督
现在城建档案管理正在走向制度化、程序化，一些地方政府也高度重视，都做出了积极的反应，陆续的出台相应的法规、制度，让城建档案管理部门有了行政执法的权利，真正变成了建设的一个行政部门，对建设部门有了执法、坚持、监督的权利，这也为城建档案管理提供了便利和保证。
论文摘要:进一步加强和改进企业档案工作，深入贯彻落实档案法律、法规，全面细致、扎实认真地做好企业档案基础工作，牢牢掌握企业档案信息源开发利用工作,是全面落实科学发展观、建设和谐企业的一项重要的基础工作。
一、当前企业档案管理中存在的问题
（一）档案意识不强，档案利用率低
企业档案工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多企业长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
（二）档案管理制度不健全
（三）档案硬件投入及经费不足
近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的企业较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。企业档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。
（四）档案专业人员业务素质不高
目前企业档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的企业档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。
二、提高企业档案管理的建议
（一）提高企业档案管理的认识
要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。
（二）规范企业档案管理机制,强化工作责任
建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立和健全继续教育的管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。
（三）实现企业档案管理现代化
1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能适应新时期的企业档案管理工作。
2.掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。
3.利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好的服务于社会。
三、发挥专职档案人员的创新主体作用
1、专职档案人员应当重视观念更新
专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的旧观念，主动找婆家、找市场，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，继续踏踏实实工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，发展档案事业。
2、专职档案人员应当练就过硬的业务技能
档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。
3、专职档案人员应当拓宽视野、丰富知识
当今社会和经济生活处于快速发展时期，知识更新呈“爆炸”式发展，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作主体的专职档案人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，创造积极向上的学习氛围非常重要，专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出具体要求，以促进专职档案人员在其位、谋其事，努力去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。
主要问题集中反映在以下几个方面：
1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
2、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
4、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
6、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、提高档案管理基础工作的建议
1、结合实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
2、统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
4、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。