为了有效控制公司的业务招待费支出,节约成本费用,提高公司的经营管理水平,特制定本制度(各公司都有细微差别,以下内容仅供参考)
一、业务招待费用支出范围
1、业务费:指招待来访客户所需的茶叶、烟、水果、饮料以及赠送客人、客户的纪念品等费用;
2、招待费:指因工作关系招待有关人员发生的就餐费、娱乐费以及宴请客人、客户(包括工作餐)的酒水、烟及食品等费用.
二、业务招待费的使用原则:
业务招待费应坚决贯彻"可接待可不接待,不接待","可参与可不参与接待人员,不参与","可发生可不发生费用,不发生","态度热情,费用从简"的原则.
业务招待费使用严格执行规定限额和招待标准,严格执行分档次接待原则,坚决控制非业务性接待,严禁随意超标进行业务招待,特殊情况需说明原因,经请示总经理同意后方可进行招待,否则,财务部门不予报销.
接待用餐时,严格控制陪客人数,实行对口接待.原则上陪客人数不得超过对方人数的半数.
三、业务招待费的审批程序
业务招待费的支出实行"预先申请,据实报销"的管理方式.
一、业务费的审批权限:一律由办公室负责填写《业务招待申请审批单》,其他部门和个人一律不得安排.
二、招待费的审批权限:公司副总经理审批单次预算500元(含酒水)以内限额的招待费,公司总经理审批单次500元以上限额的招待费.
2、客餐招待的审批程序:由对口接待部门负责人填写《业务招待申请审批单》,详细注明招待的事由、参加人员以及人数.经公司副总经理或总经理签字同意后,送办公室确定用餐标准及膳食餐厅,并由办公室通知财务部准备烟及酒水.
四、业务招待费的支出标准
1、业务费的支出标准:
用于接待客人、客户的烟、茶叶、水果、饮料等及赠送客人、客户的礼品原则上由财务部统一购买、保管、发放.
①、单次接待购买水果、饮料标准为不超过50元.
②、日常接待及办理业务用烟标准为:副总经理5盒/月、办公室3盒/月、财务部及销售部1盒/月.由各部门负责人按月领取,超量不补.
③、赠送客人及客户的礼品由公司总经理审批安排.
④、如遇特殊情况需要单独购买的,向办公室填写《业务招待申请审批单》,并注明事由、购买的具体项目、赠送的具体对象、金额,由总经理审批后,安排财务部门购买.
2、招待费的支出标准
①、工作餐的标准:员工加班的工作餐,每人15元;部门及部门经理招待的工作人员,每人20元;
②、客餐的标准:
a、政府部门、上级机关、关联单位主办以上人员每餐标准为每人60元(含酒水等),酒水标准白酒控制在50元/瓶以下,红酒30元/瓶以下;
b、政府部门副职以上干部、集团部门经理级别人员每餐标准为80元(含酒水等),酒水标准控制在100元/瓶以下;
c、政府部门及集团公司一把手每席不超过1200元(含酒水),酒水标准控制在300元/瓶以下.
d、招待用白酒每席一般不超过2瓶,特殊情况最多一次不能超过3瓶.如无特殊原因,客餐用烟定为16元/盒的黑兰州,且每席用烟不得超过3盒.大型或专题会议接待用餐标准按照总经理审批的预算执行.
客餐接待本公司陪同人员需2人以上且不得超过对方人员半数.
③、公司总经理发生的招待费用,凭发票据实报销.
④、客餐招待时发生的车辆费用按所安排餐厅至客人居住地出租车计价标准实报,不允许虚报及多报.
⑤、公司原则上不安排客人餐后娱乐等其他活动,如必须安排,需请示总经理同意后方可.
五、业务招待费的报销
经办人须取得用餐酒店正式发票以及点菜酒水清单,并附上《业务招待申请审批单》,交由财务部门审核,金额超过伍佰元的需总经理审批后方可报销.就餐发票必须符合以下规定:
1、定额发票印章要清晰可识别,印章不清的不予报销,未中奖的发票必须保持兑奖区完整,不可随意撕毁,不完整的发票不予报销.单次报销必须为同一单位提供的发票,同面额的发票必须连号,不同次的发票可不连号.发票归属地与费用实际发生地必须一致.
2、手工开具的发票必须如实填写,不得提供套开、虚开的发票,发票填写必须规范,发票内容必须完整,不符合规定开具的发票不予报销.
3、如遇特殊情况,不能提供同一单位且连号的发票,需写明具体情况,由公司总经理审批后方可报销.
4、原则上不允许用餐票代替其他单据报销,如遇特殊情况,必须先通知财务部门,经确认后写明情况由公司总经理审批后方可报销.
5、招待用餐超出标准部分的费用,原则上由接待人承担,特殊情况须由经办人说明原因,其他陪同人员证明并签字报总经理批准后方可到财务部门报销.
6、经总经理批准的特殊招待费用据实报销.
8、如报销单据不符合规定的,财务部直接将单据退回报销人,超出一周内未做出改正的,需经总经理批准后财务部门方准予报销.
六、罚则
接待人多报就餐人数或用餐标准,除退回报销超标准部分金额外,另罚款50-100元.
凡公司人员弄虚作假,借业务招待之名行私人招待之实,且到公司报销的,一经查实,除退回报销金额外,对经办人和当事人罚款100元-200元.